Kurzarbeit

Zeiterfassung während der Kurzarbeit und in Zeiten der CORONA-Krise - Informationsstand: 24.03.2020


Hier finden Unternehmer alles was man benötigt, um eine korrekte Zeiterfassung für die Agentur für Arbeit zu erzeugen und damit der Nachweispflicht nachzukommen.


In den Tagen der Krise informieren viele Steuerberater ihre Mandanten:

Für die monatlichen Gehaltsabrechnungen und die Leistungsanträge benötigen wir jedoch jetzt von Ihnen nicht nur eine Zusammenfassung bzw. das Ergebnis der Aufzeichnungen, sondern die detaillierten Auswertungen der Zeiterfassungen oder alternativ eine Aufstellung aus der mindestens hervorgeht, an welchem Tag und von wann bis wann die einzelnen von Kurzarbeit betroffenen Mitarbeiter gearbeitet haben.


Nutzen Sie unsere einfache und unkomplizierte Zeiterfassung, um diesen Nachweis per Mausklick zu erbringen!


Außerdem liefert unsere Webseite interessante Hintergrund-Informationen und Praxis-Tipps (best-practise Kurzarbeit).

Nutzen Sie auch unser Forum, in dem sich Unternehmer und Steuerberater untereinander austauschen können bei Fragen rund um das Thema Zeiterfassung.



Statistik 2020

Welches Ausmaß die Kurzarbeit in 2020 hat wird deutlich, wirft man einen Blick in die Statistik der zurückliegenden Jahre bezogen auf den Bestand an Kurzarbeitern:




In rot markiert ist die Erwartung für 2020 (erwartete Gesamtsumme) aufgrund der Corona-Krise.

Voraussetzungen schaffen

Im ersten Schritt muss, sofern noch nicht vorhanden, eine Rechtsgrundlage für die Einführung von Kurzarbeit geschaffen werden.

Als Rechtsgrundlagen kommen Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen, Regelungsabreden und Einzelverträge in Betracht.


Beispiel:



Quelle: https://www.etl-rechtsanwaelte.de/zeigedoc/muster/Kurzarbeit



Höhe des Kurzarbeitergeld

Die Höhe des Kurzarbeitergeldes wird nach dem sog. pauschalierten Nettoentgeltausfall im Anspruchszeitraum (Kalendermonat) berechnet, also nach der Nettoentgeltdifferenz zwischen dem im Normalfall erhaltenen Nettoentgelt (Soll-Entgelt) und dem aufgrund der Kurzarbeit tatsächlich erhaltenem Ist-Entgelt. Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt und Mehrarbeit wird dabei nicht berücksichtigt. Das Kurzarbeitergeld wird für Arbeitnehmer mit mindestens einem Kind in Höhe von 67 % und für alle übrigen Arbeitnehmer in Höhe von 60 % der Nettoentgeltdifferenz gewährt.


Für eine erste ungefähre Berechnung nutzen Sie Rechner wie https://www.smart-rechner.de/kurzarbeit/rechner.php (keine Gewähr für die Richtigkeit von Berechnungen). Dies gilt insbesondere vor dem Hintergrund, dass die gesetzlichen Regelungen betreffend das Kurzarbeitergeld aufgrund der aktuellen Situation vermehrt Änderungen unterliegen, welche im Rahmen der Berechnungen ggf. noch nicht berücksichtigt werden.


Zur Berechnung greifen Sie bitte auf das sozialversicherungsrechtliche Bruttoentgelt (SV-Brutto) zurück. Einmalbezüge wie z.B. Boni, Überstundenvergütungen, Tantiemen etc. werden nicht berücksichtigt.


Zuschuss zum KUG

Um die für den Arbeitnehmer finanziell nachteiligen Auswirkungen der Kurzarbeit abzumildern, können Arbeitgeber einen Zuschuss zum Kurzarbeitergeld gewähren. Auch mehrere Tarifverträge – vor allem in den neuen Bundesländern – sehen die Zahlung eines Arbeitgeberzuschusses zum Kurzarbeitergeld vor. Dieser Zuschuss gehört nicht zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt, soweit er zusammen mit dem Kurzarbeitergeld das sog. fiktive Arbeitsentgelt (80 % des Unterschiedsbetrags von Sollentgelt und Istentgelt) nicht übersteigt. Das bedeutet, dass die Zuschüsse zum Kurzarbeitergeld im Normalfall bei der Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge außer Betracht bleiben.


Soweit der Zuschuss 80 % des ausgefallenen Arbeitsentgelts übersteigt, ist er steuer- und beitragspflichtig (also nur der übersteigende Teil ist sowohl steuer- als auch beitragspflichtig).


Das aktuelle Maßnahmenpaket zur Bewältigung der Corona-Krise sieht vor, dass grundsätzlich anfallende Sozialversicherungsbeiträge für ausgefallene Arbeitsstunden zu 100 % von den Agenturen für Arbeit erstattet werden (Stand 18.03.2020).


Entgegen der bisherigen Regelung zum Kurzarbeitergeld besteht dadurch keine Zusatzbelastung für die Arbeitgeber durch Sozialversicherungsbeiträge auf ausgefallene Arbeitsstunden.


Dies bedeutet, Überstunden müssen nicht abgefeiert werden, bevor Sie mit der Kurzarbeit starten.


Urlaub

Wenn Ihre Arbeitnehmer bereits Urlaub beantragt haben und Sie diesen genehmigt haben, dann ändert sich an der Urlaubsplanung durch die Einführung von Kurzarbeit nichts. Die Mitarbeiter können insbesondere nicht einseitig entscheiden den Urlaub nicht im beantragten und genehmigten Zeitraum zu nehmen.

Sie als Arbeitgeber können nicht bestimmen, dass Ihre Arbeitnehmer ihren Jahresurlaub/einen Großteil des Jahresurlaubs während des Kurzarbeitszeitraums nehmen. Insbesondere dann, wenn Sie keinen oder nur einen geringen Zuschuss zum Kug leisten, dann kann es sich allerdings für Ihre Arbeitnehmer lohnen, den Jahresurlaub innerhalb dieses Zeitraums zu nehmen, weil für die Berechnung des Urlaubsentgelts nicht auf das Gehalt zum Stichtag des Urlaubsantrags abgestellt wird.


Das Kug selbst ist nicht steuerpflichtig unterliegt aber dem sog. Progressionsvorbehalt. Dies bedeutet es erhöht den Steuersatz, der auf die steuerpflichtigen Einkünfte anzuwenden ist. Beim Bezug von mehr als € 410,00 Kurzarbeitergeld im Kalenderjahr ist ihr Arbeitnehmer verpflichtet eine Einkommensteuererklärung für das entsprechende Jahr abzugeben.


Ihre Arbeitnehmer bleiben während des Bezugs von Kug kranken-, renten-, arbeitslosen- und pflegeversichert. Dies gilt auch für die gesetzliche Unfallversicherung.


Anzeige über Arbeitsausfall

Zum Erhalt von Kurzarbeitergeld muss das Formular „Anzeige über Arbeitsausfall“ der Bundesagentur für Arbeit ausgefüllt und bei der zuständigen Agentur für Arbeit eingereicht werden.


Ihre Anschrift, Betriebsnummer, die Anzahl der Arbeitnehmer und den bei Ihrem Steuerberater zuständiger Lohnsachbearbeiter etc.
Stamm-Nr. KUG, Abteilungs und Betriebsnummer erfragen Sie bei der für Sie zuständigen Stelle der Bundesagentur für Arbeit oder Sie wenden sich an Ihren Steuerberater.


Geben Sie im Abschnitt B an, von wann bis wann die Kurzarbeit in Ihrem Unternehmen angewendet wird und ob der gesamte Betrieb oder nur einzelne Abteilungen betroffen sind.



Tragen Sie bei 2. die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit von Vollarbeitskräften ein – ohne Berücksichtigung von Überstunden - diesen Wert liefert Ihnen unsere Zeiterfassungs-App.

Tragen Sie bei 3. den niedrigsten Wert aller Mitarbeiter (daher "mindestens") ein - diesen Wert liefert Ihnen unsere Zeiterfassungs-App.



Tragen Sie bei 5. ein, ob für Ihren Betrieb ein Tarifvertrag gilt und ggf. die weiteren geforderten Angaben zum Tarifvertrag.



Tragen Sie bei 6. ein, wann die Kurzarbeit vereinbart wurde. Sofern sich die Vereinbarungen mit Ihren Mitarbeitern über mehrere Tage erstreckt haben, tragen Sie bitte den letzten Tag ein. Eine Rückwirkung steht der Bewilligung von Kurzarbeitergeld grundsätzlich nicht im Wege, wenn sich diese mit den Regelungen der Rechtsgrundlage zur Einführung von Kurzarbeit bzw. der konkreten Anordnung im Einzelfall deckt.



Hinweise zu Nr. 9:

Nach telefonischer Auskunft der Bundesagentur für Arbeit kann bei Branchen, die offensichtlich durch die Corona-Krise betroffen sind, wie z.B. Restaurants, Eventveranstaltung, Fluggesellschaften, Reiseveranstalter etc. die Begründung mit einem kurz ausformulierten Hinweis aus die Corona-Krise erfolgen.


Bei Branchen, bei denen es nicht offensichtlich ist, dass diese von der Corona-Krise betroffen sind, wird weiterhin zu einer ausführlichen Begründung geraten.

Prüfung des Anspruchs

Wenn Sie Kurzarbeitergeld vom Staat in Anspruch nehmen bzw. nehmen möchten, ist es gegenüber der Allgemeinheit nur fair, dass die Leistungen überprüft werden.


6.6 Prüfung der Anspruchsvoraussetzungen anhand der Lohnunterlagen

Die Agentur für Arbeit ist zur Prüfung der Anspruchsvoraussetzungen verpflichtet. Sie kann zu diesem Zweck Einsicht in die für die Lohnabrechnung maßgebenden Unterlagen nehmen, z. B. in Arbeitszeitaufzeichnungen (Schichtbücher, Schichtzettel usw.), Fahrtenschreiber, Akkordaufzeichnungen u. ä.

Dies kann vor Ort im Betrieb, beim Steuerberater oder – nach Auswahl der Unterlagen und deren Übersendung – in der Agentur für Arbeit erfolgen.

Die Prüfung der Anspruchsvoraussetzungen wird grundsätzlich in der Agentur für Arbeit durchgeführt.

Damit sollen u.a. eine mit der Prüfung einhergehende Störung der internen Abläufe in Ihrem Betrieb vermieden und kurzfristige abschließende Entscheidungen der Agentur für Arbeit ermöglicht werden.


Prüfung der Antragstellung:

Aufgrund des riesigen Ansturms auf das Kurzarbeitergeld sind die Ämter überfordert - daher ist davon auszugehen, dass in der aktuell herrschenden Ausnahmesituation das Kurzarbeitergeld eher wohlwollend genehmigt wird, da viele Existenzen auf dem Spiel stehen.


Die Vorab-Prüfung, die im "Merkblatt Kurzarbeitergeld" eine Einsicht in die für die Lohnabrechnung maßgebenden Unterlagen wie Arbeitszeitaufzeichnungen (Schichtbücher, Schichtzettel usw.), Fahrtenschreiber, Akkordaufzeichnungen u. ä. vorsieht wird aus zeitlichen Gründen sehr wahrscheinlich zunächst nicht oder nur in Ausnahmefällen stattfinden.

Abschlußprüfung

Die erfolgreiche Anmeldung des Kurzarbeitergeldes und dessen Auszahlung ist nur die halbe Miete - die Bundesagentur für Arbeit prüft nach dem Ende der Kurzarbeit die in Anspruch genommenen Leistungen.


Im "Merkblatt Kurzarbeitergeld" steht hierzu:


In der Regel innerhalb von 7 Monaten nach dem Ende des Kug-Bezugs werden die abgerechneten Kug-Bezugszeiträume abschließend geprüft. Für diese Abschlussprüfung werden von der AA ausgewählte, zu prüfende Lohn- und Arbeitszeitunterlagen schriftlich angefordert.

Die vollständige Übersendung der angeforderten Unterlagen vermeidet zeitaufwändige Rückfragen und sichert eine zügige Bearbeitung. Das Ergebnis der Abschlussprüfung führt zu einer endgültigen Entscheidung, die schriftlich mitgeteilt wird. Damit wird ein rechtssicherer Abschluss des Leistungsfalls gewährleistet.


Zeiterfassung

Warum ist Zeiterfassung gerade während der Kurzarbeit wichtig?


Was viele nicht wissen: die Bewilligung des Antrags auf Kurzarbeitergeld und dessen Auszahlung erfolgt im Rahmen einer vorläufigen Entscheidung gem. § 328 Abs.1 Nr. 3 SGB III und wird mit einem Leistungsbescheid bekanntgegeben.


Es erfolgt innerhalb von 7 Monaten nach Ende der Kurzarbeit eine Prüfung - hier sind dem Amt Unterlagen zur Arbeitszeitaufzeichnungen (Schichtbücher, Schichtzettel usw.), Fahrtenschreiber, Akkordaufzeichnungen u. ä. zur Verfügung zustellen, aus denen im Detail auf Tagesebene hervorgeht, welche Arbeitszeiten (Start- und Endzeit) auf Kurzarbeit entfallen sind.


Ordnungswidrig handelt, wer vorsätzlich oder fahrlässig den Nachweis im Sinne der » Nr. 6.2 Satz 1 nicht, nicht richtig oder nicht vollständig erbringt.

Die Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße bis zu 2.000 € geahndet werden.


Der Agentur für Arbeit obliegt es zu prüfen, ob das Kug missbräuchlich in Anspruch genommen wird. Zur Ermöglichung eines maschinellen Datenabgleichs sind ihr mit dem Antrag auf Kug bestimmte individuelle Daten der Leistungsbezieher mitzuteilen.


Außerdem zeigte die Vergangenheit (Bericht von 08/2009), dass einige Unternehmen ihre Mitarbeiter zwangen, trotz Kurzarbeit voll weiter zu arbeiten - in Zeiten, in denen Unternehmen mit dem Rücken zur Wand stehen und ums Überleben kämpfen ist es wichtig, einen einwandfreien Nachweis über die korrekte Anwendung der Kurzarbeit zu erbringen.

Wer Arbeitszeiten während der Kurzarbeitsphase nicht lückenlos erfasst, handelt ordnungswidrig und riskiert Strafen!


Schritt-für-Schritt

In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie Schritt für Schritt mit Hilfe unserer Software "Zeiterfassung.App" einen einwandfreien Nachweis über die Kurzarbeit erbringen.