Einfach bedienbare Zeiterfassung, die viel kann und wenig kostet
Erfassen Sie Kommen, Gehen, Abwesenheit und Projekte über Zeiterfassungsterminals, USB-Leser, Türsprechanlagen und per Telefonanruf.
Mit dabei sind kostenlose Apps für Computer, Smartphones, Tablets für mobile oder stationäre Zeiterfassung.
Erhältlich als On-Prem für Windows oder SaaS.
Einfache Zeiterfassung für KMU
Ideal für Unternehmen von 3 bis 500 Mitarbeitern
Preise Zeiterfassung.App 2023
Preisangabe netto pro Mitarbeiter pro Monat
bis 10 Mitarbeiter
4,20 €
Abrechnung jährlich
Gesamt: 500 €
bis 25 Mitarbeiter
2,48 €
Abrechnung jährlich
Gesamt: 750 €
bis 50 Mitarbeiter
1,66 €
Abrechnung jährlich
Gesamt: 1000 €
bis 75 Mitarbeiter
1,38 €
Abrechnung jährlich
Gesamt: 1250 €
bis 100 Mitarbeiter
1,25 €
Abrechnung jährlich Gesamt: 1500 €
bis 250 Mitarbeiter
0,66 €
Abrechnung jährlich Gesamt: 2000 €
bis 500 Mitarbeiter
0,50 €
Abrechnung jährlich Gesamt: 3000 €
ab 500 Mitarbeiter
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wir erstellen ein individuelles Angebot
Preise Hardware
USB-Lesegerät
NFC oder Fingerprint
250 €
Erfassung von Zeitbuchungen bei laufendem Computer
Zeiterfassungsterminal
Anviz W1Pro MF
500 €
autarkes Zeiterfassungsterminal mit Fingerabdruck- und NFC-Leser
Zeiterfassungsterminal
Datafox EVO 5.0 / 4.3 / 4.6
ab 1000 €
autarkes Zeiterfassungsterminal für Zeiterfassung und BDE
Preise Dienstleistung
Supportanfrage
Standard
25 €
via Ticket oder Chat
5 Tage Bearbeitungszeit
Supportanfrage
Premium
125 €
1 Tag Bearbeitungszeit
Telefonischer Rückruf
Installationsservice
Software
250 €
Installation auf einem Server und einem Client
Schnittstelle zu zahlreichen Softwareprodukten
Datenaustausch mit Fremdsystemen
Warum ist der Datenaustausch für eine Zeiterfassung so wichtig?
Ein Erfassungssystem (in dem unternehmensrelevante Daten gespeichert werden) sollte in der Lage sein, diese umfangreich mit anderen Systemen austauschen zu können.
Wir halten uns konsequent an diesen Grundsatz und nutzen Microsoft SQL-Server zum Speichern der Daten. Neben der Datensicherheit spielt dabei die SQL-Technologie mit der Möglichkeit des Datenaustauschs mit Fremdapplikationen (ERP, CRM, HRM, Webshop, etc.) eine entscheidende Rolle.
Darüber hinaus unterstützt die Software Webservices – so ist Zeiterfassung.App in der Lage, aus über 150 bekannten Cloud-Systemen Daten abzurufen und innerhalb der Zeiterfassung beispielsweise für die Projektzeiterfassung zu nutzen.
Verknüpfen Sie mit unserem integrierten visuellen Mapping-Werkzeug spielend einfach und ohne Programmierkenntnisse externe Daten mit Daten aus der Zeiterfassung – das ermöglicht Ihnen beispielsweise das Buchen auf Kunden und Aufträge, die direkt aus Ihrem CRM, ERP oder Webshop geladen werden, und die Sie nur dort pflegen – also nicht nochmal doppelt in der Zeiterfassung.
Erfolgreiche Integration von Fremdsoftware mit Consulting
Wir unterstützen Sie gerne bei der Anbindung von externen Programmen an die Zeiterfassung im Rahmen von Consulting-Dienstleistungen. Sprechen Sie uns bei Bedarf einfach an. Nachfolgend finden Sie 3 Beispiele für gelungene Integrationsprojekte:
Zeiterfassung-Schnittstelle für Lexware Financial Office
In diesem Projekt haben wir für einen Kunden Lexware Financial Office an die Zeiterfassungs-Software angebunden.
Dabei sollten Änderungen an Personalstammdaten, Kunden, Aufträgen und Projekten in Lexware binnen einer Minute in der Zeiterfassung.App reflektiert – also importiert werden.
Der in der Zeiterfassung abgebildete mehrstufig angelegte Projektbaum (Kunde/Projekt/Auftragsbestätigung) wurde direkt aus den Lexware-Daten erzeugt und automatisch aktualisiert.
Zusätzlich wurde Microsoft PowerBI angebunden, um Unternehmenskennzahlen aus Lexware mit Daten aus der Zeiterfassung in PowerBI auswerten zu können.
Zeiterfassung-Schnittstelle für sage Office Line
In diesem Kundenprojekt wurde durch direkten, lesenden Zugriff auf die SQL-Datenbank der Office-Line der Projektbaum aus den Tabellen KHKProjekte, KHKKontokorrent und KHKProjektschritte für die Zeiterfassung live aufbereitet.
Die Mitarbeiter des Kunden konnten so über BDE-Terminals die Projekte und Tätigkeiten via Barcode-Leser schnell und einfach erfassen.
Wir wissen: ERP-Hersteller untersagen den schreibenden Zugriff auf Datenbankinhalte – völlig zurecht, da hierdurch die Stabilität des ERP-Systems massiv beeinträchtigt wird. Unsere Selbstverpflichtung besagt, dass wir ausschließlich Lesenden Zugriff auf ERP-Daten nutzen.
Dies entspricht auch der Philosophie, dass ERP oder HRM-Systeme immer die führenden Systeme bezüglich der Verwaltung von Kunden, Projekten und Mitarbeiter sind – nur das, was in diesen Systemen nicht gepflegt wird, kann über die Konfigurationsoberfläche von Zeiterfassung.App bearbeitet werden. So ist es nach der Anbindung einer ERP-Software beispielsweise nicht mehr möglich aus der Zeiterfassung heraus ein Projekt anzulegen, da dies ausschließlich über die ERP-Software erfolgt.
Zeiterfassung-Schnittstelle für SAP ERP
In diesem Projekt stellte uns der Kunde selbst erstellte SAP-Funktionsbausteine zur Verfügung, die wir aus der Zeiterfassung.App-Software heraus aufgerufen haben, um so Personalstammdaten, Kunden und Aufträge aus den entsprechenden SAP-Modulen auszulesen. Als Besonderheit sollten die in der Zeiterfassungs-Software erfassten Urlaubs- und Kranktage an den Funktionsbaustein zurück übermittelt werden.
ERP & CRM
Für folgende Software-Produkte aus dem Bereich Cloud-ERP und Cloud-CRM existiert eine individuell anpassbare Daten-Import-Schnittstelle – Sie können auf den Detailseiten der einzelnen Produkte einen Einblick in die zur Verfügung stehenden Daten bekommen – diese lassen sich über einen visuellen Editor mit den Feldern der Zeiterfassungs-Datenbanktabellen ganz einfach verknüpfen:
Act CRM, Act-On, Acumatica, Bullhorn CRM, Dynamics 365 Business Central, Dynamics 365 FinOp, Dynamics 365 Sales, Dynamics CRM, Epicor ERP, Exact Online, FinancialForce, HighriseNetSuite, Odoo, SAP, SAP Business One DI, SAP ByDesign, SAP Netweaver Gateway, Sage 300, Salesforce, ServiceNow, Streak, Sugar CRM, SuiteCRM, Tally, Veeva, Veeva CRM, Workday, Zoho CRM
Buchhaltung
Für folgende Software-Produkte aus dem Bereich Cloud-Buchhaltung existiert eine individuell anpassbare Daten-Import-Schnittstelle – Sie können auf den Detailseiten der einzelnen Produkte einen Einblick in die zur Verfügung stehenden Daten bekommen – diese lassen sich über einen visuellen Editor mit den Feldern der Zeiterfassungs-Datenbanktabellen ganz einfach verknüpfen:
Avalara AvaTax, Dynamics GP,Dynamics NAV, FreshBooks, Freshdesk, MYOB AccountRight, QuickBooks, QuickBooks Online, QuickBooks POS, Reckon, Sage 200, Sage Cloud Accounting, Sage Intacct, TSheets, TaxJar, Xero, Zoho Books
Collaboration
Für folgende Software-Produkte aus dem Bereich Cloud-Collaboration existiert eine individuell anpassbare Daten-Import-Schnittstelle – Sie können auf den Detailseiten der einzelnen Produkte einen Einblick in die zur Verfügung stehenden Daten bekommen – diese lassen sich über einen visuellen Editor mit den Feldern der Zeiterfassungs-Datenbanktabellen ganz einfach verknüpfen:
AWS Management, Airtable, Alfresco, Asana, Autify, Azure DevOps, Basecamp, Bugzilla, Confluence, DataRobot, DocuSign, Email, Evernote, Excel, Excel Online, Gmail, Google Calendar, Google Sheets, Jira, Jira Service Desk, Kintone, Microsoft Exchange, Microsoft Planner, Microsoft Project, Microsoft Teams, Office 365, OneNote, QuickBase, SAP SuccessFactors, SharePoint, Slack, Smartsheet, Trello, WordPress, Xero WorkflowMax, Zendesk
E-Commerce
Für folgende Software-Produkte aus dem Bereich E-Commerce-Software existiert eine individuell anpassbare Daten-Import-Schnittstelle – Sie können auf den Detailseiten der einzelnen Produkte einen Einblick in die zur Verfügung stehenden Daten bekommen – diese lassen sich über einen visuellen Editor mit den Feldern der Zeiterfassungs-Datenbanktabellen ganz einfach verknüpfen:
Amazon Marketplace, Authorize.Net, BigCommerce, Blackbaud FE NXT, EDGAR Online, FedEx, Magento, Open Exchange Rates, PayPal, Quandl, SAP Fieldglass, ShipStation, Shopify, Square, Stripe, UPS, USPS, Wave Financial, WooCommerce, X-Cart, Zuora, eBay
Leistungsmerkmale im Detail
Fakten und Informationen zu Zeiterfassung
Einsatzbereit in 2 Minuten – einfach bedienbar
Füllen Sie einfach unseren Online-Fragebogen aus und erfassen Sie ab dann direkt über die App für Zeiterfassung oder die webbasierte Online-Cloud-Zeiterfassung Ihre Arbeitszeiten. Nutzen Sie auch Ihre bevorzugte Kalender-App. Dies ermöglicht Zeiterfassung mit Microsoft Outlook oder Zeiterfassung mit Google Kalendar – jede CALDAV-fähige Software zur Verwaltung von Terminen ist kompatibel zu Zeiterfassung.App!
Flexibel kombinierbare Erfassungsmöglichkeiten
Kombinieren Sie unterschiedliche Erfassungsmöglichkeiten miteinander – in der Praxis kommt es häufig vor, dass Arbeitszeit im Firmengebäude „angestempelt“ und am Ende des Arbeitstags vor Ort beim Kunden über Smartphone oder Tablet „ausgestempelt“ wird. Ganz einfach geht das mit Zeiterfassng.App: der Mischbetrieb funktioniert auch mit der Zeiterfassung im Browser, der Telefonzeiterfassung und der Erfassung von Arbeitszeiten via Chatbot.
Individuell anpassbare Berichte
Sämtliche Druckberichte der On-Prem-Zeiterfassung sind anpassbar. In der Software ist ein professioneller Report-Generator enthalten, mit dem Sie im WYSIWYG (What You See Is What You Get)-Verfahren Berichte wie Stundenzettel, Urlaubsanträge, Projektauswertungen einfach anpassen können. Zusätzlich kann die Datengrundlage eines Berichts über SQL-Befehle erweitert werden – so lassen sich beispielsweise Daten von Fremdsystemen in eigene Berichte integrieren. Bei jedem Druckbericht besteht die Möglichkeit, die Daten in tabellarischer Sicht darzustellen und mit einem Mausklick in Excel zu öffnen.
Projekt- und ortsbezogener Leistungsnachweis
Beim Erfassen von Arbeitszeiten und Projektzeiten über die mobile App für Zeiterfassung werden neben der Zeit auch Bilder, Videos, Audio-Aufnahmen und die GPS-Position auf Wunsch gespeichert. So können Sie unkompliziert vor Ort Daten erfassen und diese beim Buchen an die Zeiterfassungs-Software übertragen, wo die Daten anschließend unmittelbar zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung stehen.
NFC-fähige Smartphones und Tablets für günstige Zeiterfassung
Im Preis-Leistungsvergleich schneiden moderne Zeiterfassungs-Terminals gegenüber Smartphones und Tablets eher schlecht ab:
Einerseits können Terminals bestenfalls nur Zeiten, Projekte, Dienstänge, Arztgänge und Termine erfassen – ein Tablet hingegen können Sie neben der Zeiterfassung und Projekterfassung auch für andere Dinge nutzen.
Andererseits lassen sich Hersteller von Zeiterfassungs-Terminals Grundfunktionen eines Smartphones/Tablets gut bezahlen – so verlangt die Firma Datafox beispielsweise für ein GPRS-Modul zur Übertragung von Buchungen über das Mobilfunknetz knapp 250 EUR – dafür bekommt man bereits ein gutes Tablet inkl. Mobilfunk-Funktion.
Wir sind der Meinung dass mittel- bis langfristig Hersteller von Terminals Probleme haben werden, sich gegen Tablets mit Wandhalterung durchzusetzen – bereits heute merken wir, dass unsere Kunden extrem auf den Preis schauen, wenn es um die Anschaffung von Terminals geht.
Aus diesem Grund haben wir mit der Einbindung der Terminals von Datafox und Anviz zwei völlig unterschiedliche Hersteller im Angebot – Datafox mit „made in Germany“, Zeiterfassungsgeräte im Aluminium-Gehäuse und entsprechenden Preisen sowie Anviz „made in China“ – dafür preiswert, voller Funktionen und verbaut im Kunstoff-Gehäuse.
Projektzeiterfassung auf Kunden, Aufträge, Arbeitsschritte
Unsere Zeiterfassung für Projekte ist mehrdimensional / mehrstufig aufgebaut bezüglich der Projekt-Auswahl. Die Dimensionen lassen sich individuell auf bis zu 5 Ebenen anlegen. Hier ein paar Beispiele für hierarchische Projektzeiterfassung:
1-dimensionaler Projektbaum: „Kunde“
2-dimensionaler Projektbaum: „Kunde/Auftrag“
3-dimensionalen Projektbaum: „Kunde/Auftrag/Arbeitsschritt“
4-dimensionaler Projektbaum: „Kunde/Auftrag/Unterauftrag/Arbeitsschritt“
5-dimensionaler Projektbaum: „Kunde/Auftrag/Unterauftrag/Maschine/Arbeitsschritt“
Auf jeder Ebene lassen sich beliebig viele Einträge in den Projektstammdaten anlegen.
Neben der manuellen Pflege des Projektbaums kann dieser auch mit externen Daten automatisch generiert werden – das können beispielsweise Aufträge aus Ihrem ERP, CRM oder Projekt, Aufgaben und Tickets aus dem HelpDesk sein. Wir haben über 200 der bekanntesten Software-Produkte, SaaS/Cloud und Datenbanken an unser System angeschlossen, um Ihnen die Möglichkeit zu geben, die Daten bequem für die Zeiterfassung zu nutzen – also beispielsweise in den Projektbaum zu integrieren. Viele unserer Kunden nutzen dies, um live auf Kundendaten, Lieferantendaten, Aufträge und Bestellungen aus der Zeiterfassung heraus zuzugreifen (z.B. beim Buchen von Projekten am Zeiterfassungs-Terminal).
Zeitwirtschaft – stationär und mobil mit GPS-Ortung
Egal ob ortsgebundene stationäre oder mobile Zeiterfassung – Zeiterfassung.App ist die richtige Lösung.
Ortsgebundene Zeiterfassungsterminals lassen sich beispielsweise auch in Baucontainern einbauen – die Buchungen werden dann über WLAN oder Mobilfunk übertragen – falls keine Möglichkeit der Anbindung an das Internet oder Mobilfunknetz besteht, speichern die Terminals tausende Buchungen so lange, bis diese über eine Software ausgelesen wird (die beispielsweise auf einem Laptop läuft).
Bei der Erfassung über die mobile Software „Zeiterfassung.App“ auf Smartphones oder Tablets können die GPS-Koordinaten beim Speicher der Kommen- oder Gehen-Buchung erfolgen – dies muss jedoch zuvor mit dem Betriebsrat geklärt werden bzw. setzt das Einverständnis des Arbeitnehmers voraus. Die Software speichert neben den Koordinaten auch die entsprechende Adresse (Straße, PLZ, Ort und Land) und rechnet automatisch die Entfernung aus – so lassen sich sehr einfach Berichte erstellen, die neben der Istzeit (Differenz zwischen Kommen und Gehen ggf. abzüglich der Pause) auch die Kilometer zwischen beiden Buchungen errechnet – eine ideale Grundlage für die Rechnungsstellung von Projektzeiten gegenüber ihren Kunden – diese Funktion erhebt jedoch nicht den Anspruch ein „elektronisches Fahrtenbuch“ zu sein, da die GPS-Koordinaten nur beim Buchen der Zeit gespeichert werden und es sich dabei nicht um ein permanentes „GPS-Tracking“ handelt, welches die gesetzlichen Anforderungen an ein Fahrtenbuch erfüllen würde.
Exporte als DATEV, PDF, CSV oder direkt via SQL
Egal welche Software Sie einsetzen – Ihre Daten sollten sicher und zuverlässig gespeichert werden – und das so, dass Sie jederzeit mit entsprechender Berechtigung auf die Daten mit externen Werkzeugen zugreifen können. Aus diesem Grund speichern wir alle Daten auf Microsoft SQL-Server – in der On-Prem-Version haben Sie die Wahl zwischen einer kostenlosen Version des SQL-Server Express in der aktuellsten Version die bei Bedarf automatisch installiert wird oder Sie haben bereits einen Microsoft SQL-Server im Einsatz, den beispielsweise Ihr ERP- oder CRM-System nutzt und verwenden diesen. Ihre Anforderung lautet „Zeiterfassung für SQL Azure“? Kein Problem! Sie können Ihren SQL-Azure-Account nutzen und die Zeiterfassung direkt in der Cloud von Microsoft Azure betreiben.
Mit einem administrativen Datenbank-Zugriff ist es möglich, auf sämtliche Daten der Zeiterfassung zuzugreifen – die Tabellenstruktur ist bewusst einfach aufgebaut, sodass sich auch Einsteiger ohne SQL-Kenntnisse schnell in der Datenbank zurechtfinden, um beispielsweise mit Microsoft Excel oder Microsoft Power BI auf Daten aus der Zeiterfassung-Datenbank zuzugreifen für Auswertungen oder das Befüllen von Daten. In PowerBI lassen sich so Unternehmenskennzahlen direkt mit den Daten aus der Zeiterfassung ermitteln – wir liefern hierfür kostenfrei Vorlagen für eine „PowerBI-Zeiterfassung“.
Neben dem Zugriff auf die Daten bietet die Software für Zeiterfassung auch Exporte in PDF, CSV – automatisiert oder per Knopfdruck.
Das DATEV-Format für „DATEV Lohn & Gehalt“ wird über die integrierte Lohnschnittstelle mit vielen Einstellungsmöglichkeiten ebenfalls unterstützt.
Zeiterfassung FAQ
Fakten und Informationen zu Zeiterfassung
Warum digitale Zeiterfassung?
Abgesehen von der aktuellen Rechtsprechung, die Zeiterfassung über entsprechende Zeiterfassungs-Systeme für ein Unternehmen vorschreibt, ist das Erfassen von Arbeits- und Projektzeit manuell in Excel täglich eine Herausforderung. Wenn der Mitarbeiter nicht diszipliniert täglich seine Zeiten in Excel einträgt, steht er spätestens am Ende der Woche vor der Frage: „Wann habe ich am Montag nochmal mit der Arbeit begonnen?“ Moderne Software zur Zeiterfassung kann hier helfen und entlastet den Mitarbeiter beim Erfassen seiner Arbeitszeit – das kann über „Apps“ erfolgen – also Software, die der Mitarbeiter am Computer oder auf seinem Smartphone nutzt, oder über ein klassisches Zeiterfassungs-Terminal. Ganz modern ist die „unsichtbare Zeiterfassung“, die automatisch im Hintergrund die Ein- und Ausschaltzeiten von Windows überwacht und als Richtwert für die Zeiterfassung nutzt, die im Nachhinein vom Anwender manuell angepasst werden kann – die Einführung einer Zeiterfassung bedeutet also nicht gleich das Ende der Vertrauensarbeitszeit.
Die Erfassung der täglichen Arbeitzeit zu digitalisieren, bringt weitere Vorteile – beispielsweise werden Urlaubs- und Kranktage von professionellen Apps immer mit abgedeckt – das ermöglicht das „elektronische Antragswesen“, bei dem Urlaubsanträge inklusive Genehmigungsworkflow vom System per E-Mail verwaltet werden. Das Thema „Krankmeldungen digitalisieren“ ist ebenfalls in unserer Software Zeiterfassung.App abgedeckt: Für gesetzlich versicherte Arbeitnehmer ist die „elektronische AU“ (eAU) integriert – hier fragt die Software bei der gesetzlichen Krankenkasse 4 Tage nach der Krankmeldung des Mitarbeiters die genauen Daten ab, die der Arzt bei der Krankmeldung an die Krankenkasse gesendet hat. Privat versicherte Arbeitnehmer fotografieren das ärztliche Attest direkt aus der App und schicken es an das Personalbüro.
Ist eine Zeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben? Wie ist die aktuelle Gesetzeslage?
Stand 12/2022 handelt der Unternehmer rechtswidrig, wenn er es unterlässt, die Arbeitszeit des Personals zu erfassen – die Unterlassung wird aktuell noch nicht in Form eines Bußgelds geahndet.
Dies schrieb ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) bereits 2019 für sämtliche Staaten der Europäischen Union vor (AZ C-55/18 – CCOO). Im September 2022 schloss sich das Bundesarbeitsgericht (BAG) dieser Rechtsauffassung in einem konkreten Fall an (AZ 1 ABR 22/21).
Arbeitszeiterfassung gilt bisher nur bei Überstunden und Mehrarbeit vorgeschrieben
Die Arbeitszeiterfassung ist aktuell in § 16 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geregelt. Hier steht: „Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.”
Das bedeutet: Bisher sind Arbeitgeber lediglich dazu verpflichtet, die Mehrarbeit ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. Arbeitet man länger als die zulässigen 48 Stunden Höchstarbeitszeit pro Woche (Montag bis Samstag) beziehungsweise mehr als acht Stunden täglich, muss der Arbeitgeber dies festhalten. Unabhängig von anfallenden Überstunden sowie Mehrarbeit an Sonn- und Feiertagen ist Arbeitszeiterfassung auch in folgenden Fällen erforderlich:
Der Betrieb fährt Kurzarbeit: Hier ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht, damit die Agentur für Arbeit das Kurzarbeitergeld berechnen kann. Die Behörde darf die dokumentierten Arbeitszeiten einfordern.
Mindestlohn: Ob der Mindestlohn eingehalten wird, kontrolliert die Zollverwaltung. Um das zu leisten, ist sie in diesem Rahmen auf die Arbeitszeiterfassung angewiesen. Bei Minijobs ist eine Zeiterfassung ebenso vorteilhaft.
Betriebsvereinbarung: Beschäftigte haben ein berechtigtes Interesse an der Kontrolle ihrer Arbeitszeit – auf diese Weise können sie beispielsweise Geld oder einen Freizeitausgleich für abgeleistete Überstunden einfordern. Dies ist der Grund für entsprechende Betriebsvereinbarungen zur Verwendung einer Arbeitszeiterfassung.
Arbeitszeiterfassung und Datenschutz
Wenn die verpflichtende Zeiterfassung in Deutschland eingeführt wird, ist die Frage nach dem Datenschutz von Bedeutung. Das betrifft in erster Linie personenbezogene Daten der Beschäftigten. Hier ist vor allem die folgende Bestimmung zu beachten:
Laut § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) dürfen Unternehmen Informationen über ihre Beschäftigten nur erfassen, sammeln, verarbeiten und verwenden, wenn dies für das Arbeitsverhältnis erforderlich ist.
Wenn Daten wie Arbeitszeiten vom Arbeitgeber erhoben werden, dürfen diese nur von dazu berechtigten Personen eingesehen werden und nur für einen bestimmten Zeitraum gespeichert werden. Dabei spielt es übrigens keine Rolle, ob die Daten digital oder analog erhoben und genutzt werden.
Die elektronische Arbeitszeiterfassung mittels biometrischer Daten wie beispielsweise einem Fingerabdruck oder Iris-Scan ist laut Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) prinzipiell nicht erlaubt. Das Arbeitsgericht Berlin 2019 gab einer Angestellten Recht, die sich weigerte, einen Fingerabdruck-Scan als Zeiterfassungsmethode ihres Arbeitsgebers zu akzeptieren (AZ. 29 Ca 5451/19).
Stimmt der einzelne Arbeitnehmer ausdrücklich zu, steht dem Einsatz nichts jedoch im Wege, ansonsten müssen alternative – nicht biometrische Erfassungsmethoden eingesetzt werden.
Insgesamt gilt: Daten zur Arbeitszeit, die über die werktägliche Höchstarbeitszeit hinausgehen, dürfen Unternehmen bis zu 2 Jahre lang aufbewahren. Dementsprechend können auch Daten der erfassten Gesamtarbeitszeit bis zu 2 Jahre lang gespeichert werden.
Ist-Zeiten, Arbeitszeitmodelle, Pausenmodelle, Feiertage – wie funktioniert DIGITALE Zeiterfassung?
Digitale Zeiterfassung ist weit mehr als am Ende des Monats aus Kommen- und Gehen-Zeiten ein Stundenkonto zu berechnen – eine gute Zeiterfassung deckt dabei alles ab, was zu einer vollständigen Ermittlung eines Stundenkontos gehört:
Kommen/Gehen-Buchung – auch mehrfach an einem Tag
Pausen-Zeit – automatisch berechnet oder unter Einbeziehung gebuchter Pausen nach unterschiedlichen Kriterien
Gleitzeitgrenzen – was passiert, wenn vor dem Beginn der Gleitzeit oder nach dem Ende der Gleitzeit gebucht wird?
Rundungen – sollen Zeiten gerundet oder minutengenau erfasst werden?
Überstunden-Kappungen – Stundenkonten/Salden am Ende des Monats 1:1, ab X Stunden oder bis zu X Stunden übernehmen?
Feiertage – für unterschiedliche Bundesländer/Kantone (Feiertage für Deutschland, Österreich, Schweiz und andere Länder)
Urlaub – halbe und volle Urlaubstage bei der Stundenkonto-Berechnung berücksichtigen – Sonderfälle: Weihnachten und Silvester
Kranktage – halbe und volle Kranktage bei der Stundenkonto-Berechnung berücksichtigen
Papier-Prozesse ersetzen oder weiter mit Anträge stellen mit ausgedruckten DIN A4-Zetteln?
Mit Zeiterfassung.App haben Sie die Wahl, ob 100% papierlos in Bezug auf das Beantragen und Genehmigen von Urlaub gearbeitet wird, oder ob Sie die mit der Software generierten Urlaubsanträge in Papierform ausdrucken und handschriftlich unterschreiben lassen, um diese schließlich in der Personal-Akte abzuheften.
Uns ist dabei wichtig: Sie entscheiden, was für Ihr Unternehmen am besten passt und wie sie am besten mit dem Thema „Urlaub beantragen mit der Zeiterfassung“ umgehen.
Das Beantragen und Genehmigen funktioniert mit dem Zeiterfassungssystem sehr einfach: Beim elektronischen Urlaubsantrag werden Abteilungsleiter und das Personalbüro per E-Mail über einen Antrag informiert, den der Mitarbeiter über die mobile Smartphone-App, mit der Software auf dem Computer oder über das Web-Frontend gestellt hat. Im Anhang der E-Mail, die an Vorgesetzte und das Personalbüro gesendet wird, befindet sich ein PDF-Urlaubsantrag – die Empfänger können über einen Klick auf den Hyperlink im Text der E-Mail entscheiden, ob der Urlaubsantrag genehmigt oder abgelehnt wird. Anschließend wird der Urlaub im System entsprechend automatisch verbucht und der Antragsteller über die Entscheidung per E-Mail informiert.
Das Verfahren funktioniert mit jedem E-Mail-Programm oder E-Mail-Web-Client ohne dass hierzu Plugins oder Erweiterungen installiert werden müssen.
Zeiterfassung ohne Excel – oder gibt es einen Mittelweg?
Die meisten Unternehmen, die noch keine digitale Zeiterfassung einsetzen, lassen die Arbeitszeiten von ihren Mitarbeitern per Excel erfassen.
Hierzu werden entweder selbst erstellte Excel-Dateien genutzt, oder es werden Vorlagen aus dem Internet verwendet.
Meistens bedeutet die Einführung einer digitalen/elektronischen Zeiterfassung das Ende der Erfassung von Daten in Excel und gleichzeitig auch das Ende der Vertrauensarbeitszeit.
Zeiterfassung.App verfolgt auch hier im Vergleich zu anderen Software-Anbietern einen innovativen Ansatz:
Stimmt der Betriebsrat einer klassischen Zeiterfassung nicht zu, sondern will die Vertrauens-Arbeitszeiterfassung via Excel beibehalten, kann unsere Zeiterfassungssoftware zumindest die Werte der Excel-Datei automatisch mit Zeit, Urlaub und Kranktagen füllen – so lassen sich die praktischen Funktionen (Zeiterfassung via App, Webinterface, Telefonanruf, etc.) nutzen und trotzdem liefert der Mitarbeiter am Ende des Monats eine Excel-Datei zur Stundenerfassung ab, deren Daten er – ganz im Sinne der Vertrauensarbeitszeit – noch individuell anpassen kann.
Zeiterfassung.App zeigt damit, dass digitale, elektronische Zeiterfassung auch mit Excel funktionieren kann.
Online Zeiterfassung – was spricht gegen eine App mit Offline-Zeiterfassung-Funktion?
Zeiterfassung.App ist eine Online-Zeiterfassungs-Software – aber was versteht man unter „Online-Zeiterfassung“?
Hintergrund: Apps speichern Daten in Datenbanken. Bei mobilen Apps für Smartphone und Tablet sind dies meist SQLIte-Datenbanken, die sich auf dem Gerät selbst befinden. Einfache Apps, die nicht an ein Web-Portal angebunden sind, um Zeitbuchungen dort abzuliefern funktionieren damit also auch dann, wenn zum Zeitpunkt des Speicherns (= der Zeitbuchung) keine Verbindung zum Internet besteht.
Bei Apps, die Buchungen an ein Web-Portal abliefern, können solche Buchungen auf dem Gerät zwischengespeichert werden – besteht zu einem späteren Zeitpunkt wieder eine Internetverbindung, wird diese nachträglich an das Web-Portal übertragen.
Das klingt im ersten Moment sehr praktisch, hat aber in der Praxis wegen der DSGVO seine Tücken. Bei Dienst-Handys – also dienstlich genutzten, bzw. vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Smartphones ist der Arbeitgeber laut DSGVO verpflichtet Vorkehrungen zu treffen, den Zugriff auf das Mobiltelefon zu sichern und für eine Verschlüsselung der Smartphone-Daten zu sorgen, wenn personenbezogene Daten auf dem Gerät gespeichert sind.
Das bedeutet: sobald Zeiterfassungsdaten auf dem Gerät lokal (zwischen)gespeichert werden, muss das Smartphone aufwendig verschlüsselt werden, wenn es vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird, bzw. der Arbeitgeber die Nutzung einer App vorschreibt, die eine Offline-Zeiterfassung ermöglicht. Dies ist meist mit Kosten und administrativem Aufwand seitens der IT-Abteilung verbunden und schmälert gerade bei Android-Smartphones den Bedienkomfort des Geräts signifikant, da nach dem Einschalten des Smartphones mehrere Authentifizierungs-Schritte durchlaufen werden müssen, bei denen man bis zu 5 Minuten benötigt, um ein Telefon nutzen zu können.
Zeiterfassung.App verzichtet daher bewusst auf die Offline-Funktionalität sodass keine personenbezogenen Daten auf dem Smartphone gespeichert werden. Damit muss das Smartphone nicht zusätzlich gemäß DSGVO gesichert werden.
Fragen Sie bezüglich dieser Thematik Ihren Datenschutzbeauftragten – das Thema „Offline-Datenspeicherung personenbezogener Daten“ auf Smartphones findet bei vielen Unternehmen kaum Beachtung und kann beim Verlust eines Firmen-Smartphones zu empfindlichen Geldstrafen führen, bzw. zieht auch eine verpflichtende Meldung bei der Datenschutzbehörde nach sich.
Mobile Zeiterfassung mit GPS-Ortung – was ist laut DSGVO, BDSG und Betriebsrat zulässig?
In Deutschland gelten zahlreiche Vorgaben, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter via GPS überwachen möchte – hierbei ist zu erwähnen, dass es unterschiedliche Methoden der GPS-Überwachung gibt: Permanentes GPS-Tracking und GPS-Tracking beim Erfassen von Arbeitszeiten oder Projektzeiten. Maßgeblich ist hier das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) – dieses bestimmt, dass bei der GPS-Ortung Mitarbeiter in Ihrem Verhalten überwacht werden, wodurch hochgradig sensible Informationen gewonnen werden, die besonders zu schützen sind. Das ist einer der Gründe, weshalb eine dauerhafte Überwachung nicht gestattet ist.
Eine GPS-Überwachung kann erlaubt sein, wenn die betroffenen Arbeitnehmer dieser Maßnahme zustimmt oder betriebliche Erfordernisse dies nötig machen. Die schutzwürdigen Interessen des Arbeitnehmers sind denen des Arbeitgebers gegenüberzustellen und es ist abzuwägen, ob eine Überwachung verhältnismäßig ist.
Von daher sind GPS-Tracking-Systeme, die permanent den Standort des Mitarbeiters überwachen kritisch zu sehen, während die Erfassung der GPS-Koordinaten nur beim Ein- und Ausstempeln eher als unkritisch anzusehen sind, da hier nicht von einer „Überwachung“ im eigentlichen Sinn auszugehen ist.
Zeiterfassung.App unterstützt daher bewusst nur die Erfassung der GPS-Koordinaten beim Buchen von Arbeitszeiten (Kommen / Gehen) und dem Buchen von Projektzeiten (Start-Zeit und End-Zeit). Nur bei diesen Ereignissen wird neben der Zeit auch die GPS-Koordinate erfasst, wenn über die mobilen Apps für Android oder IOS gebucht wird.
Darstellung von Anwesenheitszeiten und Abwesenheiten – datenschutzrechtlich bedenklich?
Auf einen Blick zu sehen, wer im Unternehmen gerade anwesend oder abwesend ist, wird von vielen Anwendern als praktischer Zusatznutzen der Zeiterfassung gesehen.
Doch Vorsicht! Bei Auskünften über Anwesenheit und Abwesenheit (insbesondere Urlaub und Krankheit) gelten gesetzliche, arbeitsrechtliche Vorschriften und die Regeln der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
So darf zwar der Personalsachbearbeiter oder Abteilungsleiter für seine Mitarbeiter sehen, ob jemand abwesend ist wegen Urlaub oder Krankheit – die Kollegen untereinander dürfen diese Information jedoch nicht in diesem Detailgrad sehen – hier darf beispielsweise statt „Urlaub“ oder „Krank“ nur „abwesend“ in einer digitalen Anwesenheitsliste / Anwesenheitstableau dargestellt werden.
Zeiterfassung.App unterstützt diese Unterscheidungs-Funktion pro Mitarbeiter – so lässt sich in den Personalstammdaten des Mitarbeiters einstellen, welche Zugriffsrechte auf Anwesenheit und Übersichten gelten, damit die Anwesenheitsliste (Anwesenheit pro Tag) und die Anwesenheitsübersicht (Anwesenheit pro Monat) datenschutzkonform genutzt werden können.
Was bedeutet die Dokumentationspflicht in der Zeiterfassung?
Seit 2015 gilt in Deutschland ein gesetzlicher Mindestlohn – mit dem Mindestlohngesetz wurden bestimmte Dokumentationspflichten für Arbeitgeber geschaffen:
In einigen Wirtschaftsbereichen sind Arbeitgeber nun verpflichtet, den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit innerhalb einer bestimmten Frist zu erfassen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Für wen gilt die Aufzeichnungspflicht?
Die Aufzeichnungspflicht betrifft Arbeitgeber, die geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV oder Arbeitnehmer in den in § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigen.
Was muss wie aufgezeichnet werden?
Aufgezeichnet werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers. Die Pausen-Buchungen und deren Länge muss zwar nicht aufgezeichnet werden trotzdem wird es empfohlen, diese ebenfalls zu erfassen, um die Dauer der Arbeitszeit genauer nachvollziehen zu können.
Eine bestimmte Form der Aufzeichnung ist nicht vorgeschrieben. Die Aufzeichnung kann daher sowohl schriftlich als auch elektronisch geführt werden, beispielweise mittels Stundenzetteln, Stempelkarten, einer elektronischen Tabellenkalkulation oder eines Zeiterfassungssystems. Der Arbeitgeber kann die Aufzeichnung der Arbeitszeiten auch seinen Arbeitnehmern überlassen, muss dann aber die Dokumentation überwachen und insbesondere die gemachten Angaben auf Richtigkeit und Vollständigkeit prüfen. Das Risiko einer fehlerhaften Dokumentation, die eine Ordnungswidrigkeit darstellen kann, trägt der Arbeitgeber.
Zum Mindestlohngesetz wurden einige Verordnungen erlassen, die die Dokumentationspflichten teilweise einschränken. Nach der Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) muss lediglich die tägliche Arbeitszeit aufgezeichnet werden, soweit Arbeitnehmer mit ausschließlich mobilen Tätigkeiten beschäftigt werden, sie keinen Vorgaben zur konkreten täglichen Arbeitszeit (Beginn und Ende) unterliegen und sich ihre tägliche Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen können.
Die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV) lässt die Dokumentationspflicht für Arbeitnehmer entfallen, deren regelmäßiges Bruttomonatsentgelt über 2.958 EUR liegt bzw. 2.000 EUR, wenn der Arbeitgeber dieses Monatsentgelt für die letzten vollen zwölf Monate nachweislich gezahlt hat, wobei Zeiten ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt unberücksichtigt bleiben.
Welche Fristen sind zu beachten?
Die Aufzeichnungen der täglichen Arbeitszeit sind spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages anzufertigen. Die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden, gerechnet ab dem dokumentierten Arbeitstag.
Welche Strafen drohen bei der Verletzung der Aufzeichnungspflichten?
Gemäß § 21 Abs. 1 Nr. 7, Abs. 3 MiLoG handelt ordnungswidrig, wer vorsätzlich oder fahrlässig entgegen § 17 Abs. 1 S. 1, auch in Verbindung mit Satz 2, eine Aufzeichnung nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstellt oder nicht oder nicht mindestens zwei Jahre aufbewahrt. Die Ordnungswidrigkeit kann mit einem Bußgeld bis zu 30.000 EUR geahndet werden. Die Einhaltung der Dokumentationspflichten wird vom Zoll regelmäßig kontrolliert.
Was ist besser: Vertrauensarbeitszeit oder digitale Zeiterfassung?
Mit der richtigen Software-Lösung für Zeiterfassung bedeutet die Einführung einer digitalen Zeiterfassung nicht automatisch das Ende der Vertrauensarbeitszeit.
Erklärung: Anstatt die Arbeitszeiten in Excel manuell zu erfassen und am Monatsende dem Personalbüro vorzulegen, können Sie mit Zeiterfassung.App die Daten über die Software auf Wunsch ebenfalls manuell erfassen und nachträglich ändern.
Der Vorteil hierbei ist, dass das Personalbüro die Zeiten nicht mehr auf Basis von Excel auswerten und kontrollieren muss, sondern die Zeiterfassungs-Software die korrekte Berechnung der Konten übernimmt. Diese Entlastung des Personalbüros war bei vielen unserer Kunden gegenüber dem Betriebsrat ein ausschlaggebender Punkt, sich für die Einführung von Zeiterfassung.App zu entscheiden.
Denn ob ich nun als Mitarbeiter eine Zeit in ein Programm wie Excel oder in Zeiterfassung.App eingebe macht bezüglich der Vertrauensarbeitszeit keinen Unterschied – sogar der Mischbetrieb ist möglich – so erfassen fest angestellte Mitarbeiter einiger unserer Kunden die Zeiten manuell in der Zeiterfassung, während externe Mitarbeiter (Personalüberlassung) an Zeiterfassungs-Terminals die Zeiten erfassen.
Die Auswertung erfolgt zentral und transparent – und der Betriebsrat ist glücklich.
Welche Zeiterfassungs-APP ist gut und zu empfehlen?
Die Frage „Welche Zeiterfassung ist die beste?“ lässt sich nicht pauschal beantworten. Der Software-Markt ist übersät von Apps und Produkten für Zeiterfassung – man hat das Gefühl, jeder Programmierer hat in seiner Laufbahn schonmal eine Software im Bereich Zeit- oder Projekterfassung geschrieben.
Entsprechend groß ist die Auswahl an Produkten – diese lässt sich in 2 Arten von Apps unterteilen – Privatgebrauch und Nutzbarkeit in Unternehmen. Die meisten simplen Apps sind für den Einsatz im Unternehmen nicht zu gebrauchen. Häufig scheitert es an Basisfunktionen wie der Pausenberechnung gemäß gesetzlicher Vorgaben oder die (meist kostenlosen) Apps in den Apps-Stores nutzen Software-Komponenten (APIs), die das Nutzungsverhalten des Anwenders protokollieren um beispielsweise gezielt Werbung in der App anzuzeigen. Dies widerspricht der DSGVO und kann beim Einsatz in Unternehmen zu Problemen führen.
Vergleicht man Apps für Zeiterfassung miteinander fällt auf: bietet eine App bzw. Software viele Funktionen, ist sie meist nicht einfach bedienbar – ist die Oberfläche hingegen modern und schick, werden meist nur Basis-Funktionen einer Zeiterfassung angeboten. Ernüchternd ist das Thema Lohnexport in beinahe allen Programmen auf dem Markt – hier läuft es aufgrund rudimentär implementierter Lohnschnittstellen meist auf das Ausdrucken der Stundenzettel hinaus, die man dem Steuerberater übergibt, der diese dann händisch in Branchensoftware wie DATEV erfasst.
Wir haben viel Mühe in die Entwicklung von Zeiterfassung.App investiert und immer das Feedback unserer Kunden in die Entwicklung der Zeiterfassungs-Lösung einfließen lassen – und das über 20 Jahre hinweg. Mit einem feinen Gespür dafür, was aktuell am Markt an Technologien verfügbar und für die Zeiterfassung nutzbar ist entwickeln wir unser Produkt stetig weiter. Jeden Monat wächst unsere Software nachweislich weiter und wird in Bezug Leistungsumfang und Bedienfreundlichkeit kontinuierlich besser.
Unser Tipp: Bevor Sie sich für ein Zeiterfassungs-Produkt entscheiden, besprechen Sie Ihre Wahl auch mit Ihrem Steuerberater. Entscheiden Sie sich nämlich für eine Zeiterfassung mit vernünftiger Lohn-Schnittstelle nimmt Ihnen und Ihrem Steuerberater dies viel Arbeit ab und spart Zeit und Geld.
Wie erfolgen Datenbanksicherungen bei On-Premise-Lösungen?
Wir betreuen seit über 25 Jahren auf Microsoft SQL-Server basierende Datenbankanwendungen und haben ein innovatives Datensicherungskonzept entwickelt, das Ihre Datensicherheit gewährleistet und uns intern hilft, Sie bei Fragen zur Zeiterfassung besser zu unterstützen.
Microsoft SQL-Server ist ein sehr zuverlässiges Datenbanksystem, bei dem man sich darauf verlassen kann, dass Daten zuverlässig gespeichert werden. Trotzdem ist eine zuverlässige Datenbanksicherung extrem wichtig.
In der Zeiterfassungs-Software ist eine automatische Datensicherungsroutine enthalten, die täglich Daten auf der lokalen Festplatte sichert. Hierbei werden die letzten 7 Tage rollierend gespeichert. Da es je nach IT-Infrastruktur der Kunden trotzdem Ausfälle durch defekte Hardware oder das Betriebssystem gab, werden die Daten täglich kostenlos und verschlüsselt in unser Rechenzentrum übertragen. Bei der Übertragung werden auch Log-Dateien der Zeiterfassung übermittelt, die über künstliche Intelligenz auf unseren Systemen den Zustand Ihrer Zeiterfassungs-Installation täglich überwacht und Sie bei Bedarf informiert, wenn Updates eingespielt oder Systemeinstellungen angepasst werden sollten.
Diesen Dienst bieten wir unseren Kunden unter https://online-datenbanksicherung.de an – hier werden täglich Datensicherungen früh morgens übertragen, bevor der Arbeitstag bei den meisten Kunden startet. Fragen, die Kunden an unseren Support stellen werden sofern erforderlich bei uns anhand der vorliegenden Datenbanksicherung professionell beantwortet.
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