Einfache Zeiterfassung: modern, ausgereift, DSGVO-konform

läuft als SaaS im Web oder on-prem nativ auf Windows, Mac, Linux, Smartphone, Smartwatch, Tablet, Terminal, Telefonanlage, Türsprechanlage, Alexa & Google Assistant oder Chatbot für Microsoft Teams und WhatsApp

Online kostenlos
On-Prem Download

Mobile App nutzt Windows-Software oder Cloud-Portal

Unsere "Zeiterfassung online" bieten wir 100% kostenlos als Internet-Portal an, welches Sie über den Browser oder in Kombination mit der "Zeiterfassung App" nutzen können.


Das Beste: die Zeiterfassung-App für IOS, Android, Windows und Linux können Sie kostenlos und OHNE Werbung oder Nagscreens auf unbegrenzt vielen Geräten verwenden!


Möchten Sie die Zeiterfassung auf Ihren eigenen Systemen laufen lassen, wählen Sie die Variante "Zeiterfassung Software", die Sie nach Anzahl Mitarbeitern monatlich mieten. In diesem Fall kommuniziert die App ausschließlich mit dem Computer, auf dem die Windows-Software installiert wurde.

Arbeitszeit erfassen

Erfassen Sie Arbeitszeiten auf unterschiedlichste Arten mit Kommen/Gehen-Automatik und Pausenberechnung.

Projektzeit erfassen

Beim Buchen von Zeiten lassen sich Projekte auswählen und später auf unterschiedlichen Ebenen auswerten. 

Urlaub beantragen und verwalten

Urlaubstage können über die App oder das Webinterface beantragt werden. Bequeme Genehmigung erfolgt per Mail.

Kranktage verwalten und Krankmeldung senden

Mit der mobilen App bequem Ihr ärztliches Attest / Krankmeldung fotografieren und ans Personalbüro senden.

Zeiterfassung online kostenlos!

Nutzen Sie unsere Zeiterfassung mit Apps als SaaS gratis - privat oder gewerblich.
 Nur die On-Prem-Variante (Installation in Ihrer Netzwerk-Umgebung) ist kostenpflichtig. 

Instance 1
Hardware-Kauf

wählen Sie zwischen USB-Fingerabdruck-Leser oder USB-Transponder-Leser

€

250,00

  • Anviz-W1 Pro-Terminal - 500 €
  • Datafox Evo 3.5 Pure - ab 1000 €
  • Datafox Evo 3 Uni  - ab 1250 €
  • Datafox Evo 4.3 - ab 1500 €
  • Datafox Evo 4.6 Flex - ab 1750 €
Software-Miete

10 Mitarbeiter-Lizenzen sind enthalten - Erfassung auf beliebig vielen Geräten

€

 

25,00


/ Monat

  • 25 Mitarbeiter - 50 € / Monat
  • 50 Mitarbeiter - 75 € / Monat
  • 75 Mitarbeiter - 100 € / Monat
  • 100 Mitarbeiter - 125 € / Monat
  • Mitarbeiter-Flat - 150 € / Monat
ANGEBOT ANFORDERN
Zubehör-Kauf

Buchungsausweise in Form von Schlüsselanhänger oder Scheckkarte

€

 

2,50

  • Datafox-Barcodeleser - 100 €
  • Datafox-Fingerprint - 250 €
  • Datafox-Zutritt - 250 €
  • Datafox-RFID-Analyse - 250 €
  • Tablet-Wandhalter - 250 € 

1000+

5⭐ reviews

Sandra Dornfelder

Buchhalterin

Ich nutze die kostenlose Arbeitszeiterfassung App privat, da mein Arbeitgeber nur Excel-Stundenzettel zum Ausfüllen kennt. Viele der getesteten "Stundenzettel-Apps" erfüllten nicht meine simple Anforderung: Zeitkonto einfach führen inkl. Mindestpausen, Feiertagen und Urlaub und Fehlzeit.

Christian Elisch

Vermesser

Auf der Suche nach einer digitalen Zeiterfassung für Projekte, bin ich auf die App gestoßen und war gleich von der einfachen Bedienung der "Stempeluhr" begeistert - die mobile App lässt sich mit einer Hand bequem bedienen, ohne das Gefrickel, das ich von anderen Apps her kenne.

Carina Walscher

Lektorin

Ich arbeite seit Corona im Homeoffice und wollte mir bewusst keine App aufs Handy oder meinen Laptop spielen -  jetzt spreche ich täglich mehrmals mit Alexa und erfasse so meine Zeiten mit Eurem "Bot" und im bearbeite Zeiten und Urlaub im Browser. Mein aktueller Stundenzettel kommt 1x pro Woche per Mail - sehr praktisch!

Walter Feuerbach

IT-Consultant

Was mir gefällt sind die vielen Möglichkeiten, Zeiten zu erfassen - zuhause mit Alexa, unterwegs mit dem Smartphone und in der Firma am Zeiterfassungsterminal oder Computer. Ich konnte meinen Chef von der On-Prem-Lösung überzeugen und jetzt stempeln wir alle mit der Zeiterfassung-App-Software.

Digitale Zeiterfassung

Die analoge Stempeluhr hat ausgedient - erfassen Sie flexibel Arbeitszeiten, Projektzeiten und Urlaub und mischen Sie je nach Bedarf unterschiedlichste Möglichkeiten der Erfassung.
Durch Online-Zeiterfassung sind Daten jederzeit synchron auf allen Geräten.

Am Computer

mit günstigen USB-RFID- und Fingerprint-Lesern, per WebCam oder einfach über die Tastatur / Touchscreen. Netzwerkfähig auf beliebig vielen Computern.

Mehr Infos ➝

Mit dem Smartphone

über kostenlosen Apps für Android oder IOS. Beim Buchen von Arbeits- und Projektzeiten werden bei Bedarf GPS, NFC, Mikrofon und Kamera genutzt.

Mehr Infos ➝

Am Terminal

Die klassische Zeiterfassung erfolgt über Zeiterfassungs-Terminals, die wir in unterschiedlichen Preisklassen anbieten für innen und außen.

Mehr Infos ➝

Per Telefonanruf

Der VoIP Anrufbeantworter ermöglicht Zeiterfassung ohne Apps! Dank der Erkennung der Rufnummer erfolgen Buchungen in nur wenigen Sekunden. 

Mehr Infos➝

klicken Sie hier, um die Präsentation zu starten

So funktioniert Arbeitszeiterfassung in 2021!

Schenken Sie uns 2 Minuten Ihrer Zeit und nutzen Sie den Einrichtungsassistenten auf unserem SaaS-Online-Portal!


Dieser führt Sie Schritt-für-Schritt anhand verständlicher Fragen durch den Einrichtungs-Prozess - am Schluss haben Sie ein direkt einsatzfähiges Zeiterfassungssystem, das genau zu Ihren Bedürfnissen passt. 


Sie entscheiden, ob Sie unsere Lösung kostenlos in der Cloud nutzen oder günstig auf Ihren eigenen Systemen installieren und monatlich eine Lizenzgebühr bezahlen.


Zusätzlicher Vorteil für Sie: der Assistent erzeugt Ihr persönliches Anforderungsprofil zum Thema Zeiterfassung - dieses erhalten Sie kostenlos als Pflichtenheft, um bei unseren Mitbewerbern ein Vergleichsangebot einzuholen.

Zeiterfassung im Büro

Wir bieten unterschiedliche Hardware als "digitale Stempeluhr" für den Einsatz im Bürogebäude

Terminals

Diverse Zeiterfassungs-Terminals von Datafox für innen und außen sowie preiswerte Geräte vom Marktführer Anviz.

USB-Leser

Fingerabdruck- oder RFID-Leser sind eine preiswerte Alternative - bei der Erfassung muss der Computer laufen.

Türsprechanlage

Alternative zum Zeiterfassungsterminal mit Mehrwert: VoIP-basierte Intercoms mit RFID-Leser für Zeitbuchung.

Gratis für SIE:

online Anforderungsprofil erstellen und Vorlage für ein Pflichtenheft kommt per Mail!

verfügbar ab 12/2021

Zeiterfassung im HomeOffice

Zeiterfassung.Bot - der Sprachassistent für Alexa und Google ist ideal geeignet für die Zeiterfassung von zuhause aus

Alexa

Zeiterfassung per Sprachbefehl - reden Sie mit Alexa zum Einrichten und Erfassen Ihrer täglichen Arbeitszeiten.

Google Assistant

Zeiterfassung per Sprache ist auch mit Google Assistant möglich - Einrichtung und tägliches "Stempeln" ganz einfach.

Headsets

Arbeitszeiten erfassen mit Köpfchen! Nutzen Sie freihändig ein Headset mit Alexa-Support (z.B. Bose 700).

Unser kostenloser Service:

Marktübersicht Zeiterfassung mit über 150 Anbietern inkl. Filtern, Datenblättern und Vergleichstabellen

verfügbar ab 12/2021

Zeiterfassung mobil unterwegs

Erfassen Sie Zeiten, Projekte und beliebige Daten von unterwegs aus

Smartphone

Zeiterfassung mit dem Smartphone inklusive Nutzung integrierter Hardware: NFC, Mikrofon, Kamera, GPS.

Tablet

Zeiterfassung mit dem Tablet für einen oder mehrere Mitarbeiter inkl. Hardware-Nutzung (NFC, Mikrofon, Kamera, GPS).

Telefon

Zeiterfassung per Telefonanruf - ohne Hardware über den Zeiterfassungs-Anfrufbeantworter mit Rückwärtssuche.

jetzt testen:

Zeiterfassung.App Software für Windows herunterladen und mit mobiler App nutzen!

Download

Redmine: Projekt-Management-Software inklusive!

Zeiterfassung mit Redmine (Open-Source) für Microsoft SQL-Server unter Windows
einsatzbereit, vorinstalliert, vorkonfiguriert und voll integriert in Zeiterfassung.App!

Helpdesk + VOICEMAIL

Nutzen Sie Redmine als HelpDesk mit Fernwartung, Ticket-System und Anrufbeantworter.

Projekt-Managment

Definieren Sie Projekte, Kleinprojekte und Aufgaben, die direkt auf Daten der Zeiterfassung zugreifen.

HR-Management

Führen Sie eine digitale Mitarbeiter-Akte über Redmine und erweitern Sie das System mit Redmine-Plugins.

Zielgruppe: KMUs und deren Steuerberater


Steuerberater erhalten unsere Software zum Erfassen von Zeiten der eigenen Angestellten komplett kostenlos - Zeiterfassung.App enthält eine Funktion, mit der die zeiterfassungs-relevanten Stammdaten von DATEV in die Zeiterfassung übernommen werden können, um so eine vom Steuerberater vorkonfigurierte und auf das Unternehmen zugeschnittene Zeiterfassung zu ermöglichen.

Unsere Software wurde mit dem Ziel entwickelt: "die beste Zeiterfassung für DATEV" - das stellen Sie schnell fest, wenn sie den Leistungsumfang unserer Schnittstelle mit den Mitbewerbern vergleichen. 

Unser Firmensitz und die DATEV-Niederlassung Köln befinden sich im selben Gebäude - wir stehen in ständigem Austausch mit der DATEV-Community und DATEV.

  • DATEV-Lohn-Export-Schnittstelle
  • Stammdaten kommen aus DATEV
  • Individuelle Lohnarten möglich
  • Entwickelt mit Steuerberatern!

Zeiterfassung und Betriebsrat:
DSGVO-konform
gesetzeskonform

Unsere Software unterliegt strengen Qualitätskontrollen.
Zusätzlich lassen wir unser Produkt von unabhängigen Gutachtern und Rechtsanwälten auf die Einhaltung geltender Gesetze hin regelmäßig prüfen.

Ihr Vorteil: Rechtssicherheit in allen Belangen der Zeiterfassung.

  1. 1
    gesetzliche Anforderungen
  2. 2
    arbeitsrechtliche Anforderungen
  3. 3
    Datenschutz-Anforderungen

Datenaustausch mit Fremdsoftware

  • Allgemein

  • Kunden-Projekte

  • ERP & CRM

  • Accounting

  • Collaboration

  • E-Commerce

Warum ist die Möglichkeit des Datenaustauschs für die Zeiterfassung so wichtig?

Ein Erfassungssystem, in dem unternehmensrelevante Daten gespeichert werden muss in der Lage sein, diese umfangreich mit anderen Systemen austauschen zu können.

Wir halten uns Konsequent an diesen Grundsatz und nutzen Microsoft SQL-Server zum Speichern der Daten. Neben der Datensicherheit spielt dabei die SQL-Technologie mit der Möglichkeit des Datenaustauschs mit Fremdapplikationen (ERP, CRM, HRM, Webshop, etc.) eine entscheidende Rolle.

Darüber hinaus unterstützt die Software Webservices - so ist Zeiterfassung.App in der Lage, aus über 150 bekannten Cloud-Systemen Daten abzurufen und innerhalb der Zeiterfassung beispielsweise für die Projektzeiterfassung zu nutzen.

Verknüpfen Sie mit unserem integrierten visuellen Mapping-Werkzeug spielend einfach und ohne Programmierkenntnisse externe Daten mit Daten aus der Zeiterfassung - das ermöglicht Ihnen beispielsweise das Buchen auf  Kunden und Aufträge, die direkt aus Ihrem CRM, ERP oder Webshop geladen werden, und die Sie nur dort pflegen - also nicht nochmal doppelt in der Zeiterfassung.

Zeiterfassung-Infos

Einsatzbereit in 2 Minuten - Bedienung kinderleicht

Füllen Sie einfach unseren Online-Fragebogen aus und erfassen Sie ab dann direkt über die App für Zeiterfassung oder die webbasierte Online-Cloud-Zeiterfassung Ihre Arbeitszeiten. Nutzen Sie auch Ihre bevorzugte Kalender-App. Dies ermöglicht Zeiterfassung mit Microsoft Outlook oder Zeiterfassung mit Google Kalendar - jede CALDAV-fähige Software zur Verwaltung von Terminen ist kompatibel zu Zeiterfassung.App!

Flexibel kombinierbare Erfassungsmöglichkeiten

Kombinieren Sie unterschiedliche Erfassungsmöglichkeiten miteinander - in der Praxis kommt es häufig vor, dass Arbeitszeit im Firmengebäude "angestempelt" und am Ende des Arbeitstags vor Ort beim Kunden über Smartphone oder Tablet "ausgestempelt" wird. Ganz einfach geht das mit Zeiterfassng.App: der Mischbetrieb funktioniert auch mit der Zeiterfassung im Browser, der Telefonzeiterfassung und der Erfassung von Arbeitszeiten via Chatbot. 

Perfekt anpassbare Berichte

Sämtliche Druckberichte der On-Prem-Zeiterfassung sind anpassbar. In der Software ist ein professioneller Report-Generator enthalten, mit dem Sie im WYSIWYG (What You See Is What You Get)-Verfahren Berichte wie Stundenzettel, Urlaubsanträge, Projektauswertungen einfach anpassen können. Zusätzlich kann die Datengrundlage eines Berichts über SQL-Befehle erweitert werden - so lassen sich beispielsweise Daten von Fremdsystemen in eigene Berichte integrieren. Bei jedem Druckbericht besteht die Möglichkeit, die Daten in  tabellarischer Sicht darzustellen und mit einem Mausklick in Excel zu öffnen.

Projekt- und ortsbezogener Leistungsnachweis

Beim Erfassen von Arbeitszeiten und Projektzeiten über die mobile App für Zeiterfassung werden neben der Zeit auch Bilder, Videos, Audio-Aufnahmen und die GPS-Position auf Wunsch gespeichert. So können Sie unkompliziert vor Ort Daten erfassen und diese beim Buchen an die Zeiterfassungs-Software übertragen, wo die Daten anschließend unmittelbar zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung stehen.

NFC-fähige Smartphones und Tablets ermöglichen günstige Zeiterfassung

Im Preis-Leistungsvergleich schneiden moderne Zeiterfassungs-Terminals gegenüber Smartphones und Tablets eher schlecht ab:

Zum Einen können Terminals bestenfalls nur Zeiten, Projekte, Dienstänge, Arztgänge und Termine erfassen - ein Tablet hingegen können Sie neben der Zeiterfassung und Projekterfassung auch für andere Dinge nutzen - beispielsweise um Mitarbeiter projektbezogen miteinander kommunizieren zu lassen - ähnlich wie ein Walkie-Talkie.
 
Zum Anderen lassen sich Hersteller von Zeiterfassungs-Terminals Grundfunktionen eines Smartphones/Tablets gut bezahlen - so verlangt die Firma Datafox beispielsweise für ein GPRS-Modul zur Übertragung von Buchungen über das Mobilfunknetz knapp 250 EUR - dafür bekommt man bereits ein gutes Tablet inkl. Mobilfunk-Funktion.

Wir sind der Meinung dass mittel- bis langfristig Hersteller von Terminals Probleme haben werden, sich gegen Tablets mit Wandhalterung durchzusetzen - bereits heute merken wir, dass unsere Kunden extrem auf den Preis schauen, wenn es um die Anschaffung von Terminals geht.

Aus diesem Grund haben wir mit der Einbindung der Terminals von Datafox und Anviz zwei völlig unterschiedliche Hersteller im Angebot - Datafox mit "made in Germany", Zeiterfassungsgeräte im Aluminium-Gehäuse und entsprechenden Preisen sowie Anviz "made in China" - dafür preiswert, voller Funktionen und verbaut im Kunstoff-Gehäuse.

Alternativ dazu bieten wir eine smarte Wandhalterung für Tablets und Smartphones an, die aus den Geräten vollwertige Zeiterfassungsterminals machen.

Projektzeiterfassung auf Kunden, Aufträgen, Arbeitsschritten - frei definierbar

Unsere Zeiterfassung für Projekte ist mehrdimensional / mehrstufig aufgebaut bezüglich der Projekt-Auswahl. Die Dimensionen lassen sich individuell auf bis zu 5 Ebenen anlegen. Hier ein paar Beispiele für hierarchische Projektzeiterfassung:

1-dimensionaler Projektbaum: "Kunde"
2-dimensionaler Projektbaum: "Kunde/Auftrag"
3-dimensionalen Projektbaum: "Kunde/Auftrag/Arbeitsschritt"
4-dimensionaler Projektbaum: "Kunde/Auftrag/Unterauftrag/Arbeitsschritt"
5-dimensionaler Projektbaum: "Kunde/Auftrag/Unterauftrag/Maschine/Arbeitsschritt"
 
Auf jeder Ebene lassen sich beliebig viele Einträge in den Projektstammdaten anlegen.
Neben der manuellen Pflege des Projektbaums kann dieser auch mit externen Daten automatisch generiert werden - das können beispielsweise Aufträge aus Ihrem ERP, CRM oder Projekt, Aufgaben und Tickets aus dem HelpDesk sein. Wir haben über 200 der bekanntesten Software-Produkte, SaaS/Cloud und Datenbanken an unser System angeschlossen, um Ihnen die Möglichkeit zu geben, die Daten bequem für die Zeiterfassung zu nutzen - also beispielsweise in den Projektbaum zu integrieren. Viele unserer Kunden nutzen dies, um live auf Kundendaten, Lieferantendaten, Aufträge und Bestellungen aus der Zeiterfassung heraus zuzugreifen (z.B. beim Buchen von Projekten am Zeiterfassungs-Terminal).

Zeitwirtschaft - stationär und mobil mit GPS-Ortung

Egal ob ortsgebundene stationäre oder mobile Zeiterfassung - Zeiterfassung.App ist die richtige Lösung.

Ortsgebundene Zeiterfassungsterminals lassen sich beispielsweise auch in Baucontainern einbauen - die Buchungen werden dann über WLAN oder Mobilfunk übertragen - falls keine Möglichkeit der Anbindung an das Internet oder Mobilfunknetz besteht, speichern die Terminals tausende Buchungen so lange, bis diese über eine Software ausgelesen wird (die beispielsweise auf einem Laptop läuft).

Bei der Erfassung über die mobile Software "Zeiterfassung.App" auf Smartphones oder Tablets können die GPS-Koordinaten beim Speicher der Kommen- oder Gehen-Buchung erfolgen - dies muss jedoch zuvor mit dem Betriebsrat geklärt werden bzw. setzt das Einverständnis des Arbeitnehmers voraus. Die Software speichert neben den Koordinaten auch die entsprechende Adresse (Straße, PLZ, Ort und Land) und rechnet automatisch die Entfernung aus - so lassen sich sehr einfach Berichte erstellen, die neben der Istzeit (Differenz zwischen Kommen und Gehen ggf. abzüglich der Pause) auch die Kilometer zwischen beiden Buchungen errechnet - eine ideale Grundlage für die Rechnungsstellung von Projektzeiten gegenüber ihren Kunden - diese Funktion erhebt jedoch nicht den Anspruch ein "elektronisches Fahrtenbuch" zu sein, da die GPS-Koordinaten nur beim Buchen der Zeit gespeichert werden und es sich dabei nicht um ein permanentes "GPS-Tracking" handelt, welches die gesetzlichen Anforderungen an ein Fahrtenbuch erfüllen würde.

Exporte als DATEV, PDF, CSV oder direkter Datenzugriff via SQL

Egal welche Software Sie einsetzen - Ihre Daten sollten sicher und zuverlässig gespeichert werden - und das so, dass Sie jederzeit mit entsprechender Berechtigung auf die Daten mit externen Werkzeugen zugreifen können. Aus diesem Grund speichern wir alle Daten auf Microsoft SQL-Server - in der On-Prem-Version haben Sie die Wahl zwischen einer kostenlosen Version des SQL-Server Express in der aktuellsten Version die bei Bedarf automatisch installiert wird oder Sie haben bereits einen Microsoft SQL-Server im Einsatz, den beispielsweise Ihr ERP- oder CRM-System nutzt und verwenden diesen. Ihre Anforderung lautet "Zeiterfassung für SQL Azure"? Kein Problem! Sie können Ihren SQL-Azure-Account nutzen und die Zeiterfassung direkt in der Cloud von Microsoft Azure betreiben.

Mit einem administrativen Datenbank-Zugriff ist es möglich, auf sämtliche Daten der Zeiterfassung zuzugreifen - die Tabellenstruktur ist bewusst einfach aufgebaut, sodass sich auch Einsteiger ohne SQL-Kenntnisse schnell in der Datenbank zurechtfinden, um beispielsweise mit Microsoft Excel oder Microsoft Power BI auf Daten aus der Zeiterfassung-Datenbank zuzugreifen für Auswertungen oder das Befüllen von Daten. In PowerBI lassen sich so Unternehmenskennzahlen direkt mit den Daten aus der Zeiterfassung ermitteln - wir liefern hierfür kostenfrei Vorlagen für eine "PowerBI-Zeiterfassung".

Neben dem Zugriff auf die Daten bietet die Software für Zeiterfassung auch Exporte in PDF, CSV - automatisiert oder per Knopfdruck.

Das DATEV-Format für "DATEV Lohn & Gehalt" wird über die integrierte Lohnschnittstelle mit vielen Einstellungsmöglichkeiten ebenfalls unterstützt.

Zeiterfassung-FAQ

Warum digitale Zeiterfassung?

Abgesehen von der aktuellen Rechtsprechung, die Zeiterfassung über entsprechende Zeiterfassungs-Systeme für ein Unternehmen vorschreibt, ist das Erfassen von Arbeits- und Projektzeit manuell in Excel täglich eine Herausforderung. Wenn der Mitarbeiter nicht diszipliniert täglich seine Zeiten in Excel einträgt, steht er spätestens am Ende der Woche vor der Frage: "Wann habe ich am Montag nochmal mit der Arbeit begonnen?" Moderne Software zur Zeiterfassung kann hier helfen und entlastet den Mitarbeiter beim Erfassen seiner Arbeitszeit - das kann über "Apps" erfolgen - also Software, die der Mitarbeiter am Computer oder auf seinem Smartphone nutzt, oder über ein klassisches Zeiterfassungs-Terminal. Ganz modern ist die "unsichtbare Zeiterfassung", die automatisch im Hintergrund die Ein- und Ausschaltzeiten von Windows überwacht und als Richtwert für die Zeiterfassung nutzt, die im Nachhinein vom Anwender manuell angepasst werden kann - die Einführung einer Zeiterfassung bedeutet also nicht gleich das Ende der Vertrauensarbeitszeit.

Die Erfassung der täglichen Arbeitzeit zu digitalisieren, bringt weitere Vorteile - beispielsweise werden Urlaubs- und Kranktage von professionellen Apps immer mit abgedeckt - das ermöglicht das "elektronische Antragswesen", bei dem Urlaubsanträge inklusive Genehmigungsworkflow vom System per E-Mail verwaltet werden. Das Thema "Krankmeldungen digitalisieren" ist ebenfalls in unserer Software Zeiterfassung.App abgedeckt: Fotografieren Sie das ärztliche Attest direkt aus der App und schicken es an das Personalbüro.

Ist eine Zeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben? Wie ist die aktuelle Gesetzeslage?

Hier die aktuellsten News vom 20.05.2021 bezüglich EuGH-Urteil „Pflicht zur Arbeitszeiterfassung“:

Das aktuelle Urteil des Landesgerichts Niedersachsen bestätigt: Obwohl zum aktuellen Zeitpunkt noch keine nationale Regelung existiert, wird Unternehmen dringend empfohlen, sich bereits jetzt mit dem Thema Zeiterfassung zu beschäftigen.

Grundlage ist das Urteil vom 14.05.2019 vom EuGH, in dem EU-Mitgliedsstaaten die Arbeitgeber dazu verpflichten müssen, ein Zitat „objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung“ im Unternehmen anzubieten.

Bezüglich der Frage „Ist Zeiterfassung jetzt Pflicht?“ hat die zweite Kammer des Arbeitsgerichts Emden am 20.02.2020 diese Frage mit „Ja“ beantwortet:

Konkret lautet die Aussage: Besteht im Betrieb des Arbeitsgebers kein System, welches den Anforderungen des EuGH genügt, gehe dies im Überstundenprozess zu Lasten des Arbeitgebers. Ausreichend sei, dass der Arbeitgeber "mögliche" Kenntnis der vom Arbeitnehmer geleisteten Überstunden haben könnte – der Arbeitnehmer kann beispielsweise bei Vertrauensarbeitszeit in Excel Stunden erfassen, auf die der Arbeitgeber technisch zugreifen könnte, muss diese aber nicht genehmigen lassen und kann diese demnach stillschweigend ansammeln.

Im vorliegenden Fall hatte eine Mitarbeiterin auf Basis von „Vertrauensarbeitszeit“ die Daten in einem vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten „System“ erfasst und verklagte dann den Arbeitgeber auf Auszahlung von mehr als 1000 Überstunden im Wert von über 20.000 EUR.

Aktuellster Stand zum Thema Zeiterfassung Pflicht:
Am 06.05.2021 hat das Landesgerichts Niedersachsen die Entscheidung des Arbeitsgerichts Emden (Teilurteil vom 9.11.2020, 2 Ca 399/18) einkassiert: das Urteil des EuGH hat keine Aussagekraft für die Darlegungslast und Beweislast im Überstundenprozess.

Das Berufungsgericht widersprach wie folgt: Der EuGH habe auf Basis von Artikel 153 AEUV keine Kompetenz über Vergütungsfragen zu entscheiden. Das Landesgericht Niedersachsen ist der Meinung, dass der Arbeitnehmer den Anforderungen an die Darlegungs- und Beweislast nicht nachgekommen sei.

Entfällt jetzt die Zeiterfassungspflicht?

Mit seinem Urteil hat das Landesarbeitsgericht Niedersachsen die direkten Auswirkungen des EuGH-Urteils für Arbeitgeber zwar relativiert, aber die Debatte um das Arbeitszeiterfassungsgesetz ist noch lange nicht vorbei. Wichtig: Das Landesarbeitsgericht hat die Revision des Urteils zugelassen, sodass sich künftig auch das Bundesarbeitsgericht mit der Frage möglicher Auswirkungen des EuGH-Urteils auf den Überstundenprozess beschäftigen dürfte.

Ist-Zeiten, Arbeitszeitmodelle, Pausenmodelle, Feiertage - wie funktioniert DIGITALE Zeiterfassung?

Digitale Zeiterfassung ist weit mehr als am Ende des Monats aus Kommen- und Gehen-Zeiten ein Stundenkonto zu berechnen - eine gute Zeiterfassung deckt dabei alles ab, was zu einer vollständigen Ermittlung eines Stundenkontos gehört:

  • Kommen/Gehen-Buchung - auch mehrfach an einem Tag
  • Pausen-Zeit - automatisch berechnet oder unter Einbeziehung gebuchter Pausen nach unterschiedlichen Kriterien
  • Gleitzeitgrenzen - was passiert, wenn vor dem Beginn der Gleitzeit oder nach dem Ende der Gleitzeit gebucht wird?
  • Rundungen - sollen Zeiten gerundet oder minutengenau erfasst werden?
  • Überstunden-Kappungen - Stundenkonten/Salden am Ende des Monats 1:1, ab X Stunden oder bis zu X Stunden übernehmen?
  • Feiertage - für unterschiedliche Bundesländer/Kantone (Feiertage für Deutschland, Österreich, Schweiz und andere Länder)
  • Urlaub - halbe und volle Urlaubstage bei der Stundenkonto-Berechnung berücksichtigen - Sonderfälle: Weihnachten und Silvester
  • Kranktage - halbe und volle Kranktage bei der Stundenkonto-Berechnung berücksichtigen 

Papier-Prozesse ersetzen oder weiter mit Anträge stellen mit ausgedruckten DIN A4-Zetteln?

Mit Zeiterfassung.App haben Sie die Wahl, ob 100% papierlos in Bezug auf das Beantragen und genehmigen von Urlaub gearbeitet wird, oder ob Sie die mit der Software generierten Urlaubsanträge in Papierform ausdrucken und handschriftlich unterschreiben lassen, um diese schließlich in der Personal-Akte abzuheften.

Uns ist dabei wichtig: Sie entscheiden, was für Ihr Unternehmen am besten passt und wie sie am besten mit dem Thema "Urlaub beantragen mit der Zeiterfassung" umgehen.

Das Beantragen und Genehmigen funktioniert mit dem Zeiterfassungssystem sehr einfach: Beim elektronischen Urlaubsantrag werden Abteilungsleiter und das Personalbüro per E-Mail über einen Antrag informiert, den der Mitarbeiter über die mobile Smartphone-App, mit der Software auf dem Computer oder über das Web-Frontend gestellt hat. Im Anhang der E-Mail, die an Vorgesetzte und das Personalbüro gesendet wird, befindet sich ein PDF-Urlaubsantrag - die Empfänger können über einen Klick auf den Hyperlink im Text der E-Mail entscheiden, ob der Urlaubsantrag genehmigt oder abgelehnt wird. Anschließend wird der Urlaub im System entsprechend automatisch verbucht und der Antragsteller über die Entscheidung per E-Mail informiert.

Das Verfahren funktioniert mit jedem E-Mail-Programm oder E-Mail-Web-Client ohne dass hierzu Plugins oder Erweiterungen installiert werden müssen.

Zeiterfassung ohne Excel - oder gibt es einen Mittelweg?

Die meisten Unternehmen, die noch keine digitale Zeiterfassung einsetzen, lassen die Arbeitszeiten von ihren Mitarbeitern per Excel erfassen.
Hierzu werden entweder selbst erstellte Excel-Dateien genutzt, oder es werden Vorlagen aus dem Internet verwendet.

Meistens bedeutet die Einführung einer digitalen/elektronischen Zeiterfassung das Ende der Erfassung von Daten in Excel und gleichzeitig auch das Ende der Vertrauensarbeitszeit. 

Zeiterfassung.App verfolgt auch hier im Vergleich zu anderen Software-Anbietern einen innovativen Ansatz:
Stimmt der Betriebsrat einer klassischen Zeiterfassung nicht zu, sondern will die Vertrauens-Arbeitszeiterfassung via Excel beibehalten, kann unsere Zeiterfassungssoftware zumindest die Werte der Excel-Datei automatisch mit Zeit, Urlaub und Kranktagen füllen - so lassen sich die praktischen Funktionen (Zeiterfassung via App, Webinterface, Telefonanruf, etc.) nutzen und trotzdem liefert der Mitarbeiter am Ende des Monats eine Excel-Datei zur Stundenerfassung ab, deren Daten er - ganz im Sinne der Vertrauensarbeitszeit - noch individuell anpassen kann.

Zeiterfassung.App zeigt damit, dass digitale, elektronische Zeiterfassung auch mit Excel funktionieren kann.

Online Zeiterfassung - was spricht gegen eine App mit Offline-Zeiterfassung-Funktion?

Zeiterfassung.App ist eine Online-Zeiterfassungs-Software - aber was versteht man unter "Online-Zeiterfassung"?

Hintergrund: Apps speichern Daten in Datenbanken. Bei mobilen Apps für Smartphone und Tablet sind dies meist SQLIte-Datenbanken, die sich auf dem Gerät selbst befinden. Einfache Apps, die nicht an ein Web-Portal angebunden sind, um Zeitbuchungen dort abzuliefern funktionieren damit also auch dann, wenn zum Zeitpunkt des Speicherns (= der Zeitbuchung) keine Verbindung zum Internet besteht.

Bei Apps, die Buchungen an ein Web-Portal abliefern, können solche Buchungen auf dem Gerät zwischengespeichert werden - besteht zu einem späteren Zeitpunkt wieder eine Internetverbindung, wird diese nachträglich an das Web-Portal übertragen.

Das klingt im ersten Moment sehr praktisch, hat aber in der Praxis wegen der DSGVO seine Tücken. Bei Dienst-Handys - also dienstlich genutzten, bzw. vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Smartphones ist der Arbeitgeber laut DSGVO verpflichtet Vorkehrungen zu treffen, den Zugriff auf das Mobiltelefon zu sichern und für eine Verschlüsselung der Smartphone-Daten zu sorgen, wenn personenbezogene Daten auf dem Gerät gespeichert sind.

Das bedeutet: sobald Zeiterfassungsdaten auf dem Gerät lokal (zwischen)gespeichert werden, muss das Smartphone aufwendig verschlüsselt werden, wenn es vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird, bzw. der Arbeitgeber die Nutzung einer App vorschreibt, die eine Offline-Zeiterfassung ermöglicht. Dies ist meist mit Kosten und administrativem Aufwand seitens der IT-Abteilung verbunden und schmälert gerade bei Android-Smartphones den Bedienkomfort des Geräts signifikant, da nach dem Einschalten des Smartphones mehrere Authentifizierungs-Schritte durchlaufen werden müssen, bei denen man bis zu 5 Minuten benötigt, um ein Telefon nutzen zu können.

Zeiterfassung.App verzichtet daher bewusst auf die Offline-Funktionalität sodass keine personenbezogenen Daten auf dem Smartphone gespeichert werden. Damit muss das Smartphone nicht zusätzlich gemäß DSGVO gesichert werden.

Fragen Sie bezüglich dieser Thematik Ihren Datenschutzbeauftragten - das Thema "Offline-Datenspeicherung personenbezogener Daten" auf Smartphones findet bei vielen Unternehmen kaum Beachtung und kann beim Verlust eines Firmen-Smartphones zu empfindlichen Geldstrafen führen, bzw. zieht auch eine verpflichtende Meldung bei der Datenschutzbehörde nach sich.

Darstellung von Anwesenheitszeiten und Abwesenheiten - datenschutzrechtlich bedenklich?

Auf einen Blick zu sehen, wer im Unternehmen gerade anwesend oder abwesend ist, wird von vielen Anwendern als praktischer Zusatznutzen der Zeiterfassung gesehen.

Doch Vorsicht! Bei Auskünften über Anwesenheit und Abwesenheit (insbesondere Urlaub und Krankheit) gelten gesetzliche, arbeitsrechtliche Vorschriften und die Regeln der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

So darf zwar der Personalsachbearbeiter oder Abteilungsleiter für seine Mitarbeiter sehen, ob jemand abwesend ist wegen Urlaub oder Krankheit - die Kollegen untereinander dürfen diese Information jedoch nicht in diesem Detailgrad sehen - hier darf beispielsweise statt "Urlaub" oder "Krank" nur "abwesend" in einer digitalen Anwesenheitsliste / Anwesenheitstableau dargestellt werden.

Zeiterfassung.App unterstützt diese Unterscheidungs-Funktion pro Mitarbeiter - so lässt sich in den Personalstammdaten des Mitarbeiters einstellen, welche Zugriffsrechte auf Anwesenheit und Übersichten gelten, damit die Anwesenheitsliste (Anwesenheit pro Tag) und die Anwesenheitsübersicht (Anwesenheit pro Monat) datenschutzkonform genutzt werden können.

Mobile Zeiterfassung mit GPS-Ortung - was ist laut DSGVO, BDSG und Betriebsrat zulässig?

In Deutschland gelten zahlreiche Vorgaben, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter via GPS überwachen möchte - hierbei ist zu erwähnen, dass es unterschiedliche Methoden der GPS-Überwachung gibt: Permanentes GPS-Tracking und GPS-Tracking beim Erfassen von Arbeitszeiten oder Projektzeiten. Maßgeblich ist hier das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) - dieses bestimmt, dass bei der GPS-Ortung Mitarbeiter in Ihrem Verhalten überwacht werden, wodurch hochgradig sensible Informationen gewonnen werden, die besonders zu schützen sind. Das ist einer der Gründe, weshalb eine dauerhafte Überwachung nicht gestattet ist.

Eine GPS-Überwachung kann erlaubt sein, wenn die betroffenen Arbeitnehmer dieser Maßnahme zustimmt oder betriebliche Erfordernisse dies nötig machen. Die schutzwürdigen Interessen des Arbeitnehmers sind denen des Arbeitgebers gegenüberzustellen und es ist abzuwägen, ob eine Überwachung verhältnismäßig ist.

Von daher sind GPS-Tracking-Systeme, die permanent den Standort des Mitarbeiters überwachen kritisch zu sehen, während die Erfassung der GPS-Koordinaten nur beim Ein- und Ausstempeln eher als unkritisch anzusehen sind, da hier nicht von einer "Überwachung" im eigentlichen Sinn auszugehen ist.

Zeiterfassung.App unterstützt daher bewusst nur die Erfassung der GPS-Koordinaten beim Buchen von Arbeitszeiten (Kommen / Gehen) und dem Buchen von Projektzeiten (Start-Zeit und End-Zeit). Nur bei diesen Ereignissen wird neben der Zeit auch die GPS-Koordinate erfasst, wenn über die mobilen Apps für Android oder IOS gebucht wird.

Was bedeutet die Dokumentationspflicht in der Zeiterfassung?

Seit 2015 gilt in Deutschland ein gesetzlicher Mindestlohn - mit dem Mindestlohngesetz wurden bestimmte Dokumentationspflichten für Arbeitgeber geschaffen:

In einigen Wirtschaftsbereichen sind Arbeitgeber nun verpflichtet, den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit innerhalb einer bestimmten Frist zu erfassen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Für wen gilt die Aufzeichnungspflicht?
Die Aufzeichnungspflicht betrifft Arbeitgeber, die geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV oder Arbeitnehmer in den in § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigen.

Was muss wie aufgezeichnet werden?
Aufgezeichnet werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers. Die Pausen-Buchungen und deren Länge muss zwar nicht aufgezeichnet werden trotzdem wird es empfohlen, diese ebenfalls zu erfassen, um die Dauer der Arbeitszeit genauer nachvollziehen zu können.
Eine bestimmte Form der Aufzeichnung ist nicht vorgeschrieben. Die Aufzeichnung kann daher sowohl schriftlich als auch elektronisch geführt werden, beispielweise mittels Stundenzetteln, Stempelkarten, einer elektronischen Tabellenkalkulation oder eines Zeiterfassungssystems. Der Arbeitgeber kann die Aufzeichnung der Arbeitszeiten auch seinen Arbeitnehmern überlassen, muss dann aber die Dokumentation überwachen und insbesondere die gemachten Angaben auf Richtigkeit und Vollständigkeit prüfen. Das Risiko einer fehlerhaften Dokumentation, die eine Ordnungswidrigkeit darstellen kann, trägt der Arbeitgeber.
Zum Mindestlohngesetz wurden einige Verordnungen erlassen, die die Dokumentationspflichten teilweise einschränken. Nach der Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) muss lediglich die tägliche Arbeitszeit aufgezeichnet werden, soweit Arbeitnehmer mit ausschließlich mobilen Tätigkeiten beschäftigt werden, sie keinen Vorgaben zur konkreten täglichen Arbeitszeit (Beginn und Ende) unterliegen und sich ihre tägliche Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen können.
Die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV) lässt die Dokumentationspflicht für Arbeitnehmer entfallen, deren regelmäßiges Bruttomonatsentgelt über 2.958 EUR liegt bzw. 2.000 EUR, wenn der Arbeitgeber dieses Monatsentgelt für die letzten vollen zwölf Monate nachweislich gezahlt hat, wobei Zeiten ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt unberücksichtigt bleiben.

Welche Fristen sind zu beachten?
Die Aufzeichnungen der täglichen Arbeitszeit sind spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages anzufertigen. Die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden, gerechnet ab dem dokumentierten Arbeitstag.

Welche Strafen drohen bei der Verletzung der Aufzeichnungspflichten?
Gemäß § 21 Abs. 1 Nr. 7, Abs. 3 MiLoG handelt ordnungswidrig, wer vorsätzlich oder fahrlässig entgegen § 17 Abs. 1 S. 1, auch in Verbindung mit Satz 2, eine Aufzeichnung nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstellt oder nicht oder nicht mindestens zwei Jahre aufbewahrt. Die Ordnungswidrigkeit kann mit einem Bußgeld bis zu 30.000 EUR geahndet werden. Die Einhaltung der Dokumentationspflichten wird vom Zoll regelmäßig kontrolliert.

Was ist besser: Vertrauensarbeitszeit oder digitale Zeiterfassung?

Mit der richtigen Software-Lösung für Zeiterfassung bedeutet die Einführung einer digitalen Zeiterfassung nicht automatisch das Ende der Vertrauensarbeitszeit.

Erklärung: Anstatt die Arbeitszeiten in Excel manuell zu erfassen und am Monatsende dem Personalbüro vorzulegen, können Sie mit Zeiterfassung.App die Daten über die Software auf Wunsch ebenfalls manuell erfassen und nachträglich ändern.

Der Vorteil hierbei ist, dass das Personalbüro die Zeiten nicht mehr auf Basis von Excel auswerten und kontrollieren muss, sondern die Zeiterfassungs-Software die korrekte Berechnung der Konten übernimmt. Diese Entlastung des Personalbüros war bei vielen unserer Kunden gegenüber dem Betriebsrat ein ausschlaggebender Punkt, sich für die Einführung von Zeiterfassung.App zu entscheiden.

Denn ob ich nun als Mitarbeiter eine Zeit in ein Programm wie Excel oder in Zeiterfassung.App eingebe macht bezüglich der Vertrauensarbeitszeit keinen Unterschied - sogar der Mischbetrieb ist möglich - so erfassen fest angestellte Mitarbeiter einiger unserer Kunden die Zeiten manuell in der Zeiterfassung, während externe Mitarbeiter (Personalüberlassung) an Zeiterfassungs-Terminals die Zeiten erfassen.

Die Auswertung erfolgt zentral und transparent - und der Betriebsrat ist glücklich.

Welche Zeiterfassungs-APP ist gut und zu empfehlen?

Die Frage "Welche Zeiterfassung ist die beste?" lässt sich nicht pauschal beantworten. Der Software-Markt ist übersät von Apps und Produkten für Zeiterfassung - man hat das Gefühl, jeder Programmierer hat in seiner Laufbahn schonmal  eine Software im Bereich Zeit- oder Projekterfassung geschrieben.

Entsprechend groß ist die Auswahl an Produkten - diese lässt sich in 2 Arten von Apps unterteilen - Privatgebrauch und Nutzbarkeit in Unternehmen. Die meisten simplen Apps sind für den Einsatz im Unternehmen nicht zu gebrauchen. Häufig scheitert es an Basisfunktionen wie der Pausenberechnung gemäß gesetzlicher Vorgaben oder die (meist kostenlosen) Apps in den Apps-Stores nutzen Software-Komponenten (APIs), die das Nutzungsverhalten des Anwenders protokollieren um beispielsweise gezielt Werbung in der App anzuzeigen. Dies widerspricht der DSGVO und kann beim Einsatz in Unternehmen zu Problemen führen.

Pauschal lässt sich sagen - wenn eine App bzw. Software viele Funktionen bietet ist sie meist nicht einfach bedienbar - ist die Oberfläche hingegen modern und schick, werden meist nur Basis-Funktionen einer Zeiterfassung angeboten. Ernüchternd ist das Thema Lohnexport in beinahe allen Programmen auf dem Markt - hier läuft es aufgrund rudimentär implementierter Lohnschnittstellen meist auf das Ausdrucken der Stundenzettel hinaus, die man dem Steuerberater übergibt, der diese dann händisch in Branchensoftware wie DATEV erfasst.

Wir haben viel Mühe in die Entwicklung von Zeiterfassung.App investiert und immer das Feedback unserer Kunden in die Entwicklung der Zeiterfassungs-Lösung einfließen lassen - und das über 20 Jahre hinweg. Mit einem feinen Gespür dafür, was aktuell am Markt an Technologien verfügbar und für die Zeiterfassung nutzbar ist entwickeln wir unser Produkt stetig weiter. Jeden Monat wächst unsere Software nachweislich weiter und wird in Bezug Leistungsumfang und Bedienfreundlichkeit kontinuierlich besser. 

Unser Tipp: Bevor Sie sich für ein Zeiterfassungs-Produkt entscheiden, besprechen Sie Ihre Wahl auch mit Ihrem Steuerberater. Entscheiden Sie sich nämlich für eine Zeiterfassung mit vernünftiger Lohn-Schnittstelle nimmt Ihnen und Ihrem Steuerberater dies viel Arbeit ab und spart Zeit und Geld.

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