Mitarbeiter

Im Reiter Mitarbeiter befindet sich die zentrale Verwaltungsoberfläche, mit der Sie Zugriff auf alle Mitarbeiter-Daten haben und von hier aus für einzelne Mitarbeiter Stundenzettel drucken, Urlaub genehmigen oder Arbeits- und Projektzeiten einsehen und bearbeiten können.

Der Reiter Mitarbeiter wird in der täglichen Arbeit mit Zeiterfassung.App am häufigsten verwendet – deshalb wird dieser auch direkt nach dem Anmelden als admin oder Personalsachbearbeiter direkt angezeigt.

Über die Tabulatoren-Leiste können Sie auf folgende Bereiche der Mitarbeiterverwaltung zugreifen:

Mitarbeiter
- Hinzufügen, Ändern und Löschen von Mitarbeitern
- Bearbeiten von Zeiten durch Öffnen des Monatskalenders
- Erfassen von Korrekturen für Stundenkonto und Urlaubsanspruch
- Bearbeiten von Benutzerrechten einzelner Mitarbeiter
- Auswerten von Stundenkonten einzelner Mitarbeiter

Auf der linken Seite des Bildschirms werden alle im System erfassten Mitarbeiter aufgelistet. Diese Liste können Sie durch das Anklicken der Spaltenköpfe nach Personalnummer, Name, Vorname Abteilung und Zeitmodell sortieren, um schnell die gewünschten Mitarbeiter zu finden oder zu gruppieren.

Hinzufügen von Mitarbeitern und Ändern von Mitarbeiter-Daten

Im Reiter Stammdaten werden dann alle Felder zurückgesetzt und Sie können mit der Erfassung der Mitarbeiter-Stammdaten beginnen. Beachten Sie jedoch, dass zum Hinzufügen eines Mitarbeiters bereits Zeitmodelle und Abteilungen angelegt sein müssen. Außerdem prüft das Programm u.a. an dieser Stelle ob Sie über eine ausreichende Anzahl von Benutzerlizenzen verfügen. Die Software wird nach Anzahl der aktiven Mitarbeiter lizenziert. Beim Kauf geben Sie an, wie viele aktive Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen beschäftigt sind und erhalten einen entsprechenden persönlich auf Ihr Unternehmen ausgestellten Lizenzschlüssel, der die Anzahl der Mitarbeiter in verschlüsselter Form enthält. Scheidet ein Mitarbeiter aus, können Sie entweder dessen Personalstammdaten löschen, oder diesen inaktiv setzen, wodurch in beiden Fällen dessen Benutzerlizenz wieder frei wird.

Abteilungen
- Hinzufügen, Ändern und Löschen von Abteilungen, denen Mitarbeiter zugeordnet werden können

Kostenstellen
- Hinzufügen, Ändern und Löschen von Kostenstellen, denen Mitarbeiter zugeordnet werden können


Zeiten bearbeiten


Das Bearbeiten von Zeiten ist eine zentrale Funktion der Zeiterfassung.App Agent-Anwendung. Die Funktion steht sowohl Mitarbeitern mit Schreib-Rechten wie auch Personalsachbearbeitern und Administratoren zur Verfügung.

Je nach Konfiguration können Mitarbeiter entweder nur lesend oder auch schreibend auf eigene oder Zeiten anderer Mitarbeiter zugreifen.
Die Oberfläche zum Bearbeiten von Zeiten wird in Form eines Kalenders dargestellt, der die Tage eines Monats anzeigt. In der Dokumentation wird diese daher auch "Monatskalender" genannt.

Der Monatskalender wird nach der Anmeldung als Mitarbeiter geöffnet und zeigt dessen persönliche Daten - über die Benutzerverwaltung, die beispielsweise dem Benutzer "admin" und Mitarbeitern mit dem Recht "Personalsachbearbeiter" angezeigt wird, kann durch einen Doppelklick auf den gewünschten Mitarbeiter dessen Monatskalender angezeigt werden.

Wenn Sie sich am Zeiterfassung.App Agent als Mitarbeiter anmelden, wird der Monatskalender mit Ihren persönlichen Arbeits- und Projektzeiten angezeigt. Gleiches gilt, wenn Sie sich als admin am System anmelden und in der Mitarbeiterliste einen Mitarbeiter doppelt anklicken:

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Im Monatskalender werden die erfassten Zeiten, Urlaubs- und Kranktage sowie Termine angezeigt.

Je nachdem welche Rechte beim angemeldeten Benutzer in den Stammdaten bzw. in der allgemeinen Konfiguration hinterlegt sind, haben Sie lesend und / oder schreibend Zugriff auf die erfassten Daten.

Der Schreibzugriff gilt in der Regel jedoch nicht für Urlaubstage, wenn Sie als normaler Mitarbeiter angemeldet sind. Als Mitarbeiter können Sie lediglich Urlaubstage beantragen und beantragte Urlaubstage wieder löschen bzw. ändern – und das nur solange, bis der Urlaub vom Vorgesetzten, dem Personalsachbearbeiter oder dem Zeiterfassungs-Administrator genehmigt wird.
 
Jeder Tag eines Monats enthält Informationen zur Soll-Zeit und Ist-Zeit. So kann die Software aus dem Vergleich zwischen Soll- und Ist-Zeiten der einzelnen Tage ein Stundenkonto ab dem Erfassungs-Start-Tag (hinterlegt in den Mitarbeiter-Stammdaten) errechnen.

Um dem Anwender auf einen Blick optisch kenntlich zu machen, an welchem Tag welche Daten erfasst sind, werden folgende Farben bzw. Schriftarten verwendet:
 
<Für die einzelnen Tage ein Screenshot-Bereich des Tages aus dem Monats-Kalender>

<Screenshot Tag1> Schwarze Schrift auf weißem Hintergrund:
Hierbei handelt es sich um einen regulären Arbeitstag, an dem laut Zeitmodell des Mitarbeiters eine Soll-Zeit hinterlegt ist. Liegt der Tag in der Vergangenheit, prüft das Programm, ob tatsächlich eine gearbeitete Ist-Zeit existiert. Falls nicht bzw. falls an dem Tag vergessen wurde „auszustempeln“, wird an dem Tag ein Warnhinweis angezeigt

<Screenshot Tag2 mit gelbem Warndreieck>.
Ist die Schrift fett dargestellt, existieren an dem Tag Zeitbuchungen.

<Screenshot Tag 3> Rote Schrift auf beliebigem Hintergrund
Signalisiert, dass an dem Tag 0 Stunden Sollzeit hinterlegt ist, der Mitarbeiter an diesem Tag laut zugewiesenem Zeitmodell also nicht arbeiten müsste. Sind an solch einem Tag Arbeitszeiten erfasst, werden diese zu 100% als Überstunden gewertet – die Schrift wird in diesem Fall fett dargestellt.

<Screenshot Tag4> Orangener Hintergrund und Symbol im Vordergrund
Signalisiert, dass an diesem Tag ein Termin hinterlegt ist. Ein Termin an einem Tag teilt der Software mit, dass keine Arbeitszeiten vom Mitarbeiter an diesem Tag erfasst werden – je nach Beschreibungstext des Termins (dieser kann in der Konfiguration der Termine bearbeitet werden) wird das Stundenkonto des Tages wie folgt berechnet: 

Termin-Beschreibung ohne #  * $
Die Software verwendet als Ist-Zeit die beim Tag laut Zeitmodell des Mitarbeiters hinterlegte Soll-Zeit.

Termin-Beschreibung beginnt mit *
Die Software verwendet als Ist-Zeit 00:00 Stunden und die laut Zeitmodell hinterlegte Soll-Zeit. Dadurch wird das Stundenkonto um die beim Zeitmodell hinterlegte Soll-Zeit für diesen Tag belastet. Zum Einsatz kommt solch ein Termin, wenn ein Mitarbeiter zwecks Abfeiern seiner Überstunden einen ganzen Tag zuhause bleibt.

Termin-Beschreibung beginnt mit #
Die Software verwendet für den Tag Ist=00:00 und Soll=00:00. Das Stundenkonto bleibt damit an solchen Tagen unverändert – der Mitarbeiter „stempelt“ an diesen Tagen keine Zeiten.

Termin-Beschreibung beginnt mit $
Dieser Termintyp wird bei Lohnempfängern verwendet, um Guthaben vom Stundenkonto abzubauen. Die Soll-Zeit des Tages wird als Negativ-Stundenkorrektur im Monat automatisch erzeugt.

<Screenshot Tag5> Dunkelblauer Hintergrund
Bei Tagen mit dunkelblauem Hintergrund handelt es sich um volle genehmigte Urlaubstage. Diese Tage kann nur ein Mitarbeiter mit Personalsachbearbeiter-Rechten oder der Administrator selbst erfassen. Arbeitszeiten sind an diesen Tagen nicht erfassbar. Es gilt an diesen Tagen Ist=00:00 und Soll=00:00 (Stundenzetteltyp1) bzw. Ist=Soll (Stundenzetteltyp2). In beiden Fällen ist das Stundenkonto des Mitarbeiters für diesen Tag 00:00, was zu keiner Veränderung des aktuellen Stundenkonto-Stands führt.

<Screenshot Tag6> Hellblauer Hintergrund
An Tagen mit hellblauem Hintergrund sind halbe Urlaubstage erfasst. Im Gegensatz zu vollen Urlaubstagen können an halben Urlaubstagen Arbeitszeiten erfasst werden. Die Soll-Zeit an halben Urlaubstagen entspricht der Hälfte der regulär beim Tag  hinterlegten Soll-Zeit. Die Ist-Zeit des Tages wird zu 100% wie bei einem Arbeitstag gewertet. Das bedeutet zum Beispiel, wenn Sie an einem Tag laut Zeitmodell 8 Stunden arbeiten müssten, an dem Tag einen halben Urlaubstag und 05:00 Stunden Ist-Zeit erfasst haben, beträgt das Stundenkonto an diesem Tag +01:00 Stunden.

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Hinweis
 
 

Sie können im Bundesland des Mitarbeiters Feiertage hinterlegen. Wenn Sie beispielsweise den 24.12. als halben Feiertag hinterlegt haben, müssen Sie ausnahmsweise einen ganzen Urlaubstag an diesem 24.12. bei dem / den Mitarbeiter(n) eintragen, wenn der Mitarbeiter an diesem Tag komplett zuhause bleiben möchte, und dafür (aufgrund des halben Feiertags) nur einen halben Urlaubstag abgezogen bekommen soll.


<Screenshot Tag7> dunkelgrüner Hintergrund
Dies bedeutet, an diesem Tag ist ein ganzer beantragter Urlaubstag hinterlegt. Beantragte Urlaubstage sollten immer in der Zukunft liegen und können sowohl vom Mitarbeiter als auch vom Administrator/Personalsachbearbeiter erfasst werden. Solange der Urlaubstag nicht genehmigt ist (dann erscheint er in dunkelblauer Farbe), hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, den beantragten Urlaub wieder zu löschen bzw. zu verschieben. Arbeitszeiten lassen sich auch hier nicht erfassen. Liegt ein beantragter Urlaubstag in der Vergangenheit, belastet er das Stundenkonto mit dem bei dem Tag hinterlegten Soll-Zeit laut Zeitmodell. ?????? IST DAS SO????????????

<Screenshot Tag8> hellgrüner Hintergrund
Wie beim ganzen beantragten Urlaubstag wird signalisiert, dass an diesem Tag ein halber beantragter Urlaubstag hinterlegt ist.
 
Hinweis zu beantragtem Urlaub:
Sind beantragte Urlaubstage erfasst, kann der Mitarbeiter diese über Ausgabe/Urlaubsantrag ausdrucken und seiner Vertretung und / oder dessen Vorgesetzem zur Unterschrift vorlegen. Anschließend wird der Urlaubsantrag im Personalbüro abgegeben, wo der Antrag als Administrator oder Personalsachbearbeiter über das Pull-Down-Menü Bearbeiten/Beantragten Urlaub genehmigen/ablehnen genehmigt oder angelehnt werden kann.

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Hinweis
 
 

Das Bearbeiten von Mitarbeiter-Daten durch den "admin" oder Personalsachbearbeiter wird in der Regel dazu verwendet, Korrekturen an bereits erfassten Arbeitszeiten durchzuführen, Zeiten nachzutragen oder genehmigte Urlaubs- und Kranktage zu erfassen.

Der Mitarbeiter hingegen kann vom Arbeitsplatz aus lediglich Urlaubstage beantragen und über den "Ausgabe" - Knopf ausdrucken - es sei denn, Sie geben ihm das Recht, auch Arbeitszeiten schreibend zu bearbeiten.


Ein bereits erfasster Tag wird im Kalender fett dargestellt. Tage, an denen der Mitarbeiter nicht gearbeitet hat obwohl er hätte arbeiten müssen, werden mit einem gelben Warndreieck gekennzeichnet. Sie können hiermit auf einen Blick sehen, welche Tage beispielsweise vergessen wurden, vom Mitarbeiter zu erfassen. 

Funktionsleiste

Im oberen Bereich des Monatskalender-Fensters befindet sich die Menüleiste mit folgenden Funktionen:

Funktionsleiste

Im oberen Bereich des Monatskalender-Fensters befindet sich die Menüleiste mit folgenden Funktionen:

Funktionsleiste

Im oberen Bereich des Monatskalender-Fensters befindet sich die Menüleiste mit folgenden Funktionen:

Funktionsleiste

Im oberen Bereich des Monatskalender-Fensters befindet sich die Menüleiste mit folgenden Funktionen:

Funktionsleiste

Im oberen Bereich des Monatskalender-Fensters befindet sich die Menüleiste mit folgenden Funktionen:

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Im oberen Bereich des Monatskalender-Fensters befindet sich die Menüleiste mit folgenden Funktionen:

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Im oberen Bereich des Monatskalender-Fensters befindet sich die Menüleiste mit folgenden Funktionen:

Funktionsleiste

Im oberen Bereich des Monatskalender-Fensters befindet sich die Menüleiste mit folgenden Funktionen:

Funktionsleiste

Im oberen Bereich des Monatskalender-Fensters befindet sich die Menüleiste mit folgenden Funktionen:

Funktionsleiste

Im oberen Bereich des Monatskalender-Fensters befindet sich die Menüleiste mit folgenden Funktionen:

Tastaturbelegung

Tastaturbelegung
Der Monatskalender lässt sich vollständig über die Tastatur bedienen, um so schneller als mit der Maus Daten zu erfassen. Im unteren Rand des Fensters ist die Tastaturbelegung abgebildet und entspricht damit den Funktionen, die Sie bei einem selektierten Tag über das Drücken der rechten Maustaste auf den Monatskalender aufrufen können:
 

Entfernen-Taste (Entf):
Löscht den selektierten Tag
 
F1:        
Definiert den aktuell selektierten Tag als einen Arbeitstag. Die Space-Taste hat übrigens die gleiche Funktion wie die F1-Taste.

F2:
Definiert den aktuell selektierten Tag als vollen Kranktag

F3:
Definiert den aktuell selektierten Tag als halben Kranktag

F4:
Definiert den aktuell selektierten Tag als vollen Urlaubstag
 
F5:
Definiert den aktuell selektierten Tag als halben Urlaubstag
 
F6:
Definiert den aktuell selektierten Tag als vollen beantragten Urlaubstag
 
F7:
Definiert den aktuell selektierten Tag als vollen beantragten Urlaubstag
 
F8:
öffnet eine Auswahl verfügbarer Termintypen und definiert nach der Auswahl eines Termintyps den Tag als Termin
 
F9:
Öffnet ein Fenster zur Eingabe von Zeiten, die dem aktuell selektierten Tag zugeordnet bzw. hinzugefügt werden.

<Screenshot Zeiten Eintragen>
 
In diesem Fenster können Sie sehr einfach Arbeitszeiten über die Tastatur im Eingabefeld in 3 unterschiedlichen Varianten erfassen:

1.

Kommen- und Gehen-Zeit
Möchten Sie die Kommen- und Gehen-Zeit erfassen, geben Sie diese in der Form HHMMHHMM ein.
Beispiel für ein Zeitpaar von 08:00-17:00: 08001700
 

2.

Kommen- und Gehen-Zeit mit Pause
Sie können zusätzlich zur Kommen- und Gehen-Zeit auch die Pause mit angeben. Das macht jedoch nur Sinn, wenn Sie das Pausenmodell 1 verwenden und dies nicht bei der Erfassung von Projektzeiten tun. Verwenden Sie zur Eingabe der Zeiten mit Pause die Form HHMMHHMMHHMM. Beispiel für eine Zeitpaar 08:00-17:00 und 30 Minuten Pause: 080017000030
 

3.

Kommen und Gehen ohne Pause und Eingabe des Projektcodes
Zusätzlich zur Eingabe von Kommen und Gehen-Zeit können Sie den Projektcode eingeben, um das dem Projektcode zugeordnete Projekt automatisch auszuwählen und dem Zeitpaar zuzuordnen. Beispiel für den Projektcode 12345 bei einem Zeitpaar 08:00-17:00:
08001700#12345

 

 

Tagestypen

Jeder Tag eines Monats kann unterschiedlich erfasst werden. Die Daten, welche beim Mitarbeiter an einem Tag hinterlegt sind, werden unterhalb des Kalenders je nach erfassten Daten wie folgt angezeigt:
 

nicht erfasster Tag

 

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Ein nicht erfasster Tag in der Vergangenheit bedeutet, dass ein Mitarbeiter, der an diesem Tag beispielsweise 8 Stunden hätte arbeiten müssen, diese 8 Stunden Sollzeit als negativen Betrag auf seinem Stundenkonto verbucht bekommt. Dies ist so lange der Fall, bis Sie den Tag als Arbeitstag oder anderen Tag definieren.
 
In der Praxis bedeutet das: Wenn ein Mitarbeiter vergisst seine Zeiten zu erfassen, wird ihm dies sofort auffallen, da das Stundenkonto um die nicht eingetragene Zeit minimiert wird.
 
Ein nicht erfasster Tag in der Zukunft hat keinen Einfluss auf das Stundenkonto, solange der Tag in der Zukunft liegt. "Rutscht" der Tag in die Vergangenheit und bleibt nicht erfasst, belastet er das Stundenkonto mit der Soll-Zeit, die an dem Tag hinterlegt ist.
 

 

Arbeitstag

 

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Ein Arbeitstag wird im Kalender mit fett gedrucktem Zeichensatz dargestellt und ermöglicht es, bis zu 20 Zeitpaare zu erzeugen. Jedes Zeitpaar hat eine Start- und End-Zeit, die in der Summe den Ist-Stand des Tages darstellt.
 
Im Feld Zusätzliche Pause können Sie eine Pause eintragen. Dieser Wert wird automatisch von der Ist-Zeit des Tages abgezogen. Das Feld zusätzliche Pause wird auch vom Programm verwendet, um Pausen einzutragen, die aufgrund der eingestellten Pausenregelung berechnet werden.
 
Die Berechnung erfolgt in den Pausen-Regelungen vom Typ 2 bis 4 nachts - also erst am Ende eines Arbeitstages. Wundern Sie sich daher bitte nicht, wenn Sie in der Pausenregelung eine Pause definiert haben, diese aber nach dem Erfassen von Arbeitszeiten nicht im Feld zusätzliche Pause sehen. Die Berechnung läuft wie erwähnt erst nachts - ist der Zeiterfassung.App-Server-Computer beim Tageswechsel ausgeschaltet, wird beim nächsten Starten der Anwendung der Tageswechsel für zurückliegende Tage nachgeholt.
 
Ein in der Zukunft erfasster Arbeitstag hat (noch) keinen Einfluss auf das Stundenkonto.

 

 

Kranktag
 

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Ein Kranktag wird im Kalender rot (voller Kranktag) bzw. hellrot (halber Kranktag) dargestellt. An einem vollen oder halben Kranktag können keine Arbeitszeiten erfasst werden. Bezogen auf die monatlichen Soll-Stunden werden volle und halbe Kranktage vollständig aus der Berechnung herausgenommen. Das bedeutet in der Praxis: Ist ein Mitarbeiter den ganzen Monat krank, beträgt die Summe der Ist-Zeit in diesem Monat 00:00 und die Soll-Zeit ist ebenfalls 00:00.
 
Sollten an einem Kranktag Buchungen existieren, weden diese zwar dargestellt, fließen jedoch nicht in die Berechnung des Stundenkontos mit ein.
 

 

 

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Hinweis
 
 

Viele Kunden fragen uns, warum an halben Kranktagen keine Arbeitszeiten hinterlegt werden können. Der Grund ist einfach: An einem halben Kranktag kann niemals ein vernünftiges Stundenkonto berechnet werden.
 
Ein Beispiel:
Ein Mitarbeiter müsste normalerweise 8 Stunden arbeiten, meldet sich aber einen halben Tag krank und hat aber zu diesem Zeitpunkt bereits 5 Stunden gearbeitet.
 
Würde das Programm die Zeiten berücksichtigen, müsste es rein rechnerisch dem Mitarbeiter eine Überstunde anrechnen, da ein halber Kranktag quasi aus 8 Soll-Stunden 4 Soll-Stunden machen würde, der Mitarbeiter aber 5 Stunden gearbeitet hat.
 
Warum funktioniert das dann bei halben Urlaubstagen?
Antwort: Weil es hier Sinn macht und fair ist. Nehmen Sie einen halben Tag Urlaub und arbeiten Sie beispielsweise 3/4 der Sollzeit, ist es nur fair, wenn Sie 1/4 der Zeit als Überstunden angerechnet bekommen. Schließlich arbeiten Sie ja noch, obwohl Sie eigentlich schon frei haben.

 
 

 

Urlaubstag
 

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Ein Urlaubstag wird im Kalender blau (voller Urlaubstag) bzw. hellblau (halber Urlaubstag) dargestellt. Diese Tage können kann nur vom Administrator erfasst werden. An einem vollen Urlaubstag gilt die Istzeit=Sollzeit, an einem halben Urlaubstag gilt die halbe Sollzeit und Sie können Zeiten an diesem Tag erfassen.
 
Achtung! In der Zukunft erfasste Urlaubstage (bis Ende eines Kalenderjahres) sowie Urlaubstage, die vor dem Erfassungsstart-Datum des Mitarbeiters und nach dem 01.01. eines Kalenderjahres liegen, werden sofort vom Resturlaub abgezogen!
 
 

 

beantragter Urlaubstag
 

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Ein beantragter Urlaubstag wird im Kalender grün (voller beantragter Urlaubstag) bzw. hellgrün (halber beantragter Urlaubstag) dargestellt. Mitarbeiter können vom Arbeitsplatz aus Urlaubstage beantragen, die der Administrator oder der Personalsachbearbeiter mit dem Pull-Down-Menü Bearbeiten/Beantragten Urlaub genehmigen/ablehnen entweder genehmigen oder ablehnen kann.
 
Genau wie Urlaub, der in blau bzw. hellblau dargestellt wird, werden beantragte Urlaubstage sofort vom Resturlaub abgezogen.
 
Beantragte Urlaubstage können vom Mitarbeiter jederzeit gelöscht oder verschoben werden. Ist der Urlaub jedoch genehmigt, kann nur noch der Administrator oder der Personalsachbearbeiter Änderungen durchführen. Ausnahme: Der Mitarbeiter hat in der Konfiguration seiner Rechte das Recht lesen & schreiben (alles). In diesem Fall kann er sowohl Urlaubs- wie auch Kranktage vollständig erfassen oder ändern.

 

 

 

Zeiten erfassen und bearbeiten

Ist in der allgemeinen Konfiguration oder den Rechten des Mitarbeiters eingestellt, dass der Mitarbeiter lesenden und schreibenden Zugriff auf die Arbeitszeiten hat, kann über das Anklicken des selektierten Tages mit der rechten Maustaste ein Pop-Up-Menü geöffnet werden, in dem der Mitarbeiter Arbeitstag auswählen kann, um an einem Tag Arbeitszeiten zu hinterlegen.

Das gleiche gilt für das Erfassen/Ändern von Projektzeiten. Ist in den Stammdaten des Mitarbeiters hinterlegt, dass dieser an der Projektzeiterfassung teilnimmt, hat er im Monatskalender über den <WRENCH-ICON>-Knopf die Möglichkeit zwischen der Bearbeitung und Ansicht der Arbeits- und Projektzeiten hin- und herzuschalten.

Wie auch im Kapitel Zeiterfassung.App Client beschrieben, werden standardmäßig Arbeits- und Projektzeiten getrennt voneinander gespeichert und bearbeitet. Arbeitszeiten sind Zeiten, die der Mitarbeiter gegenüber dem Unternehmen gemäß seines Arbeitsvertrags erbringen muss. Daraus resultiert ein Zeitkonto, in das auch Urlaubs- und Kranktage sowie Feiertage mit einfließen. Das Zeitkonto wird aus einem Soll-Ist-Vergleich der zu leistenden und tatsächlich geleisteten Zeiten ermittelt.

Im Gegensatz dazu kennt das Projektzeitkonto nur Ist-Zeiten und ermöglicht es z.B. mehr als 24 Stunden an einem Tag zu arbeiten, weil theoretisch parallel an mehreren Projekten zur gleichen Zeit gearbeitet werden kann. Wie bereits beschrieben werden Arbeits- und Projektzeiten über die gleiche Oberfläche bearbeitet – dem Monatskalender.

Hinweis:
Sie können über die Option Projektzeiten sind Arbeitszeiten im Reiter Konfiguration festlegen, dass Projektzeiten nicht getrennt von Arbeitszeiten erfasst werden. Ist diese Option aktiv und der Mitarbeiter nimmt an der Projektzeiterfassung teil, wird der Reiter Projekte unterhalb der Zeitpaarliste angezeigt.

Bearbeiten Sie einen Arbeitstag im Kalender für Zeit- oder Projektzeiterfassung, werden die erfassten Daten des Tage in der unteren Hälfte des Bildschirms dargestellt.

<Screenshot Monatskalender mit Arbeitstag>

In der Tabelle werden sämtliche Start- und End-Zeiten des Tages dargestellt. Die Zeiten können Sie durch Eingabe mit der Tastatur ändern – vergessen Sie jedoch nicht das Drücken der Return-Taste, damit die Änderungen übernommen werden und das Tageskonto aktualisiert wird, welches unterhalb des Monatskalenders angezeigt wird. Eine weitere Methode, die Zeit eines Tages zu ändern, ist die Verwendung der <BUTTON UP> und <BUTTON DOWN> Knöpfe, die für Kommen und Gehen zur Verfügung stehen. Hiermit können Sie die aktuell selektierten Zeiten um je 5 Minuten erhöhen bzw. erniedrigen.

Eine weitere Methode der schnellen Erfassung von Zeiten ist die Uhren-Funktion <BUTTON CLOCK>. Klicken Sie die Uhr unter Start- bzw. Ende an. Es öffnet sich dann zunächst das Pop-Up-Fenster für die Auswahl der Stunden der Uhrzeit, dann die Auswahl der Minuten in 15-Minuten-Schritten. Auf diese Weise lässt sich schnell eine Uhrzeit über die Maus erfassen.

Im Feld zusätzliche Pause lässt sich eine zusätzliche Pause für Arbeitszeiten hinterlegen. Diese Pause wird von der erfassten Arbeitszeit abgezogen. Das Feld wird in der Regel automatisch von den Pausenregelungs-Routinen befüllt, welche den entsprechenden Pausenwert anhand der Einstellungen der Pausen- und Zeitmodelle errechnen.
 
In der Regel müssen Sie demnach im Feld zusätzliche Pause also keine Werte eintragen, da diese (falls erforderlich) automatisch am Ende eines Arbeitstages automatisch berechnet werden.
Nochmals der Hinweis: Egal welche Pausenregelung Sie eingestellt haben, für den aktuellen Tag erfolgt eine Berechnung der Pause immer erst am Ende des Tages - ein eingetragener Wert im Feld zusätzliche Pause wird aber sofort berücksichtigt und führt dazu, dass für den Mitarbeiter am entsprechenden Tag keine automatische Pausenberechnung erfolgt.

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Hinweis
 
 

Über den Button mit dem Zahnrad rechts neben der Tabelle der Arbeitszeiten können Sie die Berechnung der Pause und evtl. eingestellte Rundungen und Kappungen für jeden Tag anstoßen - dieser Vorgang geschieht wie erwähnt nachts beim Wechseln des Tages automatisch und erfolgt einmalig für jeden Tag.

Wenn Sie also Änderungen an den Daten von Tagen vornehmen, welche in der Vergangenheit liegen, wird die Software nicht nochmals automatisch den Tag Runden, Zeiten kappen bzw. die Pause gemäß den Einstellungen im System berechnen.

Wenn Sie wollen, dass beispielsweise nachträglich erfasste Zeiten oder Änderungen an einem Tag in der Vergangenheit mit den aktuellen Einstellungen für Kappung, Rundung oder Berechnung von Pausen erneut berechnet werden, drücken Sie den Button mit dem Zahnrad oder gehen über die Datenpflege im Berech Wartung, um für alle Mitarbeiter für einen bestimmten Tag oder einen ganzen Monat die Operation auszuführen.


 
Zu jedem Zeitpaar können Sie neben einer einzeiligen Bemerkung einen Kommentar hinterlegen sowie einen mehrzeiligen Langtext. Die Eingabe des Langtextes erfolgt unterhalb des Kommentar-Textfeldes.
 
Zusätzlich zu Zeit, Kommentar und Langtext haben Sie die Möglichkeit, bis zu 10 individuelle Werte zu erfassen, die zum gerade aktiven Zeitpaar in der Datenbank gespeichert werden. Das können beispielsweise Werte wie Farbe, Gewicht oder Stückzahl sein – diese Werte tragen Sie in der Tabelle ein, die Sie über den Reiter erweitert erreichen können. Diese erweiterten Werte erscheinen zwar nicht im Stundenzettel, können aber durch eigene Berichte im Berichts-Editor ausgewertet werden. Um die Bezeichnungen der Werte zu pflegen, die in der linken Spalte der Tabelle angezeigt werden, wählen Sie den Reiter Einstellungen in der Hauptoberfläche und klicken dort auf Zeitpaar-Typen.

Auswählen eines Projekts

Wenn Sie sich im Projektzeiten-Kalender befinden (Wechsel zwischen Arbeits- und Projektzeit-Kalender mit Hilfe des <BUTTON KALENDER WRENCH> Knopfes) oder Projektzeiten sind Arbeitszeiten in der Konfiguration eingestellt haben, erscheint ein zusätzlicher Reiter Projekte, der die Auswahl eines Projektes ermöglicht. Jedem einzelnen Zeitpaar können Sie ein Projekt zuordnen und somit später auswerten, welcher Mitarbeiter wie viel Zeit in Summe an einem Projekt gearbeitet hat. Hierfür stehen Auswertungen und Berichte im Bereich Ausgabe zur Verfügung.

Zur Auswahl eines Projektes wählen Sie zunächst den Reiter Projekte unterhalb des Kalenders. Hier stehen Ihnen 3 Möglichkeiten zur Auswahl eines Projekts zur Verfügung:

Eingabe des Projektcodes
In der Projektverwaltung können Sie bei jedem Projekt einen Projektcode hinterlegen. Das kann eine beliebige Zeichenfolge sein. Der Projektcode dient der schnellen Auswahl eines Projekts und ist optional. Jede Stufe eines Projekts kann einen individuellen Projektcode besitzen.

Auswahl über bis zu 5 Dropdown-Felder
Das aktuell beim Zeitpaar hinterlegte Projekt wird über 5 Drop-Down-Listen auf einen Blick dargestellt:
 
<Screenshot 5 Combos mit einem selektierten Projekt>
 
Die Drop-Down-Listen repräsentieren die 5 möglichen Projektdimensionen, die Sie in der Projektverwaltung individell bearbeiten können.
Dabei ist jede Drop-Down-Liste für die Dimensionen 2-5 jeweils abhängig von der ihr übergeordneten Dimension bzw. Drop-Down-Liste. Wählen Sie also ein Projekt aus den Drop-Down-Listen 1 bis 4, werden alle darunterliegenden (untergeordneten) Auswahllisten entsprechend der Auswahl aktualisiert.

Auswahl über den Auswahlbaum (Projektexplorer)
Am deutlichsten wird die Gliederung (Hierarchie) von Projekten über die Darstellung im Projektexplorer, den Sie über den <PROJEKTSUCHE-BUTTON> - Button öffnen können:
 
<Screenshot Projektexplorer mit aufgeklapptem Baum>
 
Wie vom Windows-Explorer her bekannt, können Sie sich mit dem Projekt-Explorer durch alle verfügbaren Projekte klicken. Auch hier navigieren Sie durch 5 mögliche Projektdimensionen mit jeweils unbegrenzt vielen Einträgen pro Dimension.
 
Hinweis:
Sind Sie als Mitarbeiter angemeldet, werden Ihnen alle Projekte angezeigt, die entweder keine Abteilungszuordnung haben, oder denen Ihre Abteilung zugeordnet ist.

 

Zeiten stempeln

Das Programm Zeiterfassung.App Client ist eine Anwendung zum Erfassen von Arbeitszeiten über den Computer bzw. daran angeschlossene Hardware wie Transponder-, Fingerabdruck- oder Barcode-Leser.

Zeiterfassung.App Client kann auf beliebig vielen Computern auf zwei verschiedene Arten eingesetzt werden:

Erfassung der persönlichen Arbeitszeiten eines einzelnen Mitarbeiters

Erfassung der Arbeitszeiten mehrerer Mitarbeiter


Zusätzlich können Sie zwischen 2 Betriebsmodi wählen:

Erfassung im Hintergrund (TrayBar), hierbei kann der Computer wie gewohnt als "Büro-PC" weiterverwendet werden kann

Erfassung im Vollbild-Modus, hierbei wird der Computer exklusiv für die Zeiterfassung verwendet wird und Buchungsdaten über den ganzen Bildschirm darstellt
 

Nach der Installation der Server-Komponente steht Ihnen auf dem Server-Computer im Installations-Verzeichnis im Unterordner workstation-setup Installations-Datei Workstation-Configurator.exe für die Installation der Software auf weiteren Arbeitsstationen zur Verfügung.

Den Zeiterfassung.App Client können Sie entweder direkt von dem workstation-setup-Ordner aus auf jeden Computer im Netzwerk starten, oder Sie verwenden das Setup-Programm Workstation-Configurator.exe, um den Zeiterfassung.App Client inkl. Zeiterfassung.App Agent auf Ihrer Arbeitsstation zu installieren.

Weitere Informationen zur Installation finden Sie im Kapitel "Installation".

Betriebsmodus

Nach dem Starten der des Zeiterfassung.App Client sehen Sie folgende Reiter:

In diesem Reiter können Sie wählen, über welches Medium Sie Arbeitszeiten erfassen möchten:

<Screenshot Seite 92>

 

Betriebsmodus

Nach dem Starten der des Zeiterfassung.App Client sehen Sie folgende Reiter:

In diesem Reiter können Sie wählen, über welches Medium Sie Arbeitszeiten erfassen möchten:

<Screenshot Seite 92>

 

Betriebsmodus

Nach dem Starten der des Zeiterfassung.App Client sehen Sie folgende Reiter:

In diesem Reiter können Sie wählen, über welches Medium Sie Arbeitszeiten erfassen möchten:

<Screenshot Seite 92>

 

Betriebsmodus

Nach dem Starten der des Zeiterfassung.App Client sehen Sie folgende Reiter:

In diesem Reiter können Sie wählen, über welches Medium Sie Arbeitszeiten erfassen möchten:

<Screenshot Seite 92>

 

Betriebsmodus

Nach dem Starten der des Zeiterfassung.App Client sehen Sie folgende Reiter:

In diesem Reiter können Sie wählen, über welches Medium Sie Arbeitszeiten erfassen möchten:

<Screenshot Seite 92>

 

Betriebsmodus

Nach dem Starten der des Zeiterfassung.App Client sehen Sie folgende Reiter:

In diesem Reiter können Sie wählen, über welches Medium Sie Arbeitszeiten erfassen möchten:

<Screenshot Seite 92>

 

Einstellungen

Im Reiter Einstellungen nehmen Sie grundlegende Einstellungen am Programm vor.
 
Die Einstellungen, die Sie in diesem Programmteil vornehmen, wirken sich auf das ganze Zeiterfassungs-System aus - also auch auf das Verhalten der Mitarbeiter-Benutzeroberflächen wie Zeiterfassung.App Client und dem Browser-Interface.

 

Computer

Im Reiter Computer können Sie den Modus einstellen, in dem Sie den Zeiterfassung.App Client betreiben möchten.

<Screenshot Client Reiter "Computer">

- Multi-User-Modus
Die Anmelde-Informationen (Benutzername und Passwort) zum Buchen von Zeiten werden bei jedem Buchungsvorgang abgefragt. Wählen Sie diesen Modus, wenn der Computer von unterschiedlichen Mitarbeitern zum Buchen von Zeiten verwendet werden soll.

- Single-User-Modus
Die Anmelde-Informationen (Benutzername und Passwort) zum Buchen von Zeiten werden nur ein einziges Mal beim Starten der Anwendung abgefragt. Wählen Sie diesen Modus, wenn der Computer als Arbeitsstation für einen einzelnen Mitarbeiter verwendet wird, der parallel zu seiner Arbeit Zeiten erfassen möchte. Im Single-User-Modus sind folgende Einstellungen zusätzlich möglich:
 
- angemeldeten Windows-Benutzer verwenden anstatt Dialog
Normalerweise muss sich der Mitarbeiter über seine Personalnummer und sein Passwort am Zeiterfassung.App Client anmelden, um Zeiten zu buchen. In den Personalstammdaten können Sie die Windows-Anmeldekennung bei der Personalnummer des Mitarbeiters hinterlegen. Aktivieren Sie die Option angemeldeten Windows-Benutzer verwenden, prüft Zeiterfassung.App Client vor dem Anzeigen des Anmeldebildschirms, ob der Anmeldename des aktuell angemeldeten Windows-Benutzers in den Personalstammdaten existiert. Ist dies der Fall, erscheint die Anmelde-Maske nicht, sondern Mitarbeiter wird automatisch angemeldet. In der Zeiterfassung.App Agent-Anwendung kann man Windows-Anmeldenamen in den Mitarbeiter-Stammdaten hinterlegen.

- beim ersten Starten am Tag automatisch anmelden
Wenn Sie die Verknüpfung zur Anwendung TimeClient.Exe in den Autostart-Ordner des Windows-Startmenüs kopieren, wird die Anwendung automatisch beim Starten von Windows mit gestartet. In Kombination mit der Option angemeldeten Windows-Benutzer verwenden würde die Software beim Starten von Windows den Mitarbeiter automatisch anmelden und eine Kommen-Buchung erzeugen, sofern an dem Tag noch keine Buchung existiert.
 
- beim Abmelden von Windows automatisch buchen
Wenn die Software beim Abmelden von Windows noch gestartet ist, bucht die Zeiterfassung.App Client-Anwendung den Mitarbeiter aus, sofern er noch anwesend ist zum Zeitpunkt des Abmeldens.

- beim Sperren von Windows automatisch buchen
Wenn die Software beim Sperren von Windows noch gestartet ist, wird eine Gehen-Buchung erzeugt, falls der Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Sperrung anwesend ist.  Wird der Computer entsperrt, erzeugt die Software eine Kommen-Buchung.

- Programm beenden nach dem Buchen
Normalerweise läuft das Programm im Single-User-Modus im Hintergrund und ermöglicht es dem Anwender jederzeit eine Zeit- oder Projektbuchung zu erfassen, indem er auf das Tray-Bar-Icon der Anwendung mit der linken Maustaste klickt. Wenn Sie das Programm nicht permanent im Hintergrund laufen lassen möchten, sondern es für eine Zeitbuchung jedesmal erst starten möchten, verwenden Sie die Option Programm beenden nach dem Buchen. Ist diese Option aktiv, wird das Programm nach einer erfolgten Zeit- oder Projektbuchung automatisch beendet und der Arbeitsspeicher freigegeben. Zeiterfassung.App Client arbeitet ressourcen-schonend und benötigt nur wenig Arbeitsspeicher - trotzdem steht es Ihnen natürlich frei, diese Option zu verwenden, um die Ressourcen Ihres Computers zu schonen.

 

Bildschirm

Im Reiter Bildschirm können Sie festlegen, wie die Zeiterfassung.App Client-Software den Bildschirm zur Erfassung von Arbeitszeiten und Darstellung von Buchungsinformationen nutzen soll.

- Modus
Zur Auswahl stehen der Tray-Bar und der Vollbild-Modus:
 
Im Tray-Bar-Modus wird in der sogenannten Windows-Tray-Bar (ein Bildschirmbereich links neben der Uhrzeit-Anzeige der Task-Leiste) das Programm-Symbol von Zeiterfassung.App Client eingeblendet. Das Symbol entspricht weitestgehend dem des Betriebs-Modus (z.B. Schlüsselbund für Computer-Tastatur und Touch-Screen und Transponder-Symbol für Transponder). Der Tray-Bar-Modus wurde entwickelt, um die Zeiterfassung im Hintergrund zu betreiben. Ziel dabei ist es, mit dem Computer wie gewohnt weiter zu arbeiten und Buchungsinformationen während der Arbeit nur kurz anzuzeigen, sofern man im Multi-User-Modus arbeitet. Im Single-User-Modus soll die Anwendung die normale Arbeit am PC möglichst nicht stören und es soll nur bei Bedarf durch das Anklicken des Symbols mit der linken Maustaste die Benutzeroberfläche erscheinen.
 
Im Vollbild-Modus nimmt die Benutzeroberfläche zur Erfassung und Darstellung von Buchungen den gesamten Bildschirm ein, sodass andere Anwendungen vollständig überdeckt werden und der Computer nur noch ausschließlich für die Zeiterfassung verwendet werden kann. Diese aus anderen Anwendungen als „Kiosk“-Modus bekannte Darstellung der Benutzeroberfläche wurde entwickelt, um einen Computer oder Windows-Tablet-PC in ein modernes Zeiterfassungs-Terminal zu verwandeln. Daher wird auch das Start-Menü von Windows vom Vollbild-Modus überdeckt und das Symbol zum Schließen des Fensters ausgeblendet – mit dem Ziel zu verhindern, dass Anwender diesen Modus einfach beenden können und damit verhindern, dass andere Mitarbeiter Zeiten erfassen können. So wird sichergestellt, dass die Zeiterfassung so lange läuft, bis der Administrator diese beendet, indem er im Vollbild-Modus die ESC-Taste drückt und sich als "admin" anmeldet.
 
Im Vollbild-Modus haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, im Hintergrund des Buchungs-Fensters entweder eine Internet-Seite oder eine Bild-Datei anzuzeigen. Möchten Sie lediglich einen leeren Hintergrund in schwarzer Farbe anzeigen, wählen Sie im Drop-Down-Feld neben Hintergrund die Einstellung <leer>.
 
Haben Sie bei Hintergrund die Option Internet-Seite gewählt, geben Sie in der Text-Box neben Internet-Seite die URL zur gewünschten Internet- bzw. Intranet-Seite an. Über die Checkbox interaktiver Modus (Anklicken von Hyperlinks, Texteingaben) können Sie die Interaktion mit der dargestellten Internet-/Intranet-Seite zulassen. In diesem Fall können Mitarbeiter auf der Seite  dargestellte Hyperlinks anklicken, Texte eingeben und Formulare absenden. Das Erfassungs-Fenster des gewählten Betriebsmodus bleibt jedoch immer im Vordergrund. Ein Beispiel für den Einsatz einer Webseite im Hintergrund ist beispielsweise eine Slideshow für eine eine Firmenpräsentation, ein Newsticker für wichtige Mitteilungen an Ihre Mitarbeiter oder ein Web-Formular, in dem Mitarbeiter Informationen an Kollegen, das Personalbüro oder die Geschäftsleitung direkt vom Zeiterfassungsterminal aus senden können.
Alternativ zur Darstellung einer Webseite können Sie eine Bild-Datei (GIF, JPG, BMP, PNG) angeben, die im Hintergrund angezeigt wird. Geben Sie den Pfad zu der Datei an und wählen Sie die Ausrichtung, die eine Rolle spielt, falls die Bilddatei nicht den ganzen Bildschirm ausfüllt. Wählen Sie zuletzt neben der Option Hintergrund die Einstellung Bild um die Datei als Hintergrund zu verwenden.
 

Benutzeroberfläche für das Buchen von Zeiten

Die Software bietet Ihnen die Wahl zwischen 2 Oberflächen, die nach dem Anmelden (z.B. über Tastatur oder Transponder-Terminal) angezeigt werden.
 
Einfache Benutzeroberfläche:
<Screenshot: Horst Berger Kommt mit einfachem Buchungsfenster>

Erweiterte Benutzeroberfläche:
<Screenshot: Horst Berger angemeldet und als  Kommen gebucht im erweiterten Buchungsfenster>

Die einfache Benutzeroberfläche ermöglicht das "schnelle Stempeln" von Arbeitszeiten. Direkt nach dem Anmelden wird ohne weitere Interaktion die Zeit in der Datenbank gespeichert - auf dem Bildschirm zeigt dabei ein kleines Fenster mit grünem oder rotem Hintergrund das Kommen oder Gehen des Mitarbeiters an. Zusätzlich werden im Fenster Stundenkonto und Resturlaub angezeigt, sofern in den Rechten des Mitarbeiters eingestellt ist, dass Stundenkonto und Resturlaub angezeigt werden sollen. Dienst- und Arztgänge sowie Projekte lassen sich mit der einfachen Benutzeroberfläche nicht erfassen. Diese ist dafür gedacht, Zeitbuchungen "im Vorbeigehen" zu erfassen, da bis auf das Anmelden keine weitere Benutzerinteraktion erforderlich ist.

Die erweiterte Benutzeroberfläche setzt auf Interaktion mit dem Anwender. Nach dem Anmelden erscheint ein Fenster, das in 3 Bereiche unterteilt ist:

<Screenshot erweitertes Buchungsfenster>

Die Aktionsknöpfe im oberen Bereich des Fensters werden zum Buchen von Zeiten verwendet. Je nach Anwesenheits-Zustand können der <KOMMEN-BUTTON> Kommen-Knopf oder der <GEHEN-BUTTON> angeklickt werden.

 
Der <ARZTGANG-BUTTON> Arztgang-Knopf bucht einen Arztgang - hierbei wird die offene Buchung beendet und ein neues Zeitpaar wird mit der Bemerkung "Arztgang" erzeugt. Ein Arztgang kann folglich nur gebucht werden, wenn man bereits anwesend ist. Kommt man von einem Arztgang wieder, wird das Arztgang-Zeitpaar beendet und unmittelbar ein neues Zeitpaar erzeugt. Der Arztgang zählt damit als normale Arbeitszeit (laut gesetzlicher Bestimmungen).

Beispiel:

Ausgangssituation:        Mitarbeiter hat um 08:00 gebucht
Datenbank-Inhalt:                                                        08:00-08:00
Mitarbeiter bucht Arztgang um 10:00 Uhr
Datenbank-Inhalt:                                                        08:00-10:00
                                                                         10:00-10:00 Arztgang

Der Mitarbeiter kommt um 11:00 Uhr zurück vom Arzt und bucht ganz normal über den <GEHEN-BUTTON> Gehen-Knopf.
Datenbank-Inhalt:                                                        08:00-10:00
                                                                         10:00-11:00 Arztgang
                                                                         11:00-11:00

Der Mitarbeiter verlässt am Abend um 17:00 Uhr die Firma und drückt den <GEHEN-BUTTON> Gehen-Knopf.
Datenbank-Inhalt:                                                       08:00-10:00
                                                                         10:00-11:00 Arztgang
                                                                         11:00-17:00

Der <DIENSTGANG-BUTTON> Dienstgang-Knopf verhält sich genauso wie der Arztgang-Knopf - lediglich die Bemerkung des Zeitpaares lautet dann "Dienstgang" statt "Arztgang".
 
Der <DIENSTREISE-BUTTON> Dienstreise-Knopf signalisiert der Software, dass der Mitarbeiter seine im Büro begonnene Arbeit beendet und direkt auf Dienstreise geht, während der er keine Zeiten bucht. Die Software bucht nach dem Anklicken des Dienstreise-Knopfes den Mitarbeiter aus - erzeugt also eine Gehen-Buchung. Hierbei wird jedoch nicht die aktuelle Uhrzeit, sondern als Gehen die Kommen-Zeit+Anzahl der Soll-Stunden verwendet. Damit soll erreicht werden, dass der Mitarbeiter an dem Tag, an dem er die Dienstreise beginnt, ein ausgeglichenes Zeitkonto hat, egal zu welcher Tageszeit er die Dienstreise antritt bzw. egal wie viele Stunden er bereits zuvor an dem Tag gearbeitet hat.

Beispiel:

Ein Mitarbeiter muss 8 Stunden arbeiten. Er kommt morgens um 08:00 auf die Arbeit.
Datenbank-Inhalt:                                                        08:00-08:00

Nach 3 Stunden - also um 11:00 Uhr - tritt der Mitarbeiter eine Dienstreise an und klickt im Buchungsfenster auf den <DIENSTREISE-BUTTON> Dienstreise-Knopf.

Datenbank-Inhalt:                                                        08:00-11:00
                                                                         11:00-16:00 Dienstreise

Rechnet man die Ist-Stunden zusammen, kommt man genau auf 8 Stunden, was der im Zeitmodell hinterlegten Soll-Zeit an diesem Tag entspricht. Das Stundenkonto an diesem Tag ist damit ausgeglichen und der Mitarbeiter kann sich auf die Dienstreise begeben, ohne während dieser weitere Zeiten erfassen zu müssen.

Ab jetzt prüft die Software am Ende eines Tages, ob sich der Mitarbeiter noch auf der Dienstreise befindet. Dauert die Dienstreise beispielsweise mehrere Tage, wird die Software ab dem 2. Tag der Dienstreise beginnen, die Tage an denen der Mitarbeiter nicht anwesend ist, als Termin "Dienstreise" zu kennzeichnen. Damit wird der komplette Tag Dienstreise auch im Monats-Kalender und der Übersicht farblich gekennzeichnet. Kommt der Mitarbeiter schließlich wieder von der Dienstreise zurück, erkennt dies die Software und verwendet am Tag der Wiederkehr des Mitarbeiter den in den individuellen Einstellungen des Zeitmodells hinterlegten Wert für Normalarbeits-Start für die Kommen-Zeit.

Beispiel:

01.02.        08:00-11:00
 11:00-16:00 Dienstreise

Der Mitarbeiter hat (wie zuvor beschrieben) an diesem Tag vom Büro aus seine Dienstreise begonnen. Das Programm hat ihm am Tagesende automatisch einen Termin "Dienstreise" eingetragen.

02.02.        Termin Dienstreise

Mitarbeiter hat an diesem Tag nicht gebucht. Das Programm hat ihm am Tagesende automatisch einen Termin "Dienstreise" eingetragen.

03.02. Termin Dienstreise

Der Mitarbeiter befindet sich noch immer auf Dienstreise. Das Programm hat ihm am Tagesende automatisch einen Termin "Dienstreise" eingetragen.

04.02. Rückkehr des Mitarbeiters um 10:00 Uhr im Büro - um 17:00 bucht sich der Mitarbeiter aus

Der in den individuellen Einstellungen des Zeitmodells hinterlegte Normalarbeitszeit-Start wurde dem Mitarbeiter als Kommen-Zeit eingetragen, nachdem sich der Mitarbeiter um 10:00 erstmalig angemeldet hat. Nach der Gehen-Buchung an diesem Tag um 17:00 Uhr steht in der Datenbank:

08:00-10:00 Rückkehr von Dienstreise
10:00-17:00

An diesem Tag würde die Pause wieder berechnet werden.

Der <SPEICHERN-BUTTON> Speichern-Knopf speichert Änderungen, die Sie an einem offenen Zeitpaar vorgenommen haben. Dazu gehören Änderungen an Bemerkungen, Projektzuordnungen sowie den erweiterten Feldern.

 

In der Mitte des Bildschirms werden (je nach Benutzerrechten) Informationen zum letzten Kommen/Gehen, Stundenkonto, aktuelle Tages-Ist-Zeit, Tages-Soll-Zeit und dem Resturlaub gegeben.

Der Resturlaub wird hier auch an anderen Urlaubstagen dargestellt. Die Anzahl der im Resturlaub enthaltenen beantragten Urlaubstage wird in Klammern dargestellt.

 

Im unteren Bereich des Bildschirms befinden sich die Reiter für Bemerkungen, Projekte und erweiterte Felder.

Im Reiter Bemerkungen können Sie in der Textzeile oberhalb des Text-Bereichs eine einzeilige Bemerkung eingeben. Der Text erscheint im Stundenzettel neben dem erfassten Zeitpaar. Unterhalb der Text-Zeile können Sie mehrzeilige Bemerkungen zum aktuellen Zeitpaar erfassen.

Befinden Sie sich im Reiter Projektzeiten, den Sie in der Mitte des Bildschirm auswählen können,  wird Ihnen der Reiter Projekte im unteren Bereich des Bildschirm angezeigt (sofern in den Stammdaten des Mitarbeiters die Teilnahme an der Projektzeiterfassung aktiviert ist), oder Sie die Option Projektzeiten sind Arbeitszeiten im Bereich Einstellungen der Zeiterfassung.App Agent-Software gesetzt haben.

Benutzeroberfläche für das Buchen von Zeiten

Die Software bietet Ihnen die Wahl zwischen 2 Oberflächen, die nach dem Anmelden (z.B. über Tastatur oder Transponder-Terminal) angezeigt werden.
 
Einfache Benutzeroberfläche:
<Screenshot: Horst Berger Kommt mit einfachem Buchungsfenster>

Erweiterte Benutzeroberfläche:
<Screenshot: Horst Berger angemeldet und als  Kommen gebucht im erweiterten Buchungsfenster>

Die einfache Benutzeroberfläche ermöglicht das "schnelle Stempeln" von Arbeitszeiten. Direkt nach dem Anmelden wird ohne weitere Interaktion die Zeit in der Datenbank gespeichert - auf dem Bildschirm zeigt dabei ein kleines Fenster mit grünem oder rotem Hintergrund das Kommen oder Gehen des Mitarbeiters an. Zusätzlich werden im Fenster Stundenkonto und Resturlaub angezeigt, sofern in den Rechten des Mitarbeiters eingestellt ist, dass Stundenkonto und Resturlaub angezeigt werden sollen. Dienst- und Arztgänge sowie Projekte lassen sich mit der einfachen Benutzeroberfläche nicht erfassen. Diese ist dafür gedacht, Zeitbuchungen "im Vorbeigehen" zu erfassen, da bis auf das Anmelden keine weitere Benutzerinteraktion erforderlich ist.

Die erweiterte Benutzeroberfläche setzt auf Interaktion mit dem Anwender. Nach dem Anmelden erscheint ein Fenster, das in 3 Bereiche unterteilt ist:

<Screenshot erweitertes Buchungsfenster>

Die Aktionsknöpfe im oberen Bereich des Fensters werden zum Buchen von Zeiten verwendet. Je nach Anwesenheits-Zustand können der <KOMMEN-BUTTON> Kommen-Knopf oder der <GEHEN-BUTTON> angeklickt werden.

 
Der <ARZTGANG-BUTTON> Arztgang-Knopf bucht einen Arztgang - hierbei wird die offene Buchung beendet und ein neues Zeitpaar wird mit der Bemerkung "Arztgang" erzeugt. Ein Arztgang kann folglich nur gebucht werden, wenn man bereits anwesend ist. Kommt man von einem Arztgang wieder, wird das Arztgang-Zeitpaar beendet und unmittelbar ein neues Zeitpaar erzeugt. Der Arztgang zählt damit als normale Arbeitszeit (laut gesetzlicher Bestimmungen).

Beispiel:

Ausgangssituation:        Mitarbeiter hat um 08:00 gebucht
Datenbank-Inhalt:                                                        08:00-08:00
Mitarbeiter bucht Arztgang um 10:00 Uhr
Datenbank-Inhalt:                                                        08:00-10:00
                                                                         10:00-10:00 Arztgang

Der Mitarbeiter kommt um 11:00 Uhr zurück vom Arzt und bucht ganz normal über den <GEHEN-BUTTON> Gehen-Knopf.
Datenbank-Inhalt:                                                        08:00-10:00
                                                                         10:00-11:00 Arztgang
                                                                         11:00-11:00

Der Mitarbeiter verlässt am Abend um 17:00 Uhr die Firma und drückt den <GEHEN-BUTTON> Gehen-Knopf.
Datenbank-Inhalt:                                                       08:00-10:00
                                                                         10:00-11:00 Arztgang
                                                                         11:00-17:00

Der <DIENSTGANG-BUTTON> Dienstgang-Knopf verhält sich genauso wie der Arztgang-Knopf - lediglich die Bemerkung des Zeitpaares lautet dann "Dienstgang" statt "Arztgang".
 
Der <DIENSTREISE-BUTTON> Dienstreise-Knopf signalisiert der Software, dass der Mitarbeiter seine im Büro begonnene Arbeit beendet und direkt auf Dienstreise geht, während der er keine Zeiten bucht. Die Software bucht nach dem Anklicken des Dienstreise-Knopfes den Mitarbeiter aus - erzeugt also eine Gehen-Buchung. Hierbei wird jedoch nicht die aktuelle Uhrzeit, sondern als Gehen die Kommen-Zeit+Anzahl der Soll-Stunden verwendet. Damit soll erreicht werden, dass der Mitarbeiter an dem Tag, an dem er die Dienstreise beginnt, ein ausgeglichenes Zeitkonto hat, egal zu welcher Tageszeit er die Dienstreise antritt bzw. egal wie viele Stunden er bereits zuvor an dem Tag gearbeitet hat.

Beispiel:

Ein Mitarbeiter muss 8 Stunden arbeiten. Er kommt morgens um 08:00 auf die Arbeit.
Datenbank-Inhalt:                                                        08:00-08:00

Nach 3 Stunden - also um 11:00 Uhr - tritt der Mitarbeiter eine Dienstreise an und klickt im Buchungsfenster auf den <DIENSTREISE-BUTTON> Dienstreise-Knopf.

Datenbank-Inhalt:                                                        08:00-11:00
                                                                         11:00-16:00 Dienstreise

Rechnet man die Ist-Stunden zusammen, kommt man genau auf 8 Stunden, was der im Zeitmodell hinterlegten Soll-Zeit an diesem Tag entspricht. Das Stundenkonto an diesem Tag ist damit ausgeglichen und der Mitarbeiter kann sich auf die Dienstreise begeben, ohne während dieser weitere Zeiten erfassen zu müssen.

Ab jetzt prüft die Software am Ende eines Tages, ob sich der Mitarbeiter noch auf der Dienstreise befindet. Dauert die Dienstreise beispielsweise mehrere Tage, wird die Software ab dem 2. Tag der Dienstreise beginnen, die Tage an denen der Mitarbeiter nicht anwesend ist, als Termin "Dienstreise" zu kennzeichnen. Damit wird der komplette Tag Dienstreise auch im Monats-Kalender und der Übersicht farblich gekennzeichnet. Kommt der Mitarbeiter schließlich wieder von der Dienstreise zurück, erkennt dies die Software und verwendet am Tag der Wiederkehr des Mitarbeiter den in den individuellen Einstellungen des Zeitmodells hinterlegten Wert für Normalarbeits-Start für die Kommen-Zeit.

Beispiel:

01.02.        08:00-11:00
 11:00-16:00 Dienstreise

Der Mitarbeiter hat (wie zuvor beschrieben) an diesem Tag vom Büro aus seine Dienstreise begonnen. Das Programm hat ihm am Tagesende automatisch einen Termin "Dienstreise" eingetragen.

02.02.        Termin Dienstreise

Mitarbeiter hat an diesem Tag nicht gebucht. Das Programm hat ihm am Tagesende automatisch einen Termin "Dienstreise" eingetragen.

03.02. Termin Dienstreise

Der Mitarbeiter befindet sich noch immer auf Dienstreise. Das Programm hat ihm am Tagesende automatisch einen Termin "Dienstreise" eingetragen.

04.02. Rückkehr des Mitarbeiters um 10:00 Uhr im Büro - um 17:00 bucht sich der Mitarbeiter aus

Der in den individuellen Einstellungen des Zeitmodells hinterlegte Normalarbeitszeit-Start wurde dem Mitarbeiter als Kommen-Zeit eingetragen, nachdem sich der Mitarbeiter um 10:00 erstmalig angemeldet hat. Nach der Gehen-Buchung an diesem Tag um 17:00 Uhr steht in der Datenbank:

08:00-10:00 Rückkehr von Dienstreise
10:00-17:00

An diesem Tag würde die Pause wieder berechnet werden.

Der <SPEICHERN-BUTTON> Speichern-Knopf speichert Änderungen, die Sie an einem offenen Zeitpaar vorgenommen haben. Dazu gehören Änderungen an Bemerkungen, Projektzuordnungen sowie den erweiterten Feldern.

 

In der Mitte des Bildschirms werden (je nach Benutzerrechten) Informationen zum letzten Kommen/Gehen, Stundenkonto, aktuelle Tages-Ist-Zeit, Tages-Soll-Zeit und dem Resturlaub gegeben.

Der Resturlaub wird hier auch an anderen Urlaubstagen dargestellt. Die Anzahl der im Resturlaub enthaltenen beantragten Urlaubstage wird in Klammern dargestellt.

 

Im unteren Bereich des Bildschirms befinden sich die Reiter für Bemerkungen, Projekte und erweiterte Felder.

Im Reiter Bemerkungen können Sie in der Textzeile oberhalb des Text-Bereichs eine einzeilige Bemerkung eingeben. Der Text erscheint im Stundenzettel neben dem erfassten Zeitpaar. Unterhalb der Text-Zeile können Sie mehrzeilige Bemerkungen zum aktuellen Zeitpaar erfassen.

Befinden Sie sich im Reiter Projektzeiten, den Sie in der Mitte des Bildschirm auswählen können,  wird Ihnen der Reiter Projekte im unteren Bereich des Bildschirm angezeigt (sofern in den Stammdaten des Mitarbeiters die Teilnahme an der Projektzeiterfassung aktiviert ist), oder Sie die Option Projektzeiten sind Arbeitszeiten im Bereich Einstellungen der Zeiterfassung.App Agent-Software gesetzt haben.