Lohnabrechnung

Diese Anleitung beschreibt die Funktionalität der Lohnschnittstelle, welche die Übergabe von Zeiten, Urlaubs- und Kranktagen an unterschiedliche Lohnabrechnungsprogramme ermöglicht.

Die Lohnschnittstelle erfüllt dabei 3 Aufgaben:

  • Automatische Anpassung des aktuellen Gesamtstundenkontos von Lohnempfängern abhängig davon, wie Ist-Zeiten ausbezahlt werden. Wenn beispielsweise zu viel geleistete oder zu wenig geleistete Ist-Stunden trotzdem ausbezahl werde, müsste ohne die Lohnschnittstelle das Stundenkonto des Mitarbeiters über eine Konto-Korrektur jeden Monat händisch angepasst werden.
  • Ermittlung von Werten wie Sonn- und Feiertagsarbeit, Nachtarbeit und Ausgabe in einem Dateiformat, welches bestimmte Lohnprogramme direkt einlesen können
  • Erstellung einer Excel-Datei mit aufbereiteten Informationen der übergebenen Daten wie Mitarbeiterstammdaten, Salden, Lohnart-Einstellungen, Detail-Daten auf Kalender- und Monatsbasis

Um die Lohnübergabe mit Zeiterfassung.App jeden Monat erfolgreich durchzuführen, ist zunächst eine einmalige Einrichtung erforderlich.

Hierzu wechseln Sie in den Bereich „Lohn“ und konfigurieren einmalig die Stammdaten für die verwendete Lohn-Software (hier Datev Lohn und Gehalt):

Die Grundeinstellungen der Lohn-Schnittstelle.

Ebenfalls einmalig werden die von Ihnen benötigten Lohnarten definiert - diese sollten Sie in Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater einrichten.

Die Konfiguration der Lohnarten.

Die Lohnarten können frei definiert werden, wobei Beispiel-Lohnarten aus der Praxis mittelständischer Unternehmen zur individuellen Anpassung vorkonfiguriert sind.

Es existieren zwei unterschiedliche Lohnart-Typen.
Für beide Typen können Sie eine Bezeichnung, eine Nummer und einen Faktor (=Multiplikator) erfassen:

  • Lohnarten mit Werten aus der Zeiterfassung
    Die Werte dieser Lohnarten kommen aus der Zeiterfassung. Es wird zwischen Werten unterschieden, die auf Tagesbasis (Kalendererfassung) oder Monatsbasis (Monatserfassung) ausgeleitet werden.

    Tagesbasis-Werte sind nochmals unterteilt in Werte, die sich auf einen ganzen Tag beziehen oder auf einzelne Zeitpaare, die an einem Tag erfasst sind.

    Beim Erfassen der Lohnarten auf Tagesbasis (Kalendererfassung) können Sie zur Lohnart einen Ausfallschlüssel hinterlegen.

    Die zur Verfügung stehenden Ausfallschlüssel orientieren sich an den Ausfallschlüsseln, welche in der Schnittstellenbeschreibung von Datev Lohn & Gehalt aufgeführt sind. Beachten Sie jedoch, dass nicht alle Ausfallschlüssel zur Verfügung stehen.

    Wir haben uns in Absprache mit renommierten Steuerkanzleien dafür entschieden, nur die in der Praxis relevanten Ausfallschlüssel zu verwenden und weisen an dieser Stelle darauf hin, dass Baulohn mit unserer Zeiterfassungs-Software nicht abgerechnet werden kann, weshalb auch Baulohn-relevante Ausfallschlüssel nicht zur Auswahl stehen.
  • Lohnarten mit frei erfassbaren Werten
    Die Werte dieser Lohnarten sind pro Mitarbeiter pro Abrechnungsmonat frei erfassbar, da diese nicht aus den Daten der Zeiterfassungs-Software heraus erzeugt werden können. Diese Werte werden auf Monatsbasis (Monatserfassung) an Datev übergeben.

    Beispiele für frei erfassbare Werte sind: Urlaubsgeld, Jahresprämie, Weihnachtsgeld

    In den folgenden Abschnitten dieser Dokumentation werden die am häufigsten verwendeten Lohnarten vorgestellt, die in der Praxis relevant sind und in Datev auf Basis der Kalendererfassung und Monatserfassung verwendet werden.

Übergabe durchführen

Zu Beginn eines neuen Monats prüfen Sie die erfassten Zeiten des vergangenen Monats hinsichtlich Vollständigkeit und korrekter Erfassung - die Bildschirmauswertung "Buchungsprüfung" und "Warnhinweise", welche Sie im Bereich "Ausgabe" finden, helfen Ihnen dabei festzustellen, ob Mitarbeiter vergessen haben zu Stempeln oder Urlaubs- bzw. Krankheitstage nicht erfasst wurden.

Ein praktisches Werkzeug ist die Übersicht im Hauptmenü, die Ihnen wie auf einem Wandkalender für einen Monat Buchungen, Urlaubs- und Kranktage sowie Termine und Feiertage zeigt.

Haben Sie sicher gestellt, dass alle Daten korrekt erfasst und vollständig erfasst wurden, können Sie die relevanten Daten in wenigen Schritten an Ihr Lohnprogramm oder im Excel-Format an Ihren Steuerberater übergeben mit Daten, die in den folgenden Abschnitten beschrieben sind.

Bei der Entwicklung der Lohnschnittstelle haben wir darauf Wert gelegt, dass Sie Werte, die nicht aus der Zeiterfassungs-Software ermittelt werden können (z.B. Ausgaben für Arbeitskleidung) dennoch über die Software erfassen und an den Steuerberater übergeben können.

Zur Erfassung dieser Werte für einen abzurechnenden Monat klicken Sie auf den Knopf "erfassen", wodurch 2 zusätzliche Reiter erscheinen:

  • Übergabe-Daten (Werte aus Zeiterfassung)

    Erfassen Sie hier bei den entsprechenden Mitarbeitern bei Bedarf in den beiden rechten Spalten die Werte für auszuzahlende Urlaubstage und auszuzahlende Stunden.

    Um Ihnen bei der Erfassung der auszuzahlenden Überstunden einen besseren Überblick zu verschaffen, werden in der Tabelle auch die aktuellen Stundenkonto-Stände angezeigt:

    Während „KontoMon“ angibt, wie viele Stunden der Mitarbeiter allein in dem gewählten Monat auf seinem Überstundenkonto angesammelt hat, zeigt „KontoKum“ wie viele Überstunden insgesamt (seit Erfassungsstart) gesammelt wurden – das entspricht dann auch dem „aktuellen Stundenkontostand“.
    Möglichkeit der manuellen Erfassung auszuzahlender Überstunden und Urlaubstage (die beiden rechten Spalten).

    Hinweis

    Wenn Sie in den Einstellungen die Übergabe von Nachtarbeitzuschlägen eingeschränkt haben, erscheint ganz rechts eine weitere Spalte, in der Sie pro Mitarbeiter durch die Werte JA und NEIN bestimmen können, ob die Nachtarbeitzuschläge im abzurechnenden Monat gezahlt werden sollen oder nicht.

  • Übergabe-Daten (manuell erfasste Werte)
    Erfassen Sie hier die bei den entsprechenden Mitarbeiter Werte der Lohnarten, welche für die manuelle Eingabe von Daten konfiguriert sind.
    Manuelle Erfassung von Werten, die nicht aus der Zeiterfassung heraus kommen, aber an den Lohn übergeben werden sollen..

Damit sind alle erforderlichen Schritte durchlaufen und Sie können durch das Anklicken von "starten" die Lohnübergabe starten.

Hierdurch werden die Lohndaten erzeugt und je nach Konfigurationseinstellungen die aktuellen Gesamtstundenkonten der Mitarbeiter automatisch angepasst.

Datev Lohn & Gehalt


Falls Sie zum ersten Mal einen Import von TempoBill Zeiterfassungs-Daten in DATEV Lohn und Gehalt durchführen, müssen Sie zunächst die TempoBill Formatbezeichnung anlegen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

Öffnen Sie aus dem DATEV Arbeitsplatz das Programm „Lohn und Gehalt“ für den gewünschten Mandanten.

Wählen Sie dann das Pull-Down-Menü „Extras/ASCII-Import Assistent“:
Den DATEV Lohn und Gehalt Import-Assistent einmalig aufrufen..

Klicken Sie im Assistenten-Fenster auf „Neu“:
Der DATEV Lohn und Gehalt Import-Assistent zum einmaligen Einrichten der Einstellungen für Zeiterfassungs-Import-Daten..

Geben Sie nun bei der Hersteller-Formatbezeichnung „TempoBill“ ein und klicken Sie dann auf „Importieren…“.

Wählen Sie die Datei „Formatbezeichnung.ini“ aus, welche beim Export der Daten aus der Zeiterfassung erzeugt wird:
Die Datei mit Einstellungen für den DATEV-Import von Zeiterfassungsdaten..

Es sollte dann folgender Hinweis erscheinen:
Erfolgreich eingelesene Formatbeschreibung für DATEV Zeiterfassung..

Klicken Sie dann auf „Fertigstellen“. Damit die Einstellungen wirksam werden, schließen Sie bitten den Mandanten und öffnen Sie ihn anschließend wieder.

Für die Übergabe benötigen Sie die Beraternummer und die Mandantennummer, die Sie von Ihrem Steuerberater erhalten.
Fragen Sie ihn auch, ob die Option "Personalnummer = betriebliche Personalnummer" aktiviert werden soll.

Einstellung des DATEV-Beraternummer und der Mandanten-Nummer in der Zeiterfassungs-Software..

Der Beraternummer und Mandant in DATEV müssen mit den in der Zeiterfassung angegebenen Daten übereinstimmen..

Ab hier ist die einmalige Einrichtung der Zeiterfassungs-Schnittstelle in Datev Lohn und Gehalt abgeschlossen – die folgenden Schritte sind für jeden monatlichen Import identisch.

Um die aus der Zeiterfassung exportierten Daten zu importieren, wählen Sie links in der Übersicht den Eintrag „Datenübernahme/Bewegungdaten importieren“:
DATEV Bewegungsdaten-Import für Zeiterfassung..

Im rechten Bereich tragen Sie im Feld „Monat der Übernahme“ den Wert des Monats ein, für den der Lohnexport aus der Zeiterfassung ausgeführt wurde und wählen dann in der Auswahlliste „Hersteller“ den Eintrag „TempoBill“:
Auswahl der Formatbeschreibung im Import-Dialog für Bewegungsdaten (=Zeiterfassungsdaten).

Klicken Sie nun auf den Knopf „Dateiauswahl…“ und wählen Sie die Lohnexport-Datei, welche beim Export der Daten aus der Zeiterfassung erzeugt wird:
Die Zeiterfassungssoftware erzeugt die Datei mit Lohndaten wird für den abzurechnenden Monat..

Allgemeine Einstellungen

Der Ausgabepfad gibt den Pfad an, in dem das „Lohnpaket für den Steuerberater“ erzeugt wird.
Dieses beinhaltet die Stundenzetteln aller abzurechnenden Mitarbeiter in einer einzigen PDF-Datei, der Lohndaten-Datei im Format des gewählten Lohnprogrammes (sofern ausgewählt) und einer Excel-Datei, die folgende Reiter enthält:

Grundeinstellungen aktuelle Grundeinstellungen der Lohnschnittstelle
Lohnarten konfigurierte Lohnarten und deren Einstellungen
Mitarbeiter Stammdaten aller Mitarbeiter, deren Daten übergeben wurden
Lohnabrechnungsdaten Lohndaten Werte auf Kalender- und Monatsebene aufgeschlüsselt nach Lohnarten
Zeiterfassungsdaten Zeiterfassungsdaten und manuell erfasste Auszahlung der Überstunden- und Urlaubstage
weitere Daten manuell erfasste Werte von Lohnarten, deren Daten nicht aus der Zeiterfassung kommen
Verprobung Summierung übergebenen Tageswerte wie z.B. Stundenlohn, Nachtstunden, Nachtzuschläge

Die Einstellung halbe Krankheitstage bezahlen ist im Abschnitt Lohnart 1650 mit Beispielen beschrieben.

Über-/Minderstunden

Die Software kennt 2 Arten von Überstundenkonten:

  • Geleistete Überstunden im aktuellen Monat
    hier werden ausschließlich die im abzurechnenden Monat geleisteten Überstunden betrachtet
  • Gesamtüberstunden (aktueller Stand des Stundenkontos)
    die seit Beginn seiner Zeiterfassung geleisteten Überstunden eines Mitarbeiters, die von Monat zu Monat je nach Konfiguration der Software 1:1 übertragen oder gekappt werden (Überstunden ab oder bis zu einem bestimmten Wert übertragen)

Im Zusammenhang mit der Auszahlung der Löhne gibt es 3 Optionen, um sicher zu stellen, dass das aktuelle Stundenkonto unter Berücksichtigung von ggf. ausbezahlten Überstunden oder Minderstunden korrekt geführt wird.

Hinweis zu Kombinationsmöglichkeiten der Optionen

Wenn Sie die Option "maximal die Soll-Zeit als Ist-Zeit übergeben (bei manueller Überstunden-Auszahlung)" mit der Option "bei Lohn-Empfängern die Überstunden des Abrechnungsmonats vom Gesamtstundenkonto abziehen" kombinieren, beachten Sie bitte folgendes:

  • es wird pro Tag maximal die Soll-Zeit an den Lohn übergeben
  • die Überstunden, welche im Abrechnungsmonat in der Zeiterfassung angelaufen sind, werden vom Gesamtstundenkonto abgezogen
  • in der genannten Kombination würde demnach der Lohnempfänger keine Überstunden ausbezahlt bekommen und diese verschwinden auch vom Gesamtstundenkonto – der Mitarbeiter verliert also die Überstunden
Beispielkonfiguration für den Fall "Es werden immer die Ist-Stunden ausbezahlt": In diesem Fall aktivieren Sie bitte nur die Option "die Überstunden des Abrechnungsmonats vom Gesamtstundenkonto abziehen".

mindestens die Soll-Arbeitszeit an einem Arbeitstag übergeben

Auswirkung bei aktiver Option:

  • das Gesamtstundenkonto bleibt durch die Lohnabrechnung unverändert
  • Überstunden des Abrechnungsmonats werden nur dann an den Lohn übergeben, solange das Gesamtstundenkonto im abzurechnenden Monat noch im Plus ist
  • zu wenig geleistete Stunden in einem Monat werden trotzdem an den Lohn übergeben (ausbezahlt)
  • die geschuldete Zeit kann durch die Erbringung von Überstunden ausgeglichen werden
  • zusätzliche Ausbezahlung von Überstunden vom Gesamtstundenkonto möglich durch manuelle Erfassung pro Mitarbeiter pro Monat

Wird bei der Lohnschnittstelle eingestellt, dass immer mindestens die Sollzeit eines Tages als Ist-Zeit an den Lohn übertragen werden soll, entsteht hierdurch folgende Situation: Im Gesamtstundenkonto sind zu wenig geleistete, aber dennoch bezahlte Stunden automatisch enthalten. Arbeitet der Mitarbeiter in einem Monat weniger als er soll, wird entsprechend das Gesamtstundenkonto belastet. Je nachdem, wie er in den vorangegangenen Monaten gearbeitet hat, kann es sein, dass sein Gesamtstundenkonto ins Minus rutscht, wenn er im abzurechnenden Monat weniger arbeitet als er soll.

Wie kann ein Mitarbeiter die in diesem Fall die geschuldete Zeit „wieder reinarbeiten“?

Dies wird über das Gesamtstundenkonto (der Stand zu Beginn des Abrechnungsmonats unter Berücksichtigung der einzelnen Tageskonten des Abrechnungsmonats) wie folgt geregelt: Bekam der Mitarbeiter in einem Monat zu wenig geleistete Zeit trotzdem bezahlt, arbeitet er diese in den Folgemonaten wieder rein (oder sollte es zumindest). Hat ein Mitarbeiter in einem Monat mehr gearbeitet als er soll, werden diese auf den abzurechnenden Monat bezogenen Überstunden nämlich nur dann auf Tagesbasis (=Kalendererfassung) ausbezahlt, solange sein Gesamtstundenkonto ausgeglichen oder „im Plus“ ist. Solange (auf den einzelnen Monat gesehen) trotz Überstunden das Gesamtstundenkonto noch im Minus ist, werden an den Lohn nur die Soll-Zeiten statt der Ist-Zeiten übergeben.

maximal die Soll-Zeit als Ist-Zeit übergeben

Auswirkung bei aktiver Option:

  • das Gesamtstundenkonto bleibt durch die Lohnabrechnung unverändert
  • es werden nur maximal die Soll-Stunden an den Lohn übergeben
  • die nicht bezahlten Überstunden bleiben auf dem Gesamtüberstundenkonto erhalten
  • Ausbezahlung von Überstunden vom Gesamtstundenkonto möglich durch manuelle Erfassung pro Mitarbeiter pro Monat

die Überstunden des Monats vom Gesamtstundenkonto abziehen

Auswirkung bei aktiver Option:

  • es erfolgt bei Überstunden im Abrechnungsmonat eine Negativ-Korrektur des Gesamtstundenkontos um die Anzahl dieser Überstunden
  • die Bemerkung der Korrektur lautet „Lohnabrechnung: automatischer Abzug von Monatsüberstunden“
  • Überstunden des Abrechnungsmonats werden automatisch vom Überstundenkonto abgezogen
  • es werden die tatsächlich geleisteten Stunden an den Lohn übergebe
  • zusätzliche Ausbezahlung von Überstunden vom Gesamtstundenkonto möglich durch manuelle Erfassung pro Mitarbeiter pro Monat

Nachtstunden und Nachtzuschläge

In diesem Abschnitt können Sie angeben, in welchem Zeitraum Nachstundenlohn und Nachtarbeitzuschlag liegen.
Die in den Zeitraum fallenden Stunden werden mit der entsprechendnen Lohnart (sofern im Reiter "Lohnarten" eingerichtet) ausgewiesen.

Standardmäßig werden immer Nachtarbeitzuschläge übergeben - möchten Sie dies für den abzurechnenden Monat einschränken, setzen Sie die Optionen "Nachtarbeitzuschlag 25%" bzw. "Nachtarbeitzuschlag 40%" und legen dann die Wochentage fest, an denen die Nachtzuschläge berücksichtigt werden sollen.

Ist eine der beiden Optionen aktiv, werden nur bei den Mitarbeitern die Zuschläge berücksichtigt, die Sie im Reiter "Übergabedaten (Werte aus Zeiterfassung) in der ganz rechten Spalte markiert haben.

Monatserfassung

Bei der Monatserfassung werden auf den ganzen Monat bezogene Summmen zusammen mit der entsprechenden Lohnartnummer übergeben.

Die Monatserfassung stellt die Standarderfassung für Bewegungsdaten in Lohn und Gehalt dar, mit der die alltäglichen Bewegungsdaten für die Mitarbeiter erfasst werden.

Die Monatserfassung besitzt ein Wertfeld, in dem je nach Lohnart jährliche Beträge, monatliche Beträge, Stunden, Tage und Kilometer eingegeben werden können.

DATEV-Beschreibung der Übergabe für Monatserfassung.

Für einen Teil der Lohnarten können innerhalb der Buchung abweichende Faktoren und prozentuale Lohnveränderungen eingetragen werden, die dann vor den in den Stammdaten hinterlegten Werten herangezogen werden.

Über die Monatserfassung können keine Ausfallzeiten wie Krankheit, Kurzarbeit etc. eingeben werden.

Nachfolgend sind die einzelnen Lohnarten beschrieben, welche auf Ebene der Monatserfassung an DATEV übergeben werden.

Wenn sich in der Beschreibung auf Werte bezogen wird, sind immer die Gesamtstunden bzw. Gesamttage für den abzurechnenden Monat für den jeweiligen Mitarbeiter gemeint.

Die Datev-Export-Datei enthält somit für jede Lohnart pro Mitarbeiter jeweils eine Zeile mit den entsprechenden Werten.

Folgende Werte lassen sich auf Basis der Monatserfassung ausleiten – nicht enthaltene Werte können Sie über den Lohnart-Typ „manuell erfasster Wert für Excel-Datei“ bzw. „manuell erfasster Wert für Lohn-Datei“ hinzufügen und bei dem Erstellen des Lohnexports pro Mitarbeiter pro Monat in der Zeiterfassung eingeben.

Überstundengrundvergütung (laufend)

Lohnart: 1100

Verwendung nur bei VOLLZEIT Lohn- & Gehaltsempfängern

Die im Abrechnungsmonat geleisteten Überstunden (ohne Vormonate).

Mehrarbeitsstunden

Lohnart: 1400

Verwendung nur bei VOLLZEIT Lohn- & Gehaltsempfängern

Von Mehrarbeitsstunden (1400) spricht man, wenn ein Arbeitnehmer Teilzeit arbeitet (Arbeitnehmertyp="xxx Teilzeit") und mehr Stunden arbeitet. Was für den Arbeitnehmer mit Vollzeit Überstunden sind, sind für den Teilzeitbeschäftigten Mehrarbeitsstunden.

zusätzlicher Arbeitslohn, steuerpflichtig

Lohnart: 2033

Kann pro abzurechnenden Monat pro Mitarbeiter bei der Datev-Übergabe in der Zeiterfassung erfasst werden.

Urlaubsgeld

Lohnart: 4000

Kann pro abzurechnenden Monat pro Mitarbeiter bei der Datev-Übergabe in der Zeiterfassung erfasst werden.

Urlaubsabgeltung

Lohnart: 4060

Der Begriff "Urlaubsabgeltung" wird häufig verwendet, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und restlichen Urlaub ausbezahlt haben möchte.

Sie können die Urlaubsabgeltung jeden Monat nutzen, wenn ein Mitarbeiter nicht genommenen Resturlaub ausbezahlt bekommen möchte - unabhängig davon, ob er das Unternehmen verlässt oder weiterhin beschäftigt bleibt.

Kann pro abzurechnenden Monat pro Mitarbeiter bei der Datev-Übergabe in der Zeiterfassung erfasst werden.

Jahresprämie

Lohnart: 4130

Kann pro abzurechnenden Monat pro Mitarbeiter bei der Datev-Übergabe in der Zeiterfassung erfasst werden.

Weihnachtsgeld, jährl. brutto

Lohnart: 4401

Kann pro abzurechnenden Monat pro Mitarbeiter bei der Datev-Übergabe in der Zeiterfassung erfasst werden.

Vorschuss

Lohnart: 9000

Kann pro abzurechnenden Monat pro Mitarbeiter bei der Datev-Übergabe in der Zeiterfassung erfasst werden.

Fahrtkosten Auswärtstätigkeit

Lohnart: 9600

Kann pro abzurechnenden Monat pro Mitarbeiter bei der Datev-Übergabe in der Zeiterfassung erfasst werden.

Verpflegungszuschuss

Lohnart: 9650

Kann pro abzurechnenden Monat pro Mitarbeiter bei der Datev-Übergabe in der Zeiterfassung erfasst werden.

Ausfallschlüssel

Die Ausfallschlüssel werden ausschließlich in der Kalendererfassung verwendet und stehen für produktive und unproduktive Arbeitszeiten sowie für Fehlzeiten.

Die in Datev verwendeten Ausfallschlüssel werden bis auf die Baulohn-spezifische Ausfallschlüssel beinahe vollständig unterstützt.

Die Zeiterfassung teilt die Ausfallschlüssel in 2 interne Kategorien:

  • Nach Bedarf verwendbare Ausfallschlüssel
    Datev kennt eine Vielzahl verfügbarer Ausfallschlüssel – die meisten davon können Sie als Termine in der Zeiterfassung hinterlegen. Wenn Sie diese Termine an Tagen bei Mitarbeitern eintragen werden, die entsprechenden Ausfallschlüssel mit Werten an Datev übergeben, sofern die Lohnart als zu verwendende Lohnart konfiguriert ist. Ausfallschlüssel dieser Art werden IMMER auf Tagesebene erfasst und gelten damit für einen ganzen Tag.
  • Fest vorgegebene Ausfallschlüssel
    Die Zeiterfassung bietet die Möglichkeit Arbeitszeiten, Urlaubs- und Krankheitstage zu erfassen und kennt Feiertage – die jeweiligen Ausfallschlüssel (1, U, K, KF und F) werden automatisch von der Zeiterfassung entsprechend der erfassten Daten übergeben, sofern die Lohnart als zu verwendende Lohnart konfiguriert ist.

Ausfallschlüssel werden bei Lohnempfängern immer mit der Lohnart 1000 ausgewiesen.

Ausnahmen bilden folgende Ausfallschlüssel:
PO Pflege krankes Kind ohne Kranken(tage)geld => Lohnart bleibt leer
PK Pflege krankes Kind mit Kranken(tage)geld => Lohnart bleibt leer
K Krankheit (Lohnfortzahlung) – Lohnart 1650
KF Krankheit an Feiertagen (Lohnfortzahlung) – Lohnart 1650
U Urlaub - Lohnart 4000

Hinweis

Bei Gehaltsempfängern werden Ausfallschlüssel zwar mit ausgewiesen, jedoch bleibt hier die Lohnart grundsätzlich leer.

Die Ausfallschlüssel können in der Zeiterfassung auf Basis von Tagen oder auf Basis von Zeitpaaren erfasst werden – egal bei welcher Art der Erfassung werden immer Stunden und Tage ausgegeben.

Bei Tagen orientiert sich die Ausgabe nach den zu leistenden Stunden entsprechend dem Zeitmodell des Mitarbeiters. An Krankheits- und Urlaubstagen werden die Werte 0,5 für halbe und 1 für ganze Krankheits- bzw. Urlaubstage verwendet.

Flexibel

Diese Ausfallschlüssel werden in der Zeiterfassung in Form von Terminen erfasst und betreffen somit immer ganze Tage.

Termine lassen sich in der Zeiterfassung immer pro Tag eintragen, pro Tag ist also nur ein Termin möglich, der somit den ganzen Tag umfasst.

Bei Konfigurieren von Terminen haben Sie die Möglichkeit, aus den für Sie relevanten Ausfallschlüsseln zu wählen und bestimmen einen individuellen kurzen Anzeige-Text für den Ausfallschlüssel, der in der Programmoberfläche und Druckberichten verwendet wird:

Die Konfiguration der Termintypen (ganztägige Termine).

Das Erfassen eines Termines mit einem Ausfallschlüssel bewirkt, dass die IST-Zeit und die Soll-Zeit an dem Tag für die Zeiterfassung auf 0 gesetzt wird.

Sie teilen dem Programm durch das Erfassen eines Termins an einem Arbeitstag mit, dass an diesem Tag keine Zeit erfasst wird.

Die an dem Tag ursprünglich zu leistenden Stunden laut Zeitmodell werden entsprechend in der Lohnübergabe mit dem jeweiligen Ausfallschlüssel übergeben.

Termine dieser Art, die also dafür sorgen, dass für die Zeiterfassung das Zeitkonto Ist=0 und Soll=0 an einem Tag gilt, tragen das Raute-Zeichen (#) als erstes Zeichen in deren Bezeichnung.

Hinweis

Obwohl für die Zeiterfassung die Termine für Ausfallschlüssel mit Ist=0 und Soll=0 zählen, wird an Datev im Feld „Stundenanzahl“ die normalerweise laut Zeitmodell zu leistende Soll-Zeit und im Feld „Tagesanzahl“ der Wert 1 übergeben.

Eine Ausnahme von der oben beschriebenen Regel sind die Ausfallschlüssel "Betriebsratstätigkeit", "Mehrarbeit" und "*Fehltag unentschuldigt".

Die ersten beiden Termine werden in der Zeiterfassung Ist- und Soll-mäßig mit der vollen Zeit gezählt, bauen also auf der IST-Seite ein Guthaben auf und sorgen dafür, dass das Stundenkonto des erfassten Tages +00:00 beträgt.

Der Ausfallschlüssel "*Fehltag unentschuldigt" sorgt dafür, dass das Stundenkonto an dem Tag mit der vollen Soll-Zeit ins Minus geht, also damit auch dem Mitarbeiter die Ist-Stunden auf seinem Gesamtstundenkonto fehlen.

AF Arbeitsfrei ohne Lohnanspruch
AM Ausbildung zum Meister
AS Aussperrung
EK Krank bei Eintritt ohne Lohnfortzahlung
ER Einstellung Krankengeld wegen voller Erwerbsminderungsrente
Eignungsübung
FU Fehltag unentschuldigt
GR Grund- bzw. freiwilliger Wehrdienst
K6 Krankheit mit Kranken(tage)geldanspruch
KA Ende Bezug Krankengeld/Beginn Bezug Arbeitslosengeld
KE Krankengeldende (nach 78 Wochen)
KO Krankheit ohne Kranken(tage)geldanspruch
KP Kurzzeitige Pflege (bis 10 Tage)
OS Krankengeld bei Organ-/Blut-/Gewebespende ohne EEL
PB Vollständige Freistellung für die Betreuung/Begleitung Pflegebedürftiger
PK Pflege krankes Kind mit Kranken(tage)geld
PO Pflege krankes Kind ohne Kranken(tage)geld
PU Pflegeunterstützungsgeld
PZ Pflegezeit
RA Rechtmäßiger Streik (Tage)
U6 Krank Betriebsunfall (ohne LFZ)
UA Unrechtm. Arbeitskampf
UE Übergangsgeld
UF Unwiderrufliche unbezahlte Freistellung
UU Unbezahlter Urlaub
VG Versorgungsgeld
VL Verletztengeld
WE Wehrübung/Dienstverpflichtung
ZD Zivil- bzw. Bundesfreiwilligendienst
BR Betriebsratstätigkeit
ME Mehrarbeit

Besonderheiten

Die Termine bzw. Ausfallschlüssel Elternzeit (EZ) und Mutterschutzfrist (MS) können zwar in der Zeiterfassung als Termin hinterlegt werden, diese werden jedoch nicht in der Lohnübergabe berücksichtigt, da sich Datev Lohn & Gehalt hierum selbst kümmert.

Statisch

Verfügbare Ausfallschlüssel und deren Erfassung
Die Software kennt durch die Konfiguration (Hinterlegung von Feiertagen und Zuordnung von Mitarbeitern zu Bundesland) und die Programmoberfläche (Erfassung von Urlaubs- und Krankheitstagen) 5 feste Ausfallschlüssel, die automatisch verwendet werden:
Diese lauten:

1 Stundenlohn (erfasste Ist-Stunden bei Lohnempfängern und Aushilfen)
F Feiertagszuschlag (erfasste Ist-Stunden an Feiertagen)
U Urlaubslohn (ergibt sich aus den erfassten Urlaubstagen)
K Lohnfortzahlung bei Krankheit (erfasste Krankheitstage)
KF Lohnfortzahlung bei Krankheit am Feiertag (erfasste Krankheitstage an Feiertagen)

Hinweis

Im Kapitel "Kalendererfassung" werden die einzelnen Ausfallschlüssel zusammen mit den entsprechenden Lohnarten mit konkreten Beispielen vorgestellt.

Kalendererfassung

Innerhalb der Kalendererfassung können Stunden und/oder Tage kalendertagbezogen eingegeben werden.

Das Tagesfeld (Standardwert 1,00) lässt die Eingabe von Teilen eines Tages zu, wobei bei Urlaub neben ganzen Tagen nur halbe Tage erlaubt sind.

DATEV-Beschreibung der Übergabe für Kalendererfassung.

Die Eingabe von Ausfallzeiten in der Kalendererfassung führt zur:

  • Meldung an Sozialversicherungsträger, Beantragung der Erstattung für entgeltfortzahlungspflichtige Krankheitszeiten, Ermittlung der Anzahl Urlaubstage für die Lohnsteuerbescheinigung
  • Berechnung der Sozialversicherungstage
  • Kürzung von Festbezügen nach Stunden und/oder Tagen mit Hilfe von auswählbaren Umrechnungsformeln

Für einen Teil der Lohnarten können innerhalb der Buchung abweichende Faktoren und prozentuale Lohnveränderungen eingetragen werden, die dann vor den in den Stammdaten hinterlegten Werten herangezogen werden.

Für eine mitarbeiterübergreifende Erfassung steht eine Stapelbuchungsmöglichkeit zur Verfügung. Über die Monatserfassung können keine Ausfallzeiten, wie Krankheit, Kurzarbeit, etc. eingeben werden.

Folgende Werte lassen sich auf Basis der Kalender-Erfassung ausleiten – nicht aufgelistete Werte können Sie ergänzen, indem Sie eine neue Lohnart anlegen und in den Eigenschaften die gewünschten Parameter setzen.

Hierbei stehen Ihnen unterschiedliche Werte aus der Zeiterfassung zur Verfügung: Termin-Tage, erfasste Istzeit an einem Arbeitstag, erfasste Istzeit an einem Sonntag,erfasste Istzeit an einem ges. Feiertag, erfasste Istzeit an einem bes. Feiertag, reguläre Sollzeit an einem Feiertag, Urlaubstag, Krankheitstag, Krankheitstag an einem Feiertag, Istzeit im Nachtstunden-Zeitraum, Istzeiten (Nachtarbeitzuschlag 25%), Istzeiten (Nachtarbeitzuschlag 40%), Bezahlte Freistellung (Urlaub an Feiertag)

Stundenlohn

Lohnart: 1000, Ausfallschlüssel: 1

Verwendung nur bei Voll&Teilzeit Lohnempfängern

Die geleisteten Ist-Stunden OHNE die enthaltenen Nachtstunden.

Beispiel 1:
Ein Lohnempfänger arbeitet an normalen Arbeitstagen mindestens so viel wie er laut Zeitmodell hätte arbeiten sollen

Auszug aus Stundenzettel mit den Spalten Wochentag, Datum, Kommen, Gehen, Pause, Anwesend, Soll, Ist, Konto, Abzug
Auszug aus den übergebenen Lohndaten



Beispiel 2:
Ein Lohnempfänger arbeitet an einem normalen Arbeitstag weniger als er laut Zeitmodell hätte arbeiten sollen
Die Option "mindestens die Soll-Arbeitszeit an einem Arbeitstag übergeben" ist nicht aktiviert.

Auszug aus Stundenzettel mit den Spalten Wochentag, Datum, Kommen, Gehen, Pause, Anwesend, Soll, Ist, Konto, Abzug
Auszug aus den übergebenen Lohndaten



Beispiel 3:
Ein Lohnempfänger arbeitet an einem normalen Arbeitstag weniger als er laut Zeitmodell hätte arbeiten sollen
Die Option "mindestens die Soll-Arbeitszeit an einem Arbeitstag übergeben" ist aktiviert.

Auszug aus Stundenzettel mit den Spalten Wochentag, Datum, Kommen, Gehen, Pause, Anwesend, Soll, Ist, Konto, Abzug
Auszug aus den übergebenen Lohndaten

Wichtig

Wie zu erkennen ist, unterscheidet sich die Ausgabe auf dem Stundenzettel von den Daten, die an den Lohn übergeben werden, wenn Sie die Optionen "mindestens die Soll-Arbeitszeit an einem Arbeitstag übergeben" bzw. "maximal die Soll-Zeit als Ist-Zeit übergeben" aktivieren.

Sie sollten Ihre Mitarbeiter darüber informieren, um Mißverständnissen vorzubeugen.

Nachtstunden

Lohnart: 1010, Ausfallschlüssel: 1

Verwendung nur bei Voll&Teilzeit Lohnempfängern

Diese Lohnart beschreibt die Stunden, welche im laut Konfiguration angegebenen Nachtzeitraum (normalerweise 20:00-06:00 Uhr) gearbeitet werden.

Wichtig

Die Nachstunden werden aus der Anzahl der Ist-Stunden (Lohnart 1000) herausgerechnet.

Als Tagesanzahl wird bei Lohnart 1010 immer 0 übergeben, da die Software davon ausgeht, dass zur Lohnart 1010 immer eine passende Lohnart 1000 existiert und pro Tag immer nur einmal die Tagesanzahl 1 übergeben werden darf.

Aushilfslohn, Stunden

Lohnart: 2200, Ausfallschlüssel: 1

Verwendung nur bei Aushilfen

Diese Lohnart wird für die Erfassung der Stunden für Aushilfen verwendet.

Bei einer Aushilfe übergibt die Zeiterfassung die geleisteten Ist-Zeiten mit Lohnart 2200 anstatt mit Lohnart 1000.

In der Zeiterfassung ist bei einer Aushilfe als Soll-Zeit für jeden Tag 00:00 Stunden hinterlegt – insofern wird hier kein klassisches "Überstundenkonto" geführt, sondern am Monatsende (nach der Lohnabrechnung) würden die aufgelaufenen Stunden wieder auf 00:00 gekürzt.

Wichtig

Die Kürzung des Überstundenkontos kann entweder über die Einstellungen der Über-/Minderstunden erfolgen (diese gilt für alle Lohnempfänger) oder über die Einstellungen im Zeitmodell der Aushilfen, bei der ebenfalls hinterlegt werden kann, dass Überstunden am Ende des Monats auf 00:00 gekappt werden.

Beispiel 1:
Eine Aushilfe hat Urlaubs, Krankheits- und Arbeitstage vom 01.04. – 10.04. erfasst

Auszug aus Stundenzettel mit den Spalten Wochentag, Datum, Kommen, Gehen, Pause, Anwesend, Soll, Ist, Konto, Abzug

Auszug aus den übergebenen Lohndaten

Sonntagszuschlag

Lohnart: 1510, Ausfallschlüssel: 1

Verwendung nur bei Voll&Teilzeit Lohnempfängern

Diese Lohnart beinhaltet die an Sonntagen gearbeiteten Stunden.

Beispiel 1:
Arbeitet ein Lohnempfänger an einem Sonntag beispielsweise 8 Stunden, werden die erfassten Zeiten wie folgt übergeben:

Auszug aus den übergebenen Lohndaten

Beispiel 2:
Existiert keine Lohnart mit einer Zuweisung zum Kalenderwert "erfasste Istzeit an einem Sonntag", wird an einem Sonntag, an dem der Mitarbeiter gearbeitet hat folgendes übergeben:

Auszug aus den übergebenen Lohndaten

Feiertagszuschlag 125%

Lohnart: 1520, Ausfallschlüssel: F

Verwendung nur bei Voll&Teilzeit Lohn-&Gehaltsempfängern

Beim Feiertagszuschlag werden die Stunden erfasst, die der Arbeitnehmer am Feiertag gearbeitet hat.
Die Anzahl Stunden ist in der Regel der gleiche Betrag, der für die "normalen" Feiertagsstunden erfasst wird.

Beispiel 1:
Ein Lohnempfänger arbeitet an einem von zwei Feiertagen im April:

Auszug aus Stundenzettel mit den Spalten Wochentag, Datum, Kommen, Gehen, Pause, Anwesend, Soll, Ist, Konto, Abzug

Auszug aus den übergebenen Lohndaten

Beispiel 2:
Ein Gehaltsempfänger arbeitet an einem von zwei Feiertagen im April:

Auszug aus Stundenzettel mit den Spalten Wochentag, Datum, Kommen, Gehen, Pause, Anwesend, Soll, Ist, Konto, Abzug

Auszug aus den übergebenen Lohndaten

Urlaubslohn

Lohnart: 1600, Ausfallschlüssel: U

Verwendung nur bei Voll&Teilzeit Lohnempfängern

Diese Lohnart beinhaltet die Stunden und Tage, die Lohnempfänger an Feiertagen gearbeitet haben.

Hinweis

Urlaubstage, die an Tagen mit 00:00 Stunden regulärer Soll-Zeit erfasst sind, werden nicht an DATEV übergeben.

Sonderfall Weihnachtszeit bzw. Urlaub an "halben Feiertagen"

Die meisten unserer Kunden verfahren bezüglich der Urlaubsregel über die Weihnachtsfeiertage wie folgt:

  • Am 24.12. und 31.12. gilt die halbe Sollzeit – der Betrieb bleibt geschlossen
  • Mitarbeiter können wählen, ob sie an diesen beiden Tagen Überstunden abfeiern möchten oder jeweils ein halber Urlaubstag abgezogen werden soll
Die Einstellungen hierfür werden im folgenden Abschnitt erklärt.

Einmalige Vorbereitung:
In der Zeiterfassungs-Software definieren Sie in den Feiertagen den 24.12. und 31.12 jeweils als halber Feiertag:
Feiertage bearbeiten im Bereich "Einstellungen".

Falls Sie Überstunden statt Urlaubstage am 24.12. und 31.12. verwenden möchten, stellen Sie bitte sicher, dass über die Konfiguration bei „Termin-Typen“ ein Termintyp mit einem Stern beginnend existiert – z.B. *Gleitzeit.
Termintypen bearbeiten im Bereich "Einstellungen".

Tage, an denen ein „Stern-Termin“ eingetragen wird, werden mit der entsprechenden Soll-Zeit gewertet, jedoch beträgt die IST-Zeit 00:00, wodurch ein Abbau der Überstunden entsprechend der hinterlegten Soll-Zeit (am 24. und 31. jeweils 04:00 Stunden) erfolgt.


Es gibt nun 2 Möglichkeiten, wie Mitarbeiter den 24.12. und 31.12. erfassen:

  • Abfeiern von Überstunden
    Am 24.12. und 31.12. trägt der Mitarbeiter einen Termin ein, der mit einem Stern beginnt (z.B. *Gleitzeit).
    Hierdurch beträgt die IST-Zeit an dem Tag 00:00 und die Soll-Zeit (durch den halben Feiertag 04:00 Stunden).
    Dies ergibt für den 24. und 31. in Summe -08:00 Stunden, die dem Stundenkonto belastet werden.
    Beispiel für Dezember 2019, bei dem ein Mitarbeiter ab dem 23.12. bis zum Jahresende nicht arbeitet

    Auszug aus den übergebenen Lohndaten
  • Im Summe einen Urlaubstag für den 24. und 31. verbrauchen
    Tragen Sie einen ganzen Urlaubstag jeweils am 24.12. und am 31.12. ein. Die Zeiterfassungs-Software interpretiert durch den halben hinterlegten Feiertag dann diese beiden Tage als jeweils einen halben Urlaubstag.
    Beispiel für Dezember 2019, bei dem ein Mitarbeiter ab dem 23.12. bis zum Jahresende Urlaub nimmt

    Als Lohnart wird an halben Feiertagen mit eingetragenen Urlaubstagen 1080 (Bezahlte Freistellung) übergeben:
    Auszug aus den übergebenen Lohndaten

Lohnfortzahlung Krankheit

Lohnart: 1650, Ausfallschlüssel: K bzw. KF

Verwendung nur bei Voll&Teilzeit Lohnempfängern

Diese Lohnart umfasst die Stunden von Tagen, bei denen ein halber oder ganzer Kranktag erfasst ist.

In den Einstellungen der Lohnschnittstelle können Sie festlegen, ob halbe Kranktage bezahlt werden sollen - je nach Einstellung wird entweder die volle Soll-Zeit an einem halben Kranktag oder die halbe Soll-Zeit an den Lohn übergeben.

Hinweis

Kranktage, die an Tagen mit 00:00 Stunden regulärer Soll-Zeit erfasst sind, werden nicht an DATEV übergeben.



Beispiel 1:
Ein Lohnempfänger ist 1,5 Tage krank - Einstellung: halbe Kranktage sollen bezahlt werden

Auszug aus Stundenzettel mit den Spalten Wochentag, Datum, Kommen, Gehen, Pause, Anwesend, Soll, Ist, Konto, Abzug

Auszug aus den übergebenen Lohndaten

Beispiel 2:
Ein Lohnempfänger ist 1,5 Tage krank - Einstellung: halbe Kranktage sollen NICHT bezahlt werden

Auszug aus Stundenzettel mit den Spalten Wochentag, Datum, Kommen, Gehen, Pause, Anwesend, Soll, Ist, Konto, Abzug

Auszug aus den übergebenen Lohndaten