Einführung

Zeiterfassung.App der Firma TempoBill GmbH ist ein sehr leistungsfähiges und dabei trotzdem einfach bedienbares Zeiterfassungsprogramm, das neben Arbeits- und Projektzeiten auch Urlaubstage und Fehlzeiten verwaltet.

Die Software bietet unterschiedliche Lösungen zur Erfassung von Arbeitszeiten in Ihrem Unternehmen:

Erfassung über eine Windows-App
Hierbei meldet sich der Mitarbeiter mit seiner Personalnummer und seinem Passwort von seinem Arbeitsplatz aus am Zeiterfassungs-Server an und kann dann bequem über ein kleine Tray-Bar-Anwendung seine Arbeitszeiten erfassen. Hierzu muss keine Installation der Software erfolgen - diese kann ohne Konfiguration direkt vom Server aus gestartet werden.



Entweder das Programm bucht automatisch Kommen bzw. Gehen im Wechsel worüber eine Sprechblase über dem Tray-Bar-Symbol von Zeiterfassung.App Client informiert...

 

... oder der Mitarbeiter führt die Buchung aus, indem er im Buchungsfenster auf die entsprechenden Knöpfe drückt - das Buchungs-Fenster kann der Mitarbeiter immer bei Bedarf über das Anklicken des Traybar-Symbols anzeigen lassen.

Buchen von Zeiten über eine Browser-App

Der Mitarbeiter kann seine Arbeitszeiten auch über einen Web-Browser (z.B. Internet-Explorer, Chrome oder Firefox) erfassen. Die Browser-Oberfläche wird auf der Zeiterfassungs-Server als Webserver-Dienst während der Installation eingerichtet und steht jedem PC im Netzwerk zur Verfügung. Wenn Sie Ihre Internet-Zugangs-Hardware (Router) entsprechend konfigurieren, ist es möglich vom Internet aus auf die Browser-Oberfläche zuzugreifen.

So können Sie beispielsweise von zuhause aus, im Internet-Cafe oder vor Ort beim Kunden Zeiten buchen, den Stundenkontostand abfragen und Urlaub beantragen.

App für Iphone (IOS) und Android

Basierend auf der Browser-Oberfläche bietet Zeiterfassung.App die Möglichkeit, Arbeitszeiten über eine "App" auf Ihrem Smartphone zu erfassen.

Hierzu richten Sie einfach auf Ihrem Internet-Router ein sogenanntes Port-Forwarding ein und erstellen eine Benutzer-Account auf unsere Webseite. Nachdem Sie diese Account-Daten in der Zeiterfassungs-Software und in der Smartphone-App hinterlegt haben, greift die Smartphone-App direkt auf die Browser-Oberfläche Ihres Zeiterfassungs-Servers zu.

Hierbei werden zusätzlich GPS-Koordinaten beim Buchen von Zeiten übertragen, die es ermöglichen, Entfernungen zwischen Kommen- und Gehen-Buchungen zu ermitteln.

Um mit der App arbeiten zu können, wird eine Internet-Verbindung benötigt. Wir arbeiten bereits an der nächsten Version der Apps, die als native App autark auf dem Smartphone laufen und auch ohne Internet-Verbindung das Buchen von Zeiten ermöglichen. Zu einem beliebigen Zeitpunkt können dann die auf dem Smartphone erfassten Zeiten und Projekte an die Zeiterfassungs-Software übertragen werden.

Erfassung an Terminal-PCs

Über die nur knapp 5 MB große Windows-Anwendung "Zeiterfassung.App Client", die Sie ohne Installation auch direkt vom Netzwerk aus starten können, verwandeln Sie einem oder beliebig viele PCs in Zeiterfassungs-Geräte, die Sie in der Nähe der Eingänge der Büros platzieren können. Im Vollbild-Modus wird im Hintergrund Ihr Firmenlogo oder eine konfigurierbare Internet-Seite angezeigt, während im Vordergrund (zentriert in der Bildschirmmitte) die Buchungsdaten angezeigt werden.



Die Mitarbeiter gehen morgens und abends am PC vorbei und geben dabei deren Personalnummer und Passwort ein – das System erfasst auf diese Weise die Kommt-/Geht-Arbeitszeiten des Mitarbeiters.

Wenn Sie die Software auf einem Computer mit Touch-Screen verwenden, können Sie eine virtuelle Tastatur im Anmelde-Dialog einblenden:


Erfassung über USB-Hardware

Über die Zeiterfassung.App Client-Anwendung ist es möglich, mit Hilfe von preiswerten USB-Geräten Arbeitszeiten zu erfassen. Diese werden direkt an den PC angeschlossen oder können über einen USB-WLAN-Hub (z.B. von Belkin) die Hardware entfernt vom PC betrieben werden. Dabei haben Sie die Wahl, ob im Vollbild-Modus die Zeiterfassung exklusiv oder im Traybar-Modus die Zeiterfassung im Hintergrund erfolgen soll (falls Sie den Computer für Büro-Tätigkeiten ganz normal weiter nutzen möchten). Lediglich die Verwendung eines Barcode-Scanners erfordert, dass der Vollbild-Modus verwendet wird und somit der Computer rein als Zeiterfassungs-Terminal genutzt werden kann.

Folgende Geräte stehen zur Auswahl:

Transponder-Leser

Fingerabdruck-Leser

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Barcode-Scanner

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Webcam  (Gesichtserkennung)

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Installieren Sie die Zeiterfassung.App Client-Komponente auf einem oder mehreren PCs, die Sie in der Nähe der Eingänge der Büros platzieren. Da die Software synchron auf eine gemeinsame Datenbank zugreift, können Sie beispielsweise im einen Gebäude am Eingang über einen Fingerabdruck-Scanner das Kommen erfassen und im anderen Gebäude über Gesichtserkennung im Vorbeilaufen das Gehen.

 

Erfassung über autarke Zeiterfassungs-Terminals mit Netzwerkanschluss oder WLAN
 

Die Software bietet eine Anbindung an Zeiterfassungs-Terminals der Firmen Datafox und Anviz. Über einen Dienst auf dem Zeiterfassungs-Server werden regelmäßig Zeitbuchungen im Terminal abgefragt und Personalstammdaten samt Salden gesendet.

Die Terminals beider Hersteller arbeiten unabhängig vom PCs - also auch wenn der Zeiterfassungs-Server ausgeschaltet ist, werden Zeitbuchungen erfasst und zu einem späteren Zeitpunkt von der Server-Software abgeholt. 

Die autark betriebenen Zeiterfassungs-Terminals mit USB oder Netzwerkanschluss sind auch für den mobilen Einsatz geeignet. Geräteausführung wahlweise als Transponder-Terminal, Fingerabdruck-Terminal, oder beides kombiniert.

Als Alternative zu den Terminals eignet sich unser Android-Tablet-Terminal an, welches über einen NFC-Leser, und seitlich montierten LEDs zum Signalisieren von Kommen und Gehen verfügt.

 

Erfassung über ein gewöhnliches Telefon mit Tasten oder Mobiltelefon

Hierbei rufen Ihre Mitarbeiter eine Telefonnummer (Festnetz aus Ihrem Ortsbereich) an, die mittels VoiceOverIP-Technik wie ein Anrufbeantworter funktioniert. Entweder der Mitarbeiter wird anhand der übermittelten Telefonnummer automatisch identifiziert und dessen Zeit gebucht, oder in einem Sprachdialog gebeten, über die Tastatur des Telefons seine Personalnummer und (sofern hinterlegt) sein Passwort einzugeben.

Für den Betrieb der Telefonzeiterfassung muss der Zeiterfassungs-Server lediglich mit dem Internet verbunden sein - da es sich um eine reine Software-Lösung handelt, benötigen Sie keine spezielle VoIP-Hardware und können gewöhnliche Analog-/ISDN- oder Mobil-Telefone verwenden um mit diesen von überall aus telefonisch Zeiten zu buchen. Damit das funktioniert benötigen Sie eine VoIP-Festnetznummer, die Sie bei unterschiedlichen VoIP-Anbietern (z.B. sipgate) teilweise ohne laufende Gebühren bekommen können.



Soll-und Gleitzeit

Im ersten Schritt werden die Zeitmodelle konfiguriert, in denen hinterlegt ist, wie lange die Mitarbeiter täglich arbeiten müssen. Im Unternehmen kann es gibt es unterschiedliche Soll-Arbeitszeiten (Vollzeit, Teilzeit, Aushilfe) geben - über Zeitmodelle können Sie festlegen, wie lange Mitarbeiter eines Zeitmodells arbeiten müssen und wie Pausen und Kappungen berechnet werden.

 

Soll-Arbeitszeit festlegen
Sie bestimmen, wie viele Stunden an einzelnen Tagen in der Woche, wöchentlich, monatlich oder jährlich Ihre Mitarbeiter arbeiten müssen

 

arbeitsfreie Tage definieren
Beispielsweise Betriebsferien oder individuelle freie Tage (Saisonarbeit) können Sie auf Wunsch pro Zeitmodell hinterlegen

 

Tage mit besonderer Soll-Zeit
Diese Tage weichen vom Standard (z.B. Mo-Fr 8 Stunden) ab und können bequem in einem Kalender pro Zeitmodell erfasst werden (z.B. Betriebsfeier mit halber Sollzeit)

 

eine optionale Kappung von Arbeitszeiten je nach gestempelter Uhrzeit
Wenn Sie Buchungen außerhalb der Gleitzeit nicht zulassen möchten, kann die Software dies berücksichten (z.B. Buchungen vor 06:00 Uhr morgens werden erst ab 06:00 gezählt)

 

Feiertage für unterschiedliche Länder und deren Bundesländer bzw. Kantone
Die Feiertage sind im System bereits hinterlegt und werden von uns automatisch über Updates für das Folgejahr auf dem Laufenden gehalten. Sie haben die Möglichkeit, die Feiertagsliste individuell zu bearbeiten. Durch die Zuordnung eines Mitarbeiters zu einem Bundesland werden diese individuell berücksichtigt und erlauben eine problemlose Administration auch für Firmenstandorte, die bundesweit oder international verteilt sind


Pausen

Ein wichtiger Punkt bei der Erfassung von Zeiten ist die Behandlung von Pausen. Zeiterfassung.App stellt 4 unterschiedliche Arten der Berechnung von Pausen bereit. Diese sind individuell einstellbar . Eine Pauseneinstellung gilt immer für das gesamte Unternehmen - übergreifend über alle Zeitmodelle. Das bedeutet, Sie können zwar Parameter der einzelnen Berechnungsarten (z.B. Länge einer Pause) zeitmodell-individuell ändern, jedoch NICHT unterschiedliche Arten für einzelne Zeitmodelle festlegen.


Es existieren 4 Arten der Pausenberechnung:

 

Pausen fix abziehen
Für jeden Wochentag wird pauschal eine Pause mit einem definierten Wert abgezogen. Der Mitarbeiter "stempelt" keine Pause.

 

Pausen anhand von Anwesenheit
Für jeden Wochentag werden bis zu 3 Zeiträume definiert, an denen Pause gemacht werden kann. Ist der Mitarbeiter in diesen Zeiträumen anwesend, wird ihm automatisch die dem Zeitraum entsprechende Pause abgezogen. Der Mitarbeiter "stempelt" keine Pause.

 

Mindestpausen
Für jeden Wochentag wird hinterlegt wie viel Pause mindestens pro Tag gemacht werden muss. Am Ende des Tages überprüft das Programm, ob diese Vorgabe eingehalten wurde.

 

Pausen anhand der Arbeitszeit
Für jeden Wochentag wird hinterlegt, ab wie vielen Stunden Arbeitszeit welche Pause berechnet wird. Vom Mitarbeiter gestempelte Pausen können dabei berücksichtigt werden.

Projekte

Im Reiter Projekte legen Sie fest, ob der Mitarbeiter Projekte verwalten darf
 

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Mitarbeiter ist Projektleiter

Als Projektleiter kann der Mitarbeiter ihm zugeordnete Projekte uneingeschränkt bearbeiten und auswerten.

 

Arbeitszeiten einzelner Mitarbeiter in der Projektverwaltung anzeigen

Der Mitarbeiter kann die Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter in der Projektverwaltung auswerten.

 

Projekte bearbeiten

Der Mitarbeiter kann Projekte erstellen und bearbeiten.

 

Alle Projekte anzeigen

Der Mitarbeiter kann alle angelegten Projekte sehen und somit bearbeiten.

Auswertungsmöglichkeiten

Zeiterfassung.App erfasst die Daten vollständig auf Basis von Microsoft SQL-Server. Alle Druckberichte lassen sich bequem über einen integrierten Berichtseditor bearbeiten und eigenen Bedürfnissen anpassen. Dieser ist ähnlich einfach zu bedienen wie Microsoft Word - anhand der zahlreichen Vorlagen sind eigene Auswertungen schnell und einfach erstellt und bestehende Auswertungen individuell angepasst. Zusätzlich steht ein leistungsstarkes Analysewerkzeug für die Datenbank zur Verfügung, mit dem Sie Tabellen-Inhalte abfragen können.


Netzwerkbetrieb

Durch die Netzwerkfähigkeit der Software können Sie von jedem beliebigen Arbeitsplatz aus entweder Zeiten erfassen oder auswerten. Ein ausgeklügeltes Sicherheitskonzept ermöglicht es beispielsweise Abteilungsleitern die Arbeitszeiten von Mitarbeiter der eigenen Abteilung zu bearbeiten. Mitarbeiter können von PC aus Urlaub beantragen, den Abteilungsleiter oder Personalabteilung bequem mit wenigen Mausklicks genehmigen können.

Auf einer Arbeitsstation müssen Sie die Software nur dann installieren, wenn Sie auf dieser das System administrieren möchten (Anlegen von Mitarbeiter, Pflegen von Zeitmodellen und Auswerten von Zeiten).

Für den einfachen Zugriff auf den Server zum Buchen von Arbeitszeiten als Mitarbeiter können Sie die Software Zeiterfassung.App Client direkt von Netzwerk aus starten - ohne Installation und erweiterte Benutzer-Rechte.

Über dieses Programm wird auch direkt am Computer angeschlossene Hardware (USB-RFID-Leser und Fingerprint-Leser) angesprochen und kann damit zum Erfassen von Arbeitszeiten verwendet werden.