Personalbüro

Um die Software zu administrieren, wichtige Einstellungen vorzunehmen und die Mitarbeiter zu verwalten, melden Sie sich nach dem Start der Zeiterfassung.App Agent-Anwendung als „admin“ an und verwenden dabei das Passwort welches Sie bei der Installation der Software vergeben haben.

<Screenshot LoginScreen mit Eingabe von admin und einem Passwort>
 
Alternativ zur Anmeldung als „admin“ können Sie sich auch als Mitarbeiter anmelden, den Sie über die Rechteverwaltung zum „Personalsachbearbeiter“ gemacht haben. Melden Sie sich als solch ein Mitarbeiter an, gelangen Sie unmittelbar nach der Anmeldung in die Mitarbeiter-Verwaltung.

Nach der Anmeldung öffnet sich der Hauptbildschirm, der über Reiter auf der linken Seite gesteuert wird. Entsprechend der gewählten Reiter werden im Kopf-Bereich weitere Reiter angezeigt, die Funktionsknöpfe enthalten, mit denen Aktionen ausgeführt werden.

Die Verwaltungsoberfläche des Zeiterfassung.App Agent besteht aus folgenden Bereichen, die in diesem Kapitel erläutert werden.

 

Übersicht
Die Übersicht zeigt Arbeits-, Urlaubs-, Krankheits- und Termintage der Mitarbeiter für einen gewählten Monat. Zusätzlich kann für ausgewählte Tage eine Anwesenheitsliste angezeigt werden

Mitarbeiter
Die Mitarbeiter-Verwaltung – hier können Mitarbeiter, Abteilungen und Kostenstellen angelegt und verwaltet werden.

Projekte
Die Verwaltungsoberfläche für Projekte. Hier können in bis zu 5 Ebenen (Dimensionen) Projekte angelegt und mit Parametern versehen werden. Die Projekte stehen dann je nach Konfiguration allen oder nur bestimmten Mitarbeitern zum Bebuchen zur Verfügung. Projektzeiten werden vom Mitarbeiter erfasst - anschließend kann man auswerten, welcher Mitarbeiter wie lange an welchem Projekt gearbeitet hat.

Ausgabe
Im Bereich Ausgabe haben Sie die Wahl zwischen unterschiedlichen Druck- oder Bildschirmberichten, die Sie nach Ihren Vorstellungen anpassen, erweitern und eigene Berichte hinzufügen können.

Arbeitszeiten
Im Bereich Arbeitszeiten legen Sie in Form von Zeit- und Schichtmodellen fest, wie viele Stunden Mitarbeiter zu welchen Zeiten arbeiten müssen bzw. können. Hier definieren Sie auch die Pausenregelung in Ihrem Unternehmen.

Einstellungen
Im Bereich Einstellungen nehmen Sie grundlegende Einstellungen am System vor und pflegen Stammdaten wie beispielsweise Feiertage, Termin-Typen und Zeitpaar-Typen.

Wartung
Der Bereich Wartung wird nur angezeigt, wenn Sie als "admin" angemeldet sind. Hier können Sie Operationen ausführen, die eher administrativer Art sind - beispielsweise Konten neu berechnen lassen, Datenbank verkleinern, Protokolle einsehen

Übersicht

Im Reiter Übersicht sehen Sie auf einen Blick, welcher Mitarbeiter an einem Tag oder Monat arbeitet, einen Termin hat, krank oder im Urlaub ist. Es stehen hierbei zwei grundlegende Darstellungen zur Auswahl:

Kalender
Anwesenheit

In beiden Bereichen sind folgende Funktionen verfügbar, die über die Aktionsleiste im oberen Bereich des Bildschirm aufgerufen werden können:

Arbeit
Öffnet den Arbeitszeitkalender des aktuell im Kalender bzw. der Anwesenheitsliste selektierten Mitarbeiters, in dem Arbeitszeiten bzw. Projektzeiten angezeigt werden.

Projekt
Öffnet den Projektzeitkalender des aktuell im Kalender bzw. der Anwesenheitsliste selektierten Mitarbeiters, in dem Arbeitszeiten bzw. Projektzeiten angezeigt werden.

Zeitkonto
Öffnet das Auswertungsfenster für Zeitkonto und Resturlaub des aktuell im Kalender bzw. der Anwesenheitsliste selektierten Mitarbeiters.

aktualisieren
Aktualisiert die Darstellung von Kalender bzw. Anwesenheitsliste. Das ist beispielsweise nach dem Ändern der Abteilungsauswahl erforderlich.

anpassen
Passt die Spaltenbreite der dargestellten Tabelle bzw. des Kalenders automatisch an. Dies kann erforderlich sein, wenn Termine (orange) erfasst sind, deren Bezeichnung zu groß für die Darstellung in einer Zelle des Kalenders sind.

Stundenzettel
Öffnet die Druckvorschau des Stundenzettels des aktuell im Kalender bzw. der Anwesenheitsliste selektierten Mitarbeiters.

drucken
Druckt die aktuelle Darstellung des Kalenders bzw. der Anwesenheitsliste.

 
Im Bereich Auswahl bei Monat, Jahr und Abteilung wählen Sie Monat und Jahr für den Kalender bzw. das Datum für die Anwesenheits-Liste. Zusätzlich können Sie auch die Abteilung filtern, damit nur Mitarbeiter der gewählten Abteilung dargestellt werden. Vergessen Sie nicht das Anklicken des Aktualisieren-Knopfes, nachdem Sie an der Auswahl etwas geändert haben.

Hinweis:
Über die Rechte-Verwaltung im Personalstamm können Sie einem Mitarbeiter Zugriff auf diesen Programmbereich gewähren. Aktivieren Sie dazu im Konfigurationsfenster für Benutzerrechte den Reiter Programm-Module und setzen Sie die Option Übersicht und Anwesenheitsliste.

 

 

 

Kalender

Der Kalender zeigt für einen gesamten gewählten Monat die erfassten Zeiterfassungs-Daten der gewählten Mitarbeiter. Je nachdem mit welcher Personalnummer Sie angemeldet sind, können Sie Urlaubs-, Krankheits- und Arbeitstage mit dem Jahreskalender erfassen. Markieren Sie hierzu einfach die gewünschten Tage mit der Maus und drücken Sie die rechte Maustaste um den gewünschten Tagestyp zu wählen. Hierbei können Sie auch Tage unterschiedlicher Mitarbeiter gleichzeitig markieren:

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Über einen Doppelklick auf einen Tag gelangen Sie in den Monatskalender des gewählten Mitarbeiters.

Anwesenheit

Die Anwesenheitsliste zeigt den Status der Anwesenheit der gewählten Mitarbeiter für einen bestimmten Tag in Form einer Liste.

Sie können diese Liste filtern nach Abteilung und sortieren, indem Sie die gewünschten Spaltenköpfe der Tabelle anklicken.

Die Liste aktualisiert sich nicht automatisch, wenn jemand gebucht oder Daten erfasst hat - klicken Sie zum Aktualisieren der Liste auf aktualisieren.

Der Anwesenheits-Status eines Mitarbeiters wird über ein grünes bzw. rotes Symbol in der ersten Spalte der Liste angezeigt - grün entspricht anwesend, rot entspricht nicht anwesend. Der genaue Status (z.B abwesend weil Urlaub) wird in der Spalte Status angezeigt.

Mitarbeiter

Im Reiter Mitarbeiter befindet sich die zentrale Verwaltungsoberfläche, mit der Sie Zugriff auf alle Mitarbeiter-Daten haben und von hier aus für einzelne Mitarbeiter Stundenzettel drucken, Urlaub genehmigen oder Arbeits- und Projektzeiten einsehen und bearbeiten können.

Der Reiter Mitarbeiter wird in der täglichen Arbeit mit Zeiterfassung.App am häufigsten verwendet – deshalb wird dieser auch direkt nach dem Anmelden als admin oder Personalsachbearbeiter direkt angezeigt.

Über die Tabulatoren-Leiste können Sie auf folgende Bereiche der Mitarbeiterverwaltung zugreifen:

Mitarbeiter
- Hinzufügen, Ändern und Löschen von Mitarbeitern
- Bearbeiten von Zeiten durch Öffnen des Monatskalenders
- Erfassen von Korrekturen für Stundenkonto und Urlaubsanspruch
- Bearbeiten von Benutzerrechten einzelner Mitarbeiter
- Auswerten von Stundenkonten einzelner Mitarbeiter

Auf der linken Seite des Bildschirms werden alle im System erfassten Mitarbeiter aufgelistet. Diese Liste können Sie durch das Anklicken der Spaltenköpfe nach Personalnummer, Name, Vorname Abteilung und Zeitmodell sortieren, um schnell die gewünschten Mitarbeiter zu finden oder zu gruppieren.

Hinzufügen von Mitarbeitern und Ändern von Mitarbeiter-Daten

Im Reiter Stammdaten werden dann alle Felder zurückgesetzt und Sie können mit der Erfassung der Mitarbeiter-Stammdaten beginnen. Beachten Sie jedoch, dass zum Hinzufügen eines Mitarbeiters bereits Zeitmodelle und Abteilungen angelegt sein müssen. Außerdem prüft das Programm u.a. an dieser Stelle ob Sie über eine ausreichende Anzahl von Benutzerlizenzen verfügen. Die Software wird nach Anzahl der aktiven Mitarbeiter lizenziert. Beim Kauf geben Sie an, wie viele aktive Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen beschäftigt sind und erhalten einen entsprechenden persönlich auf Ihr Unternehmen ausgestellten Lizenzschlüssel, der die Anzahl der Mitarbeiter in verschlüsselter Form enthält. Scheidet ein Mitarbeiter aus, können Sie entweder dessen Personalstammdaten löschen, oder diesen inaktiv setzen, wodurch in beiden Fällen dessen Benutzerlizenz wieder frei wird.

Abteilungen
- Hinzufügen, Ändern und Löschen von Abteilungen, denen Mitarbeiter zugeordnet werden können

Kostenstellen
- Hinzufügen, Ändern und Löschen von Kostenstellen, denen Mitarbeiter zugeordnet werden können


neu

Möchten Sie einen Mitarbeiter neu anlegen, können Sie einen Eintrag durch Anklicken von neu erstellen. Welche Felder Sie dabei ausfüllen müssen und was zu beachten ist, erfahren Sie im Kapitel "Mitarbeiter-Stammdaten".

 

 

löschen

Durch das Anklicken von löschen entfernen Sie den aktuell gewählten Benutzer aus der Datenbank. Diese Aktion muss von Ihnen bestätigt werden. Der Benutzer ist damit endgültig gelöscht und kann nur über eine Datensicherung wiederhergestellt werden.

 

speichern

Speichert die aktuellen Änderungen des derzeit ausgewählten Monats. Beim Wechseln in einen anderen Monat wie auch vor dem Drucken oder dem Schließen des Monatskalenders erfolgt eine Abfrage zum Speichern der Daten, falls diese noch nicht gespeichert sein sollten.

abbrechen

Die Funktion abbrechen wird verwendet, um die Neuanlage eines Mitarbeiters abzubrechen.

Arbeitszeit / Projektzeit

Zeigt im Wechsel die Arbeitszeiten oder die Projektzeiten im Kalender.

Wenn Sie in der Konfiguration die Projektzeiterfassung aktiviert haben, können Sie mit diesem Knopf zwischen der Darstellung von Arbeitszeiten und Projektzeiten hin- und her wechseln. Ist in der Konfiguration die Option Projektzeiten sind Arbeitszeiten aktiviert, entfällt das Wechseln, da die Projektzeiten im Kalender der Arbeitszeiten erfasst werden.

Ausgabe

Beim Anklicken von Ausgabe klappt ein Menü unter dem Knopf heraus, mit dem Sie auswählen können, welches Formular Sie ausdrucken möchten:

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Hinweis
 
 

Diese Funktion bezieht sich immer auf den aktuell ausgewählten Mitarbeiter. Wenn Sie mehrere Mitarbeiter gleichzeitig ausdrucken möchten, wählen Sie den Hauptmenü-Reiter Ausgabe.

Aus dem Menü können Sie folgende Berichte wählen:

Stundenzettel des Mitarbeiters vom aktuellen Monat
Druckt einen Stundenzettel des aktuell gewählten Mitarbeiters vom aktuellen Monat aus. Hier sind alle gebuchten Zeiten, Korrekturen, Resturlaub und Zahl der Kranktage zu sehen.

Urlaubsantrag des Mitarbeiters drucken
Druckt die den Urlaubsantrag des aktuell ausgewählten Mitarbeiters. Hat der Mitarbeiter keinen Urlaub im aktuellen Kalenderjahr beantragt, wird folgender Dialog angezeigt:

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Beim Drucken eines Blanko-Urlaubsantrags wird ein leeres Urlaubsformular ausgedruckt mit den bereits erfassten Urlaubstagen, Kranktagen, dem Resturlaub sowie den Unterschriftsfeldern.

Jahresübersicht des Mitarbeiters drucken
Druckt die Jahresübersicht des aktuell ausgewählten Mitarbeiters aus - anhand der Jahresübersicht können Sie auf einen Blick sehen, an welchem Tag im aktuellen Kalenderjahr der Mitarbeiter krank, im Urlaub oder am Arbeiten war.

Konto

Nach dem Anklicken von Konto erscheint ein Auswertungsfenster, das zur Darstellung des Stundenkonto-Standes sowie Resturlaub und Kranktagen verwendet wird. Dies ist eine der zentralen Funktionen der Software, die es Mitarbeitern, Abteilungsleitern und Personalsachbearbeitern ermöglicht, den Stand des Stundenkontos einzusehen und die erfassten Zeiten summiert auf Monatsbasis auszuwerten.

Das Auswertungsfenster kann über die Funktionsleiste des Monatskalenders, des Jahreskalenders und von der Mitarbeiter-Verwaltung aus aufgerufen werden. Ist beim Mitarbeiter in dessen Rechten die Auswertung des Stundenkontos aktiviert, kann auch der Mitarbeiter selbst sein Stundenkonto auswerten, indem er den Zeiterfassung.App Agent startet und sich anmeldet, um den Monatskalender zu öffnen.
 
Aufbau des Auswertungs-Fensters:
Im oberen Bereich können Sie den Monat und das Jahr wählen, dessen Stundenstand Sie auswerten möchten. Daneben befindet sich der Knopf Korrekturen. Über diesen können Sie die Korrekturen für Stundenkonto und Urlaubsanspruch bearbeiten. Unterhalb der Funktionsleiste befinden sich 3 Reiter:

 
- Gesamtauswertung von <Erfassungsstart des Mitarbeiters> bis einschl. <gestern>
Hier werden alle Daten kumuliert dargestellt – vom Erfassungs-Start-Tag des Mitarbeiters bis gestern. Der aktuelle Tag fließt nie in diese Auswertung mit ein

 
- aktueller Monat
Hier werden nur die Werte des gewählten Monats angezeigt – die Daten vorangegangener oder zukünftiger Monate werden dabei nicht berücksichtigt

 
- Erläuterungen
Hier wird Ihnen vorgerechnet, wie die Summen der Gesamtauswertungen zustande kamen.
 

Erklärungen der Begriffe und Werte

- Urlaub vom Vorjahr
Die Anzahl der Urlaubstage, die vom Vorjahr übernommen wurden. Dieser Wert kommt aus der Urlaubs-Tabelle, (in den Stammdaten des Mitarbeiters hinterlegt)
 
- Urlaubsanspruch laufendes Jahr
Die Anzahl Urlaubstage, die der Mitarbeiter regulär – also in der Regel jedes Jahr zur Verfügung hat. Dieser Wert ist NICHT der Resturlaub!
 
- Urlaubsanspruch-Summe
Die Anzahl Urlaub vom Vorjahr + Urlaubsanspruch laufendes Jahr inklusive aller Urlaubsanspruch-Korrekturen des gewählten Jahres bis zum Auswertungs-Monat
 
- Erfasster Urlaub
Die Anzahl Urlaubstage, die in blau bzw. hellblau beim Mitarbeiter im gesamten Jahr erfasst wurden. Wichtig: Dazu zählen auch Urlaubstage, die im Jahr eventuell vor dem Erfassungs-Start erfasst wurden. Es wird hier kein Unterschied gemacht, ob die Tage – immer bezogen auf das aktuell eingestellte Jahr – in der Zukunft oder der Vergangenheit liegen. Wird in einem Jahr Urlaub eingetragen, wird dieser sofort von der Anzahl der Resturlaubstage abgezogen – egal ob es sich um beantragten (grün) oder genehmigten (blau) Urlaub handelt. Im Wert für erfassten Urlaub werden jedoch nur genehmigte Urlaubstage (blau) berücksichtigt. Die beantragten Urlaubstage werden in der nächsten Zeile in Summe dargestellt:

<WIRKLICH????>

 
- geplanter/beantragter Urlaub
Die Anzahl der geplanten/beantragten Urlaubstage des gewählten Jahres – hierbei werden alle Urlaubstage gezählt, die im Monatskalender des Mitarbeiters bzw. der Übersichts-Oberfläche in grün/hellgrün dargestellt werden – ganz egal, ob sich diese Tage in der Vergangenheit oder der Zukunft befinden (immer bezogen auf das gewählte Jahr)

 
- Resturlaub
Der Resturlaub enthält die Anzahl der Tage, die der Mitarbeiter noch nehmen bzw. beantragen kann. Der Wert für den Resturlaub errechnet sich dabei wie folgt:
 

 


Urlaub Vorjahr

+


Urlaubsanspruch laufendes bzw. ausgewähltes Jahr (inkl. Urlaubsanspruch-Korrekturen des Jahres)

-


erfasster Urlaub (blau/hellblaue Tage)

-


geplanter / beantragter Urlaub (grüne/hellgrüne Tage)

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

=


Resturlaub

 
 
Nochmals der Hinweis:
Sobald ein Urlaubstag- egal ob beantragt (grün) oder genehmigt (blau) in einem Jahr beim Mitarbeiter erfasst wurde, wird dieser von der Anzahl der Resturlaubstage abgezogen.
 

<Eventuell den nächsten Abschnitt vor das Kapitel setzen>
 
Korrekturen
Sie haben die Möglichkeit, den Stand des Stundenkontos bzw. den Urlaubsanspruch über eine oder mehrere Korrekturbuchungen in einem oder mehreren Monaten zu verändern. Diese Korrekturen werden im unteren Bereich des Fensters aufgelistet. Es erscheinen hier alle für den Mitarbeiter erfassten Korrekturen.

 
Kranktage in <Jahr>
Die Auswahl aller Kranktage im gesamten gewählten Jahr – unabhängig vom gewählten Monat
 
Stundenkonto Vormonat
Zeigt das Stundenkonto des Vormonats des aktuell gewählten Monats an. Werten Sie den Monat des Erfassungs-Start-Datums des Mitarbeiters aus, entspricht dieser Wert dem Konto-Start, der in den Stammdaten des Mitarbeiters hinterlegt ist.
 
Stundenkonto gesamt
Zeigt den aktuellen Stand des Stundenkonto zu gestern (wenn der gewählte Monat dem aktuellen Monat entspricht) bzw. den Stand des Stundenkontos zum Ende des eingestellten Monats. Hierbei werden bezogen auf das Stundenkonto alle Soll-Stunden vom Erfassungs-Start-Tag bis zum im Reiter dargestellten Datum mit den entsprechenden Ist-Stunden des Zeitraums verglichen. Urlaubs- und Kranktage werden genauso wie Feiertage und freie Tage inkl. Stundenkonto-Korrekturen berücksichtigt.
 
Im Reiter aktueller Monat sind die Werte aufgeführt, die sich auf den aktuell eingestellten Monat beziehen.
 
- Ist-Stunden
Die im Monat erfassten Ist-Stunden
 
- Soll-Stunden
Die im Zeitmodell des Mitarbeiter hinterlegten Soll-Stunden, die sich auch aus Feiertagen, Terminen, Urlaubstagen und Kranktagen ergeben
 
- Stundenkonto
Das Stundenkonto des gewählten Monats, welches sich aus dem Vergleich zwischen Soll- und Ist-Zeiten ergibt inkl. eventuell erfasster Stundenkonto-Korrekturen
 
- Erfasste Urlaubstage
Die Anzahl der beantragten und genehmigten Urlaubstage im gewählten Monat (??? NOCHMAL CHECKEN, OB DAS SO IST)

- Erfasste Kranktage
Die Anzahl erfasster Kranktage im gewählten Monat

 

Korrekturen
Hier werden alle Stundenkonto-Korrekturen und Urlaubsstand-Korrekturen gelistet, die für den eingestellten Monat erfasst wurden.

Korrekturen

Um das Konto eines Mitarbeiters positiv oder negativ zu ändern ohne erfasste Tage im Arbeitszeitkalender zu ändern, können Sie Korrekturbuchungen erfassen, die sich auf den Stand des Stundenkontos oder den Resturlaub auswirken.

Sie haben nach dem Anklicken von Korrekturen die Möglichkeit, die Art der Korrektur zu wählen:

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Es stehen folgende Korrekturarten zur Auswahl:

Stundenkonto-Korrektur
erhöht oder vermindert das Stundenkonto um einen angegebenen Wert
 

Urlaubsanspruch-Korrektur
erhöht oder vermindert den Urlaubsanspruch um einen angegebenen Wert
 

Lohnauszahlung für Überstunden
vermindert den Stundenkonto, indem die ausgezahlte Anzahl Stunden vom Stundenkonto abgezogen wird
 

Lohnabzug für Minderstunden
erhöht das Stundenkonto, indem die vom Lohn abgezogenen Stunden zum Konto addiert werden
 

Auszahlung Urlaub
vermindert den Resturlaubsanspruch um die angegebene Zahl ausgezahlter Urlaubstage
 

Sonderurlaub
erhöht die den Resturlaubsanspruch um die angegebene Zahl von Urlaubstagen

 

Beim Erzeugen einer Korrektur müssen Sie angeben, ab wann diese gelten soll (Periode). Sie können auf diese Weise Korrekturen (wie beispielsweise Sonderurlaub für 20 jährige Betriebszugehörigkeit) schon im voraus erfassen.

 

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Hinweis
 
 

Wenn die Korrektur einer Periode zugeordnet ist, welche in der Zukunft liegt, dann wird diese Korrektur zunächst nicht wirksam. Erst wenn der Monat (auf den sich die Korrektur bezieht) kalendarisch erreicht wird, fließt der Korrekturwert mit in die Berechnung des Stundenkontos ein.

Sie müssen einer Korrektur immer eine Bemerkung und einen Wert zuweisen. Danach können Sie die Korrektur durch Anklicken von hinzufügen zu der jeweiligen Korrekturliste hinzufügen.

Durch Anklicken von Eintrag löschen können Sie Korrekturen entfernen - die Aktualisierung der Stundenkonten wird automatisch durchgeführt, wenn Sie das Korrekturen-Fenster schließen.

Die Korrekturen werden im unteren Bereich des Stundenzettels und im Auswertungsfenster des Stundenkontos angezeigt.

 

 

Konto neu aufbauen

Die Funktion Konto neu aufbauen wird verwendet, wenn Sie den Erfassungs-Start oder den Stundenkonto-Start des Mitarbeiters nachträglich ändern.

Sie weisen das Programm damit an, sämtliche Monatskonten des Mitarbeiters seit Erfassungsstart neu zu berechnen. Nach dem Anklicken von Konto berechnen werden Sie gefragt, ob Sie nur das aktuelle Jahr oder auch das folgende Jahr berechnen lassen möchten. In der Regel können Sie hier auf ja klicken - wenn Sie bereits Urlaubs- oder Kranktage für das Folgejahr erfasst haben, klicken Sie auf nein:

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Möchten Sie für alle Mitarbeiter eine Neuberechnung der Stundenkonten starten, können Sie im Pull-Down-Menü Extras/Datenbankwartung/Reorganisation.

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Hinweis
 
 

Die Software kümmert sich automatisch um die Berechnung der Konten (beispielsweise wenn Sie Zeiten eines Mitarbeiters im Monatskalender ändern,löschen oder hinzufügen). Nur beim Ändern des Erfassungs-Starts oder des Stundenkonto-Starts wird die Funktion Konto neu aufbauen benötigt.

 
 

 

 

Rechte

Die Benutzerrechte definieren, welcher Mitarbeiter welche Programm-Bereiche und Funktionen benutzen kann. Darüber hinaus können Sie über die Benutzerrechte festlegen, welcher Mitarbeiter wie seine Zeiten buchen darf bzw. auf bereits gebuchte Zeiten lesend oder schreiben zugreifen  kann. Über die Einstellungen in der Konfiguration der Rechte ist es z.B. möglich, einem Abteilungsleiter das Recht zu geben, Anwesenheit, Krankheit und Urlaub in der Übersicht und Anwesenheitsliste zu sehen.

Klicken Sie auf Rechte, um das Konfigurationsfenster für die Rechte des aktuell selektierten Mitarbeiters anzuzeigen. Das Konfigurationsfenster enthält 4 Reiter:

Programm-Module - auf welche Teile des Programmes hat der Mitarbeiter Zugriff

Im Reiter Programm-Module legen Sie fest, auf welchen Bereich der Software der Mitarbeiter Zugriff hat:
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- Client
Über die Client-Anwendung, die entweder am Arbeitsplatz des Mitarbeiters läuft oder auf bestimmten Computern im Netzwerk ein Zeiterfassungs-Terminal simuliert kann sich der Mitarbeiter über die Eingabe von Personalnummer und Passwort anmelden. Die Möglichkeit über Hardware wie Barcode-Leser oder Transponder-Terminals Zeiten zu erfassen bleibt davon unberührt. Die Option bezieht sich allein auf das Buchen über die Eingabe von Personalnummer und Passwort.

- Cloud
TimeCloud ist eine Browser-basierte Zeiterfassung, mit der Mitarbeiter über das Internet Zeiten erfassen können. Diese Software-Lösung wird bei der Installation von Zeiterfassung.App auch lokal auf Ihrem Server-Computer installiert und kann damit auch über das Intranet exklusiv für Ihr Unternehmen genutzt werden. So können sich Mitarbeiter über die vom Zeiterfassung.App-Server-Computer bereitgestellte Browser-Oberfläche an der Zeiterfassung anzumelden und so Arbeitszeiten „stempeln“ und Urlaub beantragen.

- VoiceBox
Ermöglicht es dem Mitarbeiter, über die auf dem Zeiterfassung.App-Server laufende Software Arbeitszeiten über einen Anruf auf einer Festnetznummer zu „stempeln“. Hierzu benötigt man lediglich einen Account bei einem Voice-Over-IP-Telefonie-Anbieter.

- Agent (Übersicht und Anwesenheitsliste)
Die Übersicht zeigt in der Zeiterfassung.App Agent-Anwendung für den gewählten Monat Arbeitszeiten, Urlaub, Krankheit und Termine von Mitarbeitern an. Man sieht somit wer in welchem Zeitraum beispielsweise im Urlaub ist. Die Anwesenheitsliste stellt den Anwesenheitsstatus der Mitarbeiter an einem gewählten Tag in Listenform auf dem Bildschirm dar.

Gewähren Sie das Recht Übersicht und Anwesenheit beispielsweise Mitarbeitern,  die am Empfang Ihres Unternehmens (Telefonzentrale) arbeiten, damit diese Ihren Kunden sofort Auskunft darüber geben können ob der gewünschte Gesprächspartner aktuell anwesend ist.

Haben Sie einem Mitarbeiter dieses Recht gegeben, kann er über das Pull-Down-Menü Modus/Übersicht aus seinem Monatskalender heraus die Übersicht und Anwesenheitsliste aufrufen. Über die Option Alle Abteilungen anzeigen im Reiter Personal-Organisation können Sie bestimmen, ob der Mitarbeiter für Übersicht und Anwesenheitsliste die Abteilung wählen kann, oder er nur seine eigene Abteilung sieht.

Im Reiter Programm-Funktionen legen Sie fest, auf welche Funktionen innerhalb der einzelnen Programmteile der Mitarbeiter Zugriff hat:

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- Stundenzettel anzeigen
Das Anzeigen bzw. Ausdrucken der Stundenzettel ist nur Mitarbeitern mit diesem Zugriffsrecht möglich.

- Zeiten auswerten
Aktivieren Sie diese Option, hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, sein Stundenkonto anzeigen zu lassen.
Wenn Sie im Reiter Personal-Organisation das Recht Zeiten anderer Mitarbeiter bearbeiten aktiviert haben, kann der Mitarbeiter auch die Konten anderer Mitarbeiter auswerten. Zusätzlich wird über dieses Rechte gesteuert, ob beim Buchen von Arbeitszeiten der Stundenkonto-Stand angezeigt wird. Auch beim Buchen von Arbeitszeiten über das Telefon wird dem Mitarbeiter der aktelle Stand des Stundenkontos angesagt - ist die Option Zeiten auswerten nicht aktiv, entfällt diese Ansage.

- Anwesenheitsliste und Übersicht mit Details
In der Anwesenheitsliste und der Übersicht werden Zeitmodell, Termine, Krankheits- und Urlaubstage dargestellt. Ist diese Funktion nicht aktiv, sieht man nur, ob der Mitarbeiter anwesend ist oder nicht. Abwesend ist man dann auch an Termin-Tagen, Kranktagen und Urlaubstagen. Im Jahreskalender wird ein anwesender Mitarbeiter mit einem grünen, ein abwesender Mitarbeiter mit einem roten Männchen dargestellt.

- Erfassung von Arbeitszeiten über den Monatskalender
Hier können Sie mit Hilfe der Option Nacherfassung beschränken festlegen, wie viele Tage ein Mitarbeiter in der Vergangenheit noch Zeiten nacherfassen darf. Dieses Recht greift nur dann, wenn der Mitarbeiter auch schreibenden Zugriff auf die Arbeitszeiten hat. Sie können diese Option entweder in der Hauptkonfiguration für alle Mitarbeiter einstellen oder Sie geben mit der Option Der Zugriff auf gebuchte Zeiten erfolgt... explizit für den Mitarbeiter an, ob er nur lesend oder auch schreibend auf seine Arbeitszeiten zugreifen darf. Eine Besonderheit hier ist, dass man die Option nur lesend; Urlaubstage beantragen; Projekte schreibend wählen kann, die es dem Mitarbeiter erlaubt, auf seine Projektzeiten lesend und schreibend zuzugreifen, während er auf die Arbeitszeiten nur lesend zugreifen kann.


Im Reiter Personal-Organisation legen Sie fest, ob der Mitarbeiter Daten anderer Mitarbeiter sehen bzw. bearbeiten darf:


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- Mitarbeiter ist Personalsachbearbeiter

Ist diese Option aktiv, kann der Mitarbeiter mit administrativen Rechten (Vollzugriff) das Zeiterfassungs-System verwalten. Er hat damit die gleichen Zugriffsmöglichkeiten auf Personalstamm, Abteilungen, Zeitmodelle, Druckberichte und Konfigurationsmöglichkeiten wie der interne Benutzer admin. Lediglich Einstellungen im Bereich Wartung in der Programmoberfläche des GetProductName Agent sind ausschließlich für den Benutzer admin sichtbar.

 

- Zeiten anderer Mitarbeiter bearbeiten

Erlaubt dem Mitarbeiter, auch Zeiten anderen Mitarbeiter zu bearbeiten. Aktivieren Sie diese Option, gelten alle Zugriffsrechte des Mitarbeiters auch für den Zugriff auf die Daten anderer Mitarbeiter. Dieses Recht sollten Sie in der Regel nur Abteilungsleitern bzw. Mitarbeitern der Personalabteilung zuweisen. Die Option ist mit der unten stehenden Option Alle Abteilungen anzeigen verbunden. Ist die Option Alle Abteilungen anzeigen aktiv, kann der Mitarbeiter die Zeiten aller Mitarbeiter bearbeiten, falls Zeiten anderer Mitarbeiter bearbeiten aktiv ist - ansonsten kann der Mitarbeiter nur Zeiten der Mitarbeiter der eigenen Abteilung bearbeiten.

 

- Alle Abteilungen anzeigen

Der Mitarbeiter kann im Jahreskalender und der Anwesenheitsliste alle Abteilungen auswählen und darstellen lassen.

 

Im Reiter Projekte legen Sie fest, ob der Mitarbeiter Projekte verwalten darf

 
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- Mitarbeiter ist Projektleiter

Als Projektleiter kann der Mitarbeiter ihm zugeordnete Projekte uneingeschränkt bearbeiten und auswerten.

 

- Arbeitszeiten einzelner Mitarbeiter in der Projektverwaltung anzeigen

Der Mitarbeiter kann die Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter in der Projektverwaltung auswerten.

 

- Projekte bearbeiten

Der Mitarbeiter kann Projekte erstellen und bearbeiten.

 

- Alle Projekte anzeigen

Der Mitarbeiter kann alle angelegten Projekte sehen und somit bearbeiten.

Ansicht filtern

Filtert die Darstellung der Mitarbeiter nach aktiven, inaktiven oder beiden Arten von Mitarbeitern.

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Hinweise
 
 

Nur aktive Mitarbeiter werden in der Lizenz gezählt.

Reiter "Stammdaten"

Im Reiter Stammdaten geben Sie wichtige Informationen zu den einzelnen Mitarbeitern ein, welche die Software bzw. Hardware zum Erfassen von Arbeitszeiten verwenden.

Nachfolgend werden die einzelnen Stammdaten-Felder beschrieben - diese müssen vollständig ausgefüllt werden. Im Reiter erweitert und Bermerkungen sind die Angaben hingegen optional.

Personalnummer

Im Feld Personalnummer geben Sie die Personalnummer des Mitarbeiters an. Die Personalnummer kann Buchstaben und Zahlen enthalten und ist maximal 10 Stellen lang. Wenn Sie rein numerische Personalnummern verwenden, sollten Sie führende Nullen verwenden, um eine optimale Sortierung zu erreichen.

Zum Ändern der Personalnummer des ausgewählten Mitarbeiters klicken Sie auf den Knopf neben der Personalnummer und geben Sie dann die neue Personalnummer ein:

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Hinweise
 
 

Vermeiden Sie die Verwendung von Sonderzeichen in der Personalnummer.

Wenn Sie die Telefonzeiterfassung nutzen möchten, beachten Sie bitte, dass diese ausschließlich numerische Personalnummern unterstützt, weil die Personalnummer (bei nicht erkannter oder unterdrückter Telefonnummer des Anrufers) über die Tastatur des Telefons eingegeben werden muss.


Kennwort
Hier können Sie ein Kennwort für den Mitarbeiter vergeben, das Kennwortfeld kann auch leer gelassen werden. Möchte sich der Mitarbeiter vom Arbeitsplatz aus am Programm anmelden (um beispielsweise seine erfassten Arbeitszeiten anzusehen oder seinen Stundenkontostand abzufragen), muss er seine Personalnummer und dieses Kennwort angeben. Das Kennwort wird am Bildschirm als **** dargestellt. Um den Klartext des Kennwortes anzuzeigen, klicken Sie auf den Knopf rechts neben dem Kennwort-Feld.

Finger-ID / RFID
Diesen Wert verwenden Sie, wenn Sie ein Offline-Terminal mit Transponder-Technik verwenden. Geben Sie hier die Nummer ein, die auf dem Transponder-Clip aufgedruckt ist. Falls sich auf dem Transponder-Ausweis keine Nummer befindet, können Sie über die Zeiterfassung.App Client-Anwendung durch die Verwendung eines USB-Transponder-Lesers mit Hilfe der Personalisieren-Funktion nacheinander sogar mehrere (unbeschriftete) Transponder-Ausweise Mitarbeitern schnell und einfach zuordnen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in den Kapiteln der jeweiligen Hardware in dieser Anleitung.

Nachname & Vorname
Diese Daten müssen bei jedem Mitarbeiter vergeben werden. Beide Daten werden auf den Auswertungen und beim Buchen angezeigt.

Geburtsdatum
Dieses Feld gilt nur als Information - das Geburtsdatum wird u.a. auf dem Stundenzettel ausgedruckt. Achten Sie auf das Eingabeformat TT.MM.JJJJ.

Abteilung
Die Abteilung, in der der Mitarbeiter arbeitet. Bei Übersichten, Druckberichten oder Auswertungen können Sie die Darstellung der Daten nach Abteilungen filtern.

Land
Das (Bundes)Land, in dem sich die Arbeitsstätte des Mitarbeiters befindet. Somit kann das Programm die Feiertage korrekt berücksichtigen, die bei der Berechnung des Stundenkontos eine Rolle spielen.

Zeitmodell / Schichtplan 
Die Zuordnung des Mitarbeiters zu einem Zeitmodell bzw. einem Schichtmodell zu.

In einem Zeitmodell ist gespeichert, an welchem Tag ein Mitarbeiter wie viele Stunden arbeiten muss und welche Pausenzeiten dabei berücksichtigt werden (abhängig von dem gewählten Pausenmodell). Mit Zeiterfassung.App können Sie beliebig viele Zeitmodelle verwalten (z.B. Vollzeit, Teilzeit, Aushilfen).

Manche Kunden haben sogar für jeden Mitarbeiter ein eigenes Zeitmodell angelegt, was aber nicht zu empfehlen ist - in der Regel lassen sich mehrere Mitarbeiter gemeinsamen Zeitmodellen (z.B. "Vollzeit") zuordnen. Wie Sie neues Zeitmodell erstellen, erfahren Sie im Kapitel "Zeitmodelle".

Mit Schichtplan wählen Sie ein Schichtmodell für den Mitarbeiter. Ein Schichtmodell beinhaltet Informationen darüber, an welchem Tag eines Jahres welches Zeitmodell verwendet werden soll. Im Bereich Arbeitszeiten können Sie die Schichtmodelle verwalten. Ein Schichtmodell gilt dabei quasi als Vorlage (Template) für die Definition, an welchem Tag für den Mitarbeiter welches Zeitmodell gelten soll. Um den individuellen Schichtplan eines Mitarbeiter zu bearbeiten, klicken Sie auf das Symbol neben Schichtmodell, woraufhin sich der Schichtkalender öffnet, in dem Sie den persönlichen Schichtplan des Mitarbeiters bearbeiten können. Hier sind bereits die Daten aus dem zugeordneten Schichtmodell eingetragen, damit Sie nicht für jeden Mitarbeiter pro Jahr einen völlig neuen Schichtplan erstellen müssen. Informationen zum Bearbeiten des Schichtplans finden Sie im Kapitel Schichtpläne.

Ein Schichtplan bezieht sich immer persönlich auf einen bestimmten Mitarbeiter. In den Schichtplan ist hinterlegt, an welchem Tag eines Jahres welches Schicht-Zeitmodell gilt.Sie können den Schichtplan-Editor eines Mitartbeiters aufrufen, indem Sie in der Mitarbeiter-Verwaltung auf das Eigenschaften-Symbol neben dem Schichtmodell klicken.

Das Schichtmodell legen Sie in der Regel einmalig für einen Mitarbeiter fest. Es füllt die noch nicht definierten Tage der Schicht-Pläne der ihm zugeordneten Mitarbeiter. Nachdem Sie den Schichtplan-Editor geöffnet habenm wird ein Fenster angezeigt, in dem für ein gewähltes Jahr alle Tage mit Zuordnung zu einem Schichtzeitmodell angezeigt werden.

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Die Symbole im dargestellten Kalender repräsentieren die einzelnen Schichtzeitmodelle. Wenn einem Schichtzeitmodell kein Symbol zugeordnet ist, wird dessen Kurzbezeichnung angezeigt.
Mit der Maus können Sie die gewünschten Tage markieren, denen Sie ein Schichtzeitmodell zuordnen möchten. Klicken Sie anschließend auf Auswahl, um ein Schichtzeitmodell den markierten Tagen zuzuordnen.

Wollen Sie Schichtzeitmodelle in einer bestimmten Abfolge / Reihenfolge erfassen, verwenden Sie den Assistenten.

Weitere Informationen zur Bedienung finden Sie im Kapitel Schichtmodelle - die Erfassungs-Maske des Schichtmodell-Editors ist die gleiche wie die des Schichtplan-Editors -> wie bereits beschrieben, wird der Schichtplan-Editor für den Schichtplan eines einzelnen Mitarbeiters verwendet, während man mit dem Schichtmodell-Editor die Vorlagen für Schichtpläne der Mitarbeiter bearbeitet.

Erfassungsstart
Das Datum ab dem die Software mit der Berechnung der Stundenkonten des betreffenden Mitarbeiters beginnen soll.

Kontostart
Der Stand des Stundenkontos des Mitarbeiters am Tag des Erfassungsstarts.Dieser Wert fließt mit in die Berechnung des Stundenkontos ein. Geben Sie den Wert im Format +HHH:MM bzw. -HHH:MM ein (z.B. +013:45).

Urlaub in Tagen / Urlaub in Stunden
Entsprechend der Einstellung Urlaubs-Berechnung im Reiter erweitert, wird in der Tabelle neben Urlaub in Tagen / Stunden der Anspruch für Urlaub erfasst.Dabei geben Sie in der Spalte Jahr das Kalenderjahr ein, in der Spalte Übertrag den Wert, der aus dem Vorjahr übertragen werden soll und in der Spalte Anspruch die Anzahl der Tage, die der Mitarbeiter regulär jedes Jahr bekommt.

 

 

 

Reiter "erweitert"

Im Reiter erweitert können optionale Einstellungen zum "Finetuning" des Mitarbeiters hinterlegt werden.

Kontoberechnung

Mitarbeiterstatus
Mit Hilfe der Einstellung aktiv können Sie den Status des Mitarbeiters ändern. Scheidet ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus oder ist längere Zeit im Urlaub (z.B. Mutterschutz) können Sie den Mitarbeiter auf inaktiv setzen. Der Mitarbeiter erscheint dann nicht mehr in den Druckberichten, kann aber auch keine Arbeitszeiten mehr über ein Terminmal erfassen und wird nicht mehr in der Liste der aktiven Mitarbeiter geführt. Ein weiterer Vorteil des Deaktivierens von Mitarbeitern ist, dass deaktivierte Mitarbeiter keine Software-Lizenz benötigen. Sie können einen deaktivierten Mitarbeiter jederzeit wieder aktivieren, wodurch jedoch auch wieder eine Mitarbeiter-Lizenz verbraucht wird.

Über die Einstellung in Berichten sichtbar Option bestimmen Sie, ob ein Mitarbeiter in den Druckberichten erscheint. Sie können so beispielsweise vermeiden, dass die Stundenzettel der Geschäftsleitung Sammeldruck von Stundenzetteln oder Quartalsübersichten erscheint.

Beachten Sie, dass Archiv-Mitarbeiter, die bei einem Zeitmodell-Wechsel erzeugt werden, automatisch nicht in den Druckberichten berücksichtigt werden. Möchten Sie also Daten eines Archiv-Mitarbeiters drucken, müssen Sie temporär - also nur für den Druckvorgang - die Einstellung in Berichten sichtbar aktivieren und nach dem Druck wieder deaktivieren.

Projektzeit
Diese Option bestimmt, ob der Mitarbeiter an der Projektzeiterfassung teilnimmt, wenn Sie in den Einstellungen die Trennung von Arbeits- und Projektzeiten aktiviert haben.
Ist die Option aktiviert, kann der Mitarbeiter bei aktiver Trennung von Arbeits- und Projektzeiten im TempoBill GmbH Agent und Zeiterfassung.App Client Projektarbeitszeiten erfassen. 

Projektzeiten und Arbeitszeiten werden in der Software standardmäßig getrennt voneinander erfasst.

Das bedeutet, es existieren für Mitarbeiter, die an der Projektzeiterfassung teilnehmen, im Grunde genommen zwei Kalender, in denen Zeiten gespeichert werden:

der Arbeitszeitkalender
In diesem werden die reinen Kommen- und Gehen-Zeiten des Mitarbeiters erfasst sowie Urlaubstage, Kranktage und Termine. Im Arbeitszeitklaender wird das Überstunden-Konto des Mitarbeiters geführt - auf Basis von Soll-Zeiten, Feiertagen und erfassten Ist-Zeiten

der Projektzeitkalender
Hier werden ausschließlich Projektzeiten erfasst - es gibt weder Urlaubs- noch Kranktage, keine Termine und keine Soll-Zeiten. Die erfassten Tage werden ausschließlich über die Projektberichte im Bereich Ausgabe des Hauptmenüs oder in der Projektverwaltung ausgewertet.

Eintritt/Austritt

Individuell Rundung

E-Mail-Adresse
gibt die für Urlaubsanträge zu verwendende E-Mail-Adresse des Mitarbeiters an. Wenn der Mitarbeiter als Abteilungsleiter einer Abteilung hinterlegt wurde, werden ihm Anträge von Mitarbeitern seiner Abteilung an diese E-Mail-Adresse gesendet. Haben Sie in den Benutzerrechten die Option Mitarbeiter ist Personalsachbearbeiter bei dem Mitarbeiter gesetzt, werden dem Mitarbeiter alle Anträge als Kopie zugesendet.

Windows-Benutzer
Dieser Wert wird in Verbindung mit dem Zeiterfassung.App Client verwendet. Starten Sie TimeClient.exe, überprüft die Anwendung, ob der aktuell angemeldete Windows-Benutzer im Personalstamm vorhanden ist - hierbei wird nach dem Windows-Benutzernamen gesucht, der im Feld Windows-Benutzer hinterlegt ist.
 
Wird der aktuell angemeldete Windows-Benutzer im Personalstamm gefunden wurde, fragt Zeiterfassung.App Client beim Buchen über Tastatur und aktiviertem Einzelplatz-Modus nicht mehr nach Personalnummer und Passwort, sondern meldet den Benutzer automatisch an.

In Verbindung mit dem Aufrufparameter /automatischbuchen wird für den Mitarbeiter automatisch eine Kommt-Buchung durchgeführt, wenn er sich das erste mal an einem Tag anmeldet.

Telefonnummer
Geben Sie hier die Telefonnummer des Mitarbeiters an. Wenn Sie die Telefonzeiterfassung nutzen, kann die Software den Mitarbeiter anhand der hier hinterlegten Telefonnummer zuordnen (sofern die Rufnummer des Anrufers übermittelt wird) - dadurch entfällt der Anmelde-Prozess (Eingabe von Personalnummer und ggf. Passwort über die Tastatur des Telefons). 

Telefon-Erfassung
Bestimmen Sie über die Auswahl-Liste Telefon-Erfassung, ob und wie der Mitarbeiter die Telefonzeiterfassung nutzen kann.

Erfassung nicht erlaubt
Nach dem Anruf bei der Telefonzeiterfassung und der Identifikation wird eine Hinweismeldung über das Telefon gesprochen, dass die Telefonzeiterfassung für den Mitarbeiter nicht erlaubt ist. Über das Telefon kann der Mitarbeiter demnach keine Zeiten erfassen.

nur über eigenes Telefon
Die Buchung wird nur dann akzeptiert, wenn der Mitarbeiter von der Telefonnummer aus anruft, die im Feld Telefonnummer angegeben wurde - hierzu muss der Anrufer zwingend seine Rufnummer übermitteln.

über beliebiges Telefon
Die Buchung kann von überall aus erfolgen.

Kostenstellen-Telefon
Es ist möglich bei einer Kostenstelle eine Telefonnummer zu hinterlegen - der Mitarbeiter hat bei dieser Einstellung nur die Möglichkeit, von der Telefonnummer aus anzurufen, die bei der Kostenstelle hinterlegt ist, die dem Mitarbeiter zugewiesen wurde.

Arbeitnehmertyp
Wird für die Lohnabrechnung verwendet, um zu bestimmen, ob bzw. wie der Mitarbeiter an der Lohnabrechnung teilnimmt. Näheres hierzu erfahren Sie im Kapitel Lohnabrechnung.

Zur Auswahl stehen die folgenden Werte:
Lohnempfänger (Vollzeit)
Lohnempfänger (Teilzeit)
Gehaltsempfänger (Vollzeit)
Gehaltsempfänger (Teilzeit)
Aushilfe
Leiharbeiter
Externer Mitarbeiter

Stundenzettel-Typ
Die Einstellung Stundenzettel-Typ legt fest, wie Zeiterfassung.App die Ist- und Soll-Stunden auf dem Stundenzettel ausweisen soll:

Stundenzettel-Typ 1 (Istzeit=Anwesenheit)
- volle Urlaubstage => Soll=0 Ist=0
- halbe Urlaubstage => Soll=halbe Sollzeit Ist=gearbeitete Zeit an diesem Tag
- Kranktage => Soll=0 Ist=0

Stundenzettel-Typ 2 (Istzeit=Anwesenheit+Fehlzeiten)
- volle Urlaubstage => Soll=volle Sollzeit Ist=volle Sollzeit
- halbe Urlaubstage => Soll=volle Sollzeit Ist=volle Sollzeit
- Kranktage => Soll=volle Sollzeit Ist=volle Sollzeit
- Feiertage => Soll=volle Sollzeit Ist=volle Sollzeit

Urlaubs-Berechnung
legt fest, auf welche Weise die Urlaubsbetrachtung erfolgen soll: Die Einstellung In Tagen weist die erfassten Urlaubstage in Tagen aus. Das bedeutet, Sie geben in der Urlaubstabelle den Anspruch und den Urlaub vom Vorjahr in Tagen an. Auf dem Stundenzettel und sämtlichen Bildschirmausgaben, die sich auf Urlaub beziehen, werden die Werte des Mitarbeiters in Tagen ausgegeben. Diese Option ist voreingestellt und wird von den meisten Unternehmen verwendet.

Die Einstellung In Stunden weist die erfassten Urlaubstage in Stunden aus. Dabei werden die Urlaubstage wie gewöhnlich über den Monatskalender oder in der Übersicht in Form von Tagen erfasst – die Software zählt jedoch nicht die Anzahl der Tage, sondern die Soll-Stunden, die an den erfassten Urlaubstage normalerweise zu leisten währen. Auf diese Weise wird es möglich, Arbeitsstunden und Urlaub miteinander zu kombinieren. Möchte man beispielsweise an einem Tag früher gehen, aber sein Stundenkonto nicht belasten, gibt es die Möglichkeit, die Stunden, die man Urlaub nehmen möchte, als Zeitpaar zu erfassen das die Bezeichnung „Urlaub“ träg (diese Bezeichnung tippt man manuell bei der Erfassung des Zeitpaares ein).
 
Beispiel: An einem Tag mit 08:00 Soll-Stunden möchte ein Mitarbeiter 2 Stunden Urlaub nehmen. Er „stempelt“ 6 Stunden Arbeitszeit z.B. über Zeiterfassungs-Terminals oder den Zeiterfassung.App Client. Das Personalbüro trägt ihm an dem Tag ein Zeitpaar 00:00-02:00 Urlaub ein. Damit ist das Konto des Tages ausgeglichen (+00:00) und 2 Stunden werden dem Mitarbeiter von seinem Urlaubsanspruch abgezogen. Wichtig ist dabei, dass die Bemerkung des erfassten Zeitpaares Urlaub lautet.
 
Die Erfassung des Urlaubsanspruches erfolgt nach der Umstellung auf In Stunden in Stunden und nicht mehr in Tagen. Tragen Sie also nach dem Einstellen auf In Stunden die entsprechenden Werte für Urlaubsanspruch und Rest-Vorjahr in der Form +HHH:MM bzw. –HHH:MM ein, bevor Sie die Stammdaten des Mitarbeiters speichern können.

Kostenstelle
hier können Sie die Kostenstelle des Mitarbeiters hinterlegen. Diese Kostenstelle wird zu jeder Zeitbuchung des Mitarbeiters hinterlegt – außer, dem Zeiterfassung.App Client wird über den Parameter /Kostenstelle:<Name der Kostenstelle> die Kostenstelle beim Aufruf der Anwendung TimeClient.exe übergeben. Ist dies der Fall, werden alle Zeitbuchungen, die über den aufgerufenen Client erfasst werden, dieser als Parameter übergebenen Kostenstelle zugeordnet – egal welche Kostenstelle beim Mitarbeiter in dessen Stammdaten hinterlegt ist.

Lohnsätze
In der Tabelle Lohnsätze können Sie für jedes Jahr einen Brutto-Lohnsatz und einen kalkulatorischen Lohnsatz für den Mitarbeiter hinterlegen.

Der Brutto-Lohnsatz spiegelt dabei die Kosten wieder, die der Mitarbeiter das Unternehmen kostet, während der kalkulatorische Lohnsatz den Wert wiederspiegelt, den der Kunde für die Leistungen des Mitarbeiters pro Stunde zahlt.

Der kalkulatorische Lohnsatz kommt Projektauswertung zum Einsatz, die Projektsummen aus Zeiten bildet, die der Mitarbeiter für bestimmten (Kunden-)Projekten erfasst hat. Diese Zahlen können Sie beispielsweise zur Verrechnung von Projekten an Ihre Kunden verwenden.


 

Abteilungen

Im Reiter Abteilungen pflegen Sie eine Liste von Abteilungen Ihres Unternehmens. In den Stammdaten wird jedem Mitarbeiter eine Abteilung zugeordnet. Abteilungen dienen der Gruppierung von Mitarbeitern.

Viele Auswertungen und Berichte lassen sich nach Abteilungen filtern.

Auch im Reiter Übersicht und der Anwesenheitsliste ist die Auswahl der Abteilung möglich, um die Anzahl der dargestellten Daten einzuschränken. In der Mitarbeiterverwaltung lässt sich die Mitarbeiterliste durch Anklicken des Spaltenkopfes „Abteilungen“ nach Abteilungen sortieren.

Die Felder Abteilungsleiter, 1.Vertretung und 2.Vertretung werden für künftige Versionen der Software verwendet, können aber schon jetzt gepflegt werden. Geplant ist ein Workflow-System, mit dem beliebige Dokumente – wie beispielsweise ein Urlaubsantrag zur Genehmigung versendet werden können.

Unter Ortsangaben können Sie optional die Adresse der Abteilung angeben. Diese wird in Verbindung mit der mobilen Zeiterfassung  für IPhone, Android und Blackberry verwendet, welche bei jeder Zeitbuchung auch die GPS-Koordinaten übermitteln. Straße, PLZ, Land spiegeln dabei den Ort wieder, an dem Mitarbeiter primär deren Arbeit verrichten. Die Angabe ist optional und bietet eine Auswertung von Entfernungen, die ein Mitarbeiter zwischen Abteilungs-Adresse und  Kommen bzw. Gehen-Buchung zurücklegt. Dabei werden folgende  Entfernungen berechnet:

-

Entfernung Abteilungs-Ort -> Kommen-Buchung

-

Entfernung Kommen-Buchen -> Gehen-Buchung

-

Entfernung Abteilungs-Ort -> Gehen-Buchung

 

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Hinweis
 
 

Diese Ortsangaben-Funktion ist aktuell noch nicht im System implementiert und für kommende Versionen vorgesehen.

 
 

 

Mitarbeiter

Im Reiter Mitarbeiter befindet sich die zentrale Verwaltungsoberfläche, mit der Sie Zugriff auf alle Mitarbeiter-Daten haben und von hier aus für einzelne Mitarbeiter Stundenzettel drucken, Urlaub genehmigen oder Arbeits- und Projektzeiten einsehen und bearbeiten können.

Der Reiter Mitarbeiter wird in der täglichen Arbeit mit Zeiterfassung.App am häufigsten verwendet – deshalb wird dieser auch direkt nach dem Anmelden als admin oder Personalsachbearbeiter direkt angezeigt.

Über die Tabulatoren-Leiste können Sie auf folgende Bereiche der Mitarbeiterverwaltung zugreifen:

Mitarbeiter
- Hinzufügen, Ändern und Löschen von Mitarbeitern
- Bearbeiten von Zeiten durch Öffnen des Monatskalenders
- Erfassen von Korrekturen für Stundenkonto und Urlaubsanspruch
- Bearbeiten von Benutzerrechten einzelner Mitarbeiter
- Auswerten von Stundenkonten einzelner Mitarbeiter

Auf der linken Seite des Bildschirms werden alle im System erfassten Mitarbeiter aufgelistet. Diese Liste können Sie durch das Anklicken der Spaltenköpfe nach Personalnummer, Name, Vorname Abteilung und Zeitmodell sortieren, um schnell die gewünschten Mitarbeiter zu finden oder zu gruppieren.

Hinzufügen von Mitarbeitern und Ändern von Mitarbeiter-Daten

Im Reiter Stammdaten werden dann alle Felder zurückgesetzt und Sie können mit der Erfassung der Mitarbeiter-Stammdaten beginnen. Beachten Sie jedoch, dass zum Hinzufügen eines Mitarbeiters bereits Zeitmodelle und Abteilungen angelegt sein müssen. Außerdem prüft das Programm u.a. an dieser Stelle ob Sie über eine ausreichende Anzahl von Benutzerlizenzen verfügen. Die Software wird nach Anzahl der aktiven Mitarbeiter lizenziert. Beim Kauf geben Sie an, wie viele aktive Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen beschäftigt sind und erhalten einen entsprechenden persönlich auf Ihr Unternehmen ausgestellten Lizenzschlüssel, der die Anzahl der Mitarbeiter in verschlüsselter Form enthält. Scheidet ein Mitarbeiter aus, können Sie entweder dessen Personalstammdaten löschen, oder diesen inaktiv setzen, wodurch in beiden Fällen dessen Benutzerlizenz wieder frei wird.

Abteilungen
- Hinzufügen, Ändern und Löschen von Abteilungen, denen Mitarbeiter zugeordnet werden können

Kostenstellen
- Hinzufügen, Ändern und Löschen von Kostenstellen, denen Mitarbeiter zugeordnet werden können


Reiter "Bemerkungen"

Im Reiter Bemerkungen können Sie individuelle Bemerkungen für jeden Mitarbeiter hinterlegen

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Die Felder Allgemeine Bemerkungen und Besondere Bemerkungen können frei von Ihnen verwendet werden und gelten als Ergänzung zu einer Personalakte.

Kostenstellen

Im Reiter Kostenstellen verwalten Sie die Kostenstellen Ihres Unternehmens. Kostenstellen werden primär für die Lohn-Übergabe verwendet. Jeder Mitarbeiter kann im Reiter erweitert in der Mitarbeiterverwaltung einer Kostenstelle zugeordnet werden. Diese Kostenstelle entspricht der Kostenstelle, die in Ihrer Lohnbuchhaltungs-Software beim Mitarbeiter hinterlegt ist.

Eine weitere Verwendung von Kostenstellen ist der Parameter „/Kostenstelle“, den Sie der Anwendung TimeClient.exe optional beim Aufruf übergeben können. Zu jeder Zeitbuchung, die über den Zeiterfassung.App Client erfolgt, wird in der Zeitbuchungs-Tabelle normalerweise die zum Zeitpunkt der Buchung gültige Kostenstelle des Mitarbeiters zusätzlich zu den Zeiten gespeichert. Wird der Zeiterfassung.App Client mit dem Parameter /Kostenstelle:<Name der Kostenstelle> aufgerufen, verwendet Zeiterfassung.App Client statt der beim Mitarbeiter in dessen Stammdaten hinterlegte Kostenstelle die als Parameter übergebene Kostenstelle.

In Verbindung mit der Telefonzeiterfassung wird die Kostenstelle anhand der Telefonnummerr des Anrufers ermittelt.

Zeitmodelle

Im Bereich Arbeitszeiten legen Sie wichtige Einstellungen für die Berechnung von Stundenkonto, Pause, Arbeitszeiten und Kappungen fest. Lesen Sie sich dieses Kapitel bitte vor Inbetriebnahme der Zeiterfassung aufmerksam durch und treffen Sie die Einstellungen, welche den Arbeitszeit-Regelungen Ihres Unternehmens entsprechen.

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Hinweis
 
 

Die Reiter allgemeine Pausenregelung, allgemeine Kappungen am Monatsende und allgemeine Gleitzeitgrenzen gelten zeitmodellübergreifend – daher der Begriff „allgemein“.
 
Sie haben jedoch die Möglichkeit, bei den individuellen Einstellungen der einzelnen Zeitmodelle (diese können Sie optional aktivieren) pro Zeitmodell abweichende Pausenregelungs-Details, Kappungen und Gleitzeitgrenzen zu definieren. Ganz wichtig: die Art der Pausenregelung ist immer zeitmodellübergreifend – Sie können lediglich Detaileinstellungen pro Zeitmodell (z.B. die Länge der Pause) individuell ändern.

Das nachträgliche Ändern grundlegener Einstellungen eines Zeitmodells erfordert eine vollständige Neuberechnung der Arbeitszeitkonten aller Mitarbeiter, die dem Zeitmodell zugeordnet sind. Daher ist nach der Zuordnung eines Mitarbeiters zu einem Zeitmodell die Bearbeitung zunächst gesperrt. Diese Sperre lässt sich aufheben, indem Sie im Informationsbereich des Zeitmodell-Bearbeitungsfensters mit der rechten Maustaste auf das STOP-Symbol klicken.

Es ist jedoch möglich, während der Einführungsphase falsch getroffene Einstellungen an einem Zeitmodell auch nachträglich zu ändern und die Stundenkonten der bislang erfassten Daten mit den neu getroffenen Einstellungen neu zu berechnen - eine Umstellung nach längerer Zeit (z.B. nach einem Jahr) würde jedoch bedeuten, dass die bereits erfassten Daten über eine Datensicherung achiviert werden müssten und man mit den neuen Einstellungen quasi komplett neu beginnt - in diesem Fall müssten Sie dafür sorgen, dass Sie sich die Stundenkonten zum Zeitpunkt der Änderung notieren und allen Mitarbeitern einen neuen Erfassungsstart mit dem Datum der Änderung des Zeitmodells zuordnen. Der Stundenkonto-Start müsste von Ihnen in diesem Fall auch manuell auf das Datum der durchgeführten Änderung gesetzt werden.

Die Möglichkeiten, welche Ihnen dieser Bereich für Einstellungen zur Verfügung stellt, spiegeln Praxiserfahrungen von über 12 Jahren in tausenden Unternehmen wieder. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass „Sonderregelungen“ einzelner Unternehmen nicht unterstützt werden. Es ist geplant, eine Entwicklungsumgebung für die Software herauszubringen, mit deren Hilfe die Berechnungsroutinen der Stundenkonten ausgelagert werden können. Damit hätten Sie dann die Möglichkeit, mit Hilfe der SQL-Programmiersprache den Algorithmus zur Berechnung der Stundenkonten an eigene Bedürfnisse anzupassen.


Im Reiter Zeitmodelle legen Sie die Zeitmodelle an. In einem Zeitmodell definieren Sie, wie viele Stunden Ihre Mitarbeiter pro Tag arbeiten müssen. Zeitmodelle sind die Grundlage für die Berechnung von Zeitkonten und für ein Zeiterfassungs-Programm neben den erfassten Arbeitszeiten die wichtigste Grundlage.

Das Zeitkonto eines Mitarbeiters errechnet sich aus dem Vergleich der zu arbeitenden Stunden (Soll-Zeiten) und der tatsächlich gearbeiteten Zeiten (Ist-Zeiten). Die Soll-Zeiten kommen dabei aus dem Zeitmodell. In den Stammdaten des Mitarbeiters hinterlegen Sie, welches Zeitmodell für ihn zur Berechnung des Stundenkontos verwendet werden soll.

Wenn Ihre Mitarbeiter in der Regel eine feste Anzahl Stunden pro Tag arbeiten, ist die Verwendung von Zeitmodellen ausreichend und Sie benötigen keine Schichtmodelle. Haben Mitarbeiter hingegen z.B. saisonal unterschiedliche Arbeitszeiten (Sommer 8 Stunden, Winter 4 Stunden pro Tag), ist die Verwendung von Schicht-Modellen sinnvoll.

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Zum Anlegen eines neuen Zeitmodells klicken Sie auf neu und vergeben die Bezeichnung des neuen Zeitmodells. Möchten Sie ein bereits bestehendes Zeitmodell kopieren, wählen Sie das gewünschte Zeitmodell aus dem Listenfeld Kopieren von aus.

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Nach dem Anklicken von speichern erscheint das Konfigurationsfenster des Zeitmodells, welches Sie auch über den Knopf bearbeiten oder einen Doppelklick auf das gewünschte Zeitmodell jederzeit aufrufen können.

Das Einstellungs-Fenster für ein Zeitmodell zeigt im oberen Bereich eine Funktionsleiste, mit der Sie die Einstellungen für Sollzeit, Gleitzeit, Pausen, Kappungen und weitere Funktionen vornehmen können.
Darunter werden alle Tage des aktuell ausgewählten Jahres mit den aus den Einstellungen resultierenden Soll-Zeiten pro Tag dargestellt.
 
Diese Darstellung macht Samstage und Sonntage mit grauem Hintergrund kenntlich => Feiertage werden nicht angezeigt, da diese nicht einem Zeitmodell, sondern dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet sind (in den Stammdaten über die Zuordnung eines Mitarbeiters zu einem Land/Bundesland).

Im linken unteren Bereich des Fensters befindet sich der Knopf Individuelle Einstellungen für dieses Zeitmodell erzeugen bzw. Individuelle Einstellungen für dieses Zeitmodell löschen.
 
Möchten Sie für bestimmte Tage des Jahres eine vom Standard abweichende Sollzeit eintragen, markieren Sie diese Tage mit der Maus und wählen dann mit der rechten Maus-Taste aus dem erscheinenden PopUp-Menü die Fuktion Soll-Zeit eintragen bzw. reguläre Soll-Zeit, wenn Sie die laut Konfiguration hinterlegte Standard Soll-Zeit des Zeitmodells verwenden möchten.

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Um festzulegen, wie viele Stunden der Mitarbeiter pro Woche arbeiten muss, klicken Sie auf Soll-Zeit. Sie haben nun die Möglichkeit, aus zwei Optionen zu wählen (das Jahr, auf as sich die folgenden Einstellungen beziehen, können Sie über die DropDown-Liste Jahr im Einstellungs-Fenster des Zeitmodells auswählen):
 

reguläres Tages-Soll für alle Jahre
Sie können eine Soll-Zeit basierend auf Wochentagen angeben. Diese gilt für alle Jahre in der Zukunft und muss nicht Jahr für Jahr bzw. einmal für mehrere Jahre in der Zukunft gepflegt werden.
 
Je nachdem, welche Pausenregelung Sie im Hauptmenü bei Zeitmodelle eingestellt haben, können Sie neben der Soll-Stunden-Zahl für Mo-Fr auch eine automatisch abzuziehende Pause festlegen. In unserem Beispiel wird die Standard-Konfiguration verwendet, bei der als Pausenregelung eine vordefinierte Pausenzeit abgezogen wird:
 

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Aufgrund dieser Einstellung können Sie im Reiter Wochenarbeitszeit (Soll) neben der Arbeitszeit auch die Pause angeben, die an dem Wochentag automatisch abgezogen wird:
 

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<Screenshot Seite 77>
Hier können Sie angeben, an welchem Wochentag wie lange gearbeitet werden muss.
 
Möchten Sie in Ihrem Unternehmen nur zwei mal pro Tag "stempeln" (z.B. 08:00 und 16:45) und die Pausenzeit soll automatisch abgezogen werden, dann tragen Sie bei den Feldern für den Pausenwert die ensprechende Pausenzeit ein.
 
Wenn Sie die Mittagspause separat stempeln möchten (z.B. 4 Buchungen - 08:00, 12:00, 13:00, 17:00), dann geben Sie als Pausenwert bei allen Tagen "00:00" ein.
 

Wochen-Soll / Monats-Soll / Jahres-Soll für ein bestimmtes Jahr
Möchten Sie die Soll-Zeit pro Jahr festlegen, sind Sie flexibler bei der Angabe der Soll-Zeit - Sie können dabei nämlich individuell für jeden Tag des Jahres eine Soll-Zeit angeben, oder die Soll-Zeiten nach einem von Ihnen vorgegebenen Schema auf ein Jahr verteilen. Wenn Sie sich also nicht fü die reguläre Tages-Soll-Zeit für alle Jahre entscheiden, müssen Sie jedoch dafür sorgen, dass die Soll-Zeiten für das aktuelle wie auch für die künftigen Jahre immer gepflegt werden.
 
Klicken Sie auf weiter, um zu den Einstellungen für Wochen- Monats und Jahres-Soll zu gelangen:
 
<Screenshot Seite 78>
 
Im oberen Bereich des Einstellungs-Fensters können Sie wählen, ob die eingegebenen Stunden pro Woche, pro Monat oder pro Jahr verteilt werden sollen.
 
Abhängig von dieser Auswahl werden im unteren Bereich des Fensters Eingabefelder eingeblendet - bei pro Woche können Sie von Montag bis  Sonntag anklicken, um die eingegebenen Wochenstunden zu verteilen. Bei pro Monat wird die Summe eingegebenen Stunden auf die Tage der Kalendermonate verteilt, bei pro Jahr werden die Stunden gleichmäßig auf alle Tage des Jahres verteilt.
 

 

Für ein Zeitmodell können Sie erweiterte Einstellungen definieren. Klicken Sie hierzu auf erweitert im Einstellungsfenster des Zeitmodells:

 

<Screenshot Sete 79>

 
Feiertage arbeitsfrei legt fest, ob Mitarbeiter dieses Zeitmodells an Feiertagen arbeiten müssen.
Ist diese Option aktiviert und es sind beim Mitarbeiter an Feiertagen Urlaubstage eingetragen, werden diese zwar im Kalender und auf Berichten ausgegeben, jedoch nicht als genommener Urlaub gezählt.
 
Urlaub/Krankheit an freien Tagen berücksichtigen

An Feiertagen oder Tagen mit 00:00 Stunden Soll-Zeit werden eingetragene Urlaubstage und Kranktage normalerweise ignoriert. Ist diese Option aktiv, werden an diesen Tagen Urlaubs- und Kranktage berücksichtigt. Es ist dann sinnvoll, diese Option zu aktivieren, wenn Sie ein Zeitmodell mit vielen 00:00-Sollzeiten (z.B. Aushilfen) haben und Urlaubs- und auch Kranktage für diese Mitarbeiter erfassen.

Wenn das Zeitmodell als Auswahl innerhalb des Schichtkalenders zur Verfügung stehen soll, müssen Sie die Option Schichtzeitmodell aktivieren. Es erscheint dann der zusätzlicher Reiter Schichtkalender, in dem Sie Optionen für die Darstellug des Zeitmodells im Schicht-Kalener setzen können:

 

<Screenshot Schicht-Kalender-Reiter in den Einstellungen des Zeitmodells>
 
Hier können Sie die Farbe des Zeitmodells und ein Symbol wählen. Im Schichtkalender wird das Zeitmodell dann entsprechend dargestellt, wenn Sie das Zeitmodell in einem Schichtkalender eingetragen haben.

 

individuelle Einstellungen

Möchten Sie die Werte für Pausenregelung, Kappungen am Monatsende und Gleitzeitgrenzen für ein bestimmtes Zeitmodell ändern, klicken Sie beim Bearbeiten des Zeitmodells auf individuelle Einstellungen erstellen.

Es werden dann je nach Konfiguration bis zu drei zusätzliche Reiter eingeblendet, in denen Sie von den Grundeinstellungen abweichende Werte eintragen können:

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Hinweis
 
 

Die Einstellungen für Gleitzeit, Pausen und Kappungen werden im Abschnitt Arbeitszeiten beschrieben - die dort aufgeführten Einstellungen gelten zeitmodellübergreifend für all die Zeitmodelle, die keine individuellen Einstellungen besitzen.
 
Bei einem Zeitmodell können Sie individuelle Einstellungen aktivieren bzw. deaktivieren, indem Sie im Einstellungsfenster den Knopf Individuelle Einstellungen für dieses Zeitmodell erzeugen bzw. Individuelle Einstellungen für dieses Zeitmodell löschen anklicken.
 
Verfügt ein Zeitmodell über individuelle Einstellungen, werden die Knöpfe Gleitzeit, Pause und Kappung anklickbar. Hier können Sie dann die Einstelungen für dads aktuell geöffnete Zeitmodell vornehmen.
 
In der Zeitmodell-Lieste erscheint bei Zeitmodellen mit individuellen Einstellungen ein grüner Haken in der Spalte individuell.
 
Verwenden Sie das Pasenmodell 1 in der allgemeinen Pausenregelung, können Sie die vordefinierten Pausen des Zeitmodells auch ohne die Aktivierung der individuellen Einstellungen bearbeiten.



individuelle erweiterte Einstellungen

Folgende zusätzliche Optionen stehen in der bei der Verwendung individueller Einstellungen zur Verfügung, die in den allgemeinen Einstellungen der Zeitmodelle nicht verfügbar sind, bzw. die allgemeinen Einstellungen übersteuern:

Urlaub/Krankheit an freien Tagen berücksichtigen
an Tagen mit 00:00 Stunden Soll-Zeit oder an Feiertagen werden eingetragene Urlaubs- und Krankheitstage normalerweise ignoriert. Volle Urlaubstage, die an halben Feiertagen erfasst werden zählen als halbe Urlaubstage. Ein Mitarbeiter kann so an einem Stück z.B. 3 Wochen Urlaub beantragen - das Programm zählt dann nur die Tage als Urlaubstage, an denen der Mitarbeiter auch tatsächlich arbeiten müsste.

Wenn die Option aktiviert ist, werden diese Tage mitgezählt (wird häufig bei Aushilfen verwendet, die generell 00:00 Stunden Soll an jedem Tag haben, man aber Urlaub und Krankheit erfassen gezählt haben möchte). Achtung! Ist die Option aktiviert, werden volle Urlaubstage an halben Feiertagen ebenfalls voll gewertet!

Schichtzeitmodell
hiermit wird das Zeitmodell für die Schichtverwaltung verwendet und steht bei der Bearbeitung des Schichtkalenders zur Auswahl.

Normalarbeitszeiten
Diese Werte werden verwendet, um vergessene Buchungen schnell und einfach über die Übersicht als Arbeitstag nachzutragen bzw. beim Antritt oder der Rückkehr von einer Dienstreise die passenden Arbeitszeiten zu verwenden.

Zusätzlich werden Normalarbeitszeiten bei der Kurzarbeit verwendet. Hierbei wird das Normalarbeitszeit-Kommen verwendet, um an einem Tag, an dem man nicht gearbeitet hat, ein Zeitpaar in der Form "Normalzeit-Kommen" - "Normalzeit-Kommen + Sollzeit" zu erzeugen.

 

 

individuelle Pausen

Die individuellen Pauseneinstellungen übersteuern die Werte der allgemeinen Pausenregelung.


Hierbei wird jedoch immer das in der allgemeinen Pausenregelung verwendete Pausenmodell verwendet - lediglich die Werte für die Pausenlänge bzw. deren Zeiträume können an dieser Stelle individuell für ein Zeitmodell angepasst werden.


Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt "allgemeine Pausenregelung".


individuelle Gleitzeit

In diesem Bereich können Sie für das Zeitmodell individuelle Gleitzeiten, Kernzeiten und Gleitzeit-Kappungseinstellungen vornehmen:

Gleitzeiten
hier erfassen Sie die für das Zeitmodell geltenden Gleitzeit-Start- und Gleitzeit-Ende-Zeiten für die einzelnen Wochentage

Kernzeiten
hier erfassen Sie die für das Zeitmodell geltenden Kernzeiten für die einzelnen Wochentage.
Die Kernzeiten werden für Auswertungen verwendet, um beispielsweise Kernzeitverletzungen aufzuzeigen - für die Erfassung an sich spielen Kernzeiten keine Rolle. Die entsprechenden Auswertungen finden Sie im Kapitel Ausgabe/Kernzeit.

Gleitzeit-Kappungen
über die Kappungen legen Sie fest, auf welche Weise das Programm das Buchen vor Beginn der Gleitzeit bzw. nach Ende der Gleitzeit behandeln soll.
Sie haben die Wahl, die Zeiten 1:1 zu erfassen (Originalzeit erfassen) oder den Gleitzeit-Start bzw. das Gleitzeit-Ende als Kommen oder Gehen zu verwenden.

<Screenshot>

individuelle Kappung

Nach dem Anklicken von Kappung öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Einstellungen für Kappungen von Überstunden für Mitarbeiter des gewählten Zeitmodells vornehmen können.

Da die Funktionen der Kappung im Reiter Monate denen der allgemeinen Kappungen gleichen, verweisen wir an dieser Stelle auf das den Abschnitt "Allgemeine Stundenkonto-Kappungen".

In den individuellen Kappungen lässt sich zusätzlich einstellen, wie das Programm mit Überstunden umgeht, die pro Tag geleistet werden.

Hier stehen 3 Optionen zur Auswahl:

keine Kappungen durchführen
xxx

eine bestimmte Anzahl Überstunden pro Tag ist im Gehalt enthalten und wird täglich gekappt
xxx

man darf nur maximal eine bestimmte Anzahl IST-Stunden pro Tag leisten
xxx



 

Schichtmodelle

Alternativ zum Zeitmodell kann auch ein Schicht-Modell gewählt werden. Hinter einem Schicht-Modell steckt im Grunde nur eine Zuordnung, an welchem Tag welches Zeitmodell verwendet werden soll. Somit sind die Zeitmodelle auch eine Grundlage für Schichtmodelle.

Hier genau liegt der Vorteil der Schicht-Modelle - bei der Verwendung von "normalen" Zeitmodellen weisen Sie starr einem Mitarbeiter ein bestimmtes Zeitmodell zu. Der Mitarbeiter wird also die ganze Zeit mit nur einem Zeitmodell arbeiten. Ändern Sie Einstellungen am Zeitmodell (z.B. die Soll-Zeit), werden alle erfassten Daten der Mitarbeiter, die dem Zeitmodell zugeordnet sind, nochmal berechnet und das Stundenkonto dieser Mitarbeiter wird aktualisiert.

In Ausnahmen - beispielsweise wenn ein Teilzeit-Mitarbeiter einen Vollzeit-Vertrag bekommt, können Sie einen Zeitmodellwechsel durchführen. Wechselt jedoch mehrmals im Jahr ein Mitarbeiter das Zeitmodell, sollten Sie für diesen Mitarbeiter ein Schichtmodell erzeugen bzw. dessen Schichtplan bearbeiten.

Ein Schicht-Modell kann als Vorlage eines Schicht-Plans gesehen werden. Man weist zunächst einem Mitarbeiter einem Schicht-Modell zu. Dadurch wird der individuelle Schicht-Plan des Mitarbeiters mit den Daten des Schicht-Modells gefüllt. Der individuelle Schicht-Plan des Mitarbeiters kann beliebig verändert werden - er spiegelt die für den Mitarbeiter individuelle Planung der Schichten wieder.

Schicht-Modelle sind also im Grunde nur eine Hilfe bzw. Vorlage, damit man bei der Schicht-Planung einzelner Mitarbeiter nicht pro Mitarbeiter mit einem leeren Schicht-Plan Jahr für Jahr die Schicht-Planung erzeugen muss.

Voraussetzung für das Anlegen eines Schicht-Modells ist die Erzeugung mindestens eines Schicht-Zeitmodells - also eines Zeitmodell, in dem Sie die Option Schicht-Zeitmodell aktiviert haben. Diese Option können Sie setzen, indem Sie die Eigenschaften eines Zeitmodells öffnen (Doppelklick auf ein Zeitmodell) und dann in der oberen Leiste auf erweitert klicken. Es öffnet sich daraufhin ein Fenster, in dem Sie die Option Schicht-Zeitmodell setzen können. Daraufhin erscheint ein zusätzlicher Reiter Schichtkalender in dem Fenster, in dem Sie Optionen für den Schicht-Kalender setzen können - z.B. in welcher Farbe oder mit welchem Symbol (z.B. Sonne für Tag-Schicht und Mond für Nacht-Schicht) das Schicht-Zeitmodell im Schicht-Kalender angezeigt wird.

Nach dem Erzeugen eines Schicht-Modells öffnet sich das Fenster für die Einstellungen des Schicht-Modells.
 
<Screenshot Seite 83 oben>
 
Hier können Sie über einen Kalender mit der Maus Tage markieren und mit der rechten Maustaste das gewünschte Schicht-Zeitmodell an den markierten Tagen eintragen.

Wollen Sie mehrere Tage in einem bestimmten Schicht-Rythmus eintragen, empfiehlt sich der Assistent. Klicken Sie hierzu in der oberen Leiste des Fensters auf Assistent. Es öffnet sich daraufhin ein Fenster, in dem Sie den Zeitraum angeben können, für den Sie Schicht-Zeitmodelle in einer bestimmten Reihenfolge eintragen möchten.
 
<Screenshot Seite 84>
 
Darunter sehen Sie zwei Listen - in der linken Liste sind alle verfügbaren Schicht-Zeitmodelle aufgeführt. In der rechten Liste sind die Schicht-Zeitmodelle der Reihe nach aufgeführt, in der diese im oben angegebenen Zeitraum eingetragen werden sollen.

Anfangs ist diese Liste leer - markieren Sie also Schicht-Zeitmodelle in der linken Liste und kopieren Sie diese über den Pfeil-Rechts-Knopf in die rechte Liste. Auf diese Weise können Sie die rechte Liste füllen. Umgekehrt können Sie markierte Einträge aus der rechten Liste entfernen, indem Sie den Pfeil-Links-Knopf drücken. Über die Pfeil-Hoch und Pfeil-Runter Knöpfe neben der rechten Liste können Sie die Position bzw. Reihenfolge der einzutragenden Zeitmodelle bestimmen.

Nach dem Anklicken von weiter wird das Schichtmodell entsprechend Ihrer Vorgaben im angegebenen Zeitraum gefüllt.

Möchten Sie bei der Neuanlage eines Schichtmodells die Daten eines bestehenden Schichtmodells übernehmen, wählen Sie dieses bitte aus der Drop-Down-Liste Einstellungen kopieren von aus.

Änderungen an der Bezeichnung eines Schichtmodells können Sie über den Knopf speichern abspeichern bzw. die Änderungen oder Neuanlage mit dem Knopf abbrechen verwerfen.
 
Nachdem ein Schichtmodell erzeugt wurde, können Sie dieses einem Mitarbeiter zuweisen, indem Sie in der Mitarbeiterverwaltung in den Stammdaten des Mitarbeiter den Typ Berechnung auf Schichtplan setzen und dann aus der Drop-Down-Liste Schichtmodell das angelegte Schichtmodell auswählen.

Arbeitszeiten


allgemeine Kappungen am Monatsende

Im Reiter allgemeine Kappungen am Monatsende können Sie festlegen, was mit Überstunden geschehen soll, die das Programm standardmäßig von einem in den anderen Monat fortschreibt.

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Die Einstellungen gelten grundsätzlich für jedes Zeitmodell, es sei denn, bei einem Zeitmodell wurden individuelle Einstellungen getroffen.

 

keine Kappungen durchführen
Bei dieser Einstellung werden die Überstunden, die seit dem Erfassungsstart angefallen sind, automatisch von Monat zu Monat 1:1 übertragen.

 

Überstunden bis zu einem bestimmten Wert übertragen
Hier können Sie angeben, wieviele Überstunden maximal in den nächsten Monat übertragen werden können. Wird der angegebene Wert überschritten, erzeugt das Programm eine Korrekturbuchung in dem Monat des betreffenden Mitarbeiters, dessen Stundenkonto zu hoch war. Durch diese Korrekturbuchung wird der Stand des Stundenkontos des Monats auf den Maximalwert gekappt. Negative Stundenkonten werden 1:1 übertragen.

 

Überstunden ab einem bestimmten Wert übertragen
Sie können angeben, ab wievielen Stunden Überstunden in den nächsten Monat übertragen werden. Wird der Wert erreicht, erzeugt das Programm eine negative Korrekturbuchung, um den angegebenen Wert und überträgt somit die verbleibenden Überstunden automatisch in den nächsten Monat. Negative Stundenkonten werden 1:1 übernommen.

 

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Hinweis
 
 

Die Kappungen am Monatsende werden nicht automatisch durchgeführt. Sie müssen den Monatswechsel, der die Kappungen durchführt über Wartung / Buchungen aktualisieren aufrufen.

 

Wenn Sie die Option keine Kappungen durchführen in allen Zeitmodellen gewählt haben, müssen Sie keinen Monatswechsel durchführen!

 

Bitte überprüfen Sie vor dem Ausführen der Kappungen nochmals die erfassten Arbeitszeiten auf evtl. vergessene Buchungen oder versehentlich nicht eingetragene Urlaubs- bzw. Kranktage. Falls Sie einen Monat mit fehlenden Daten abschliessen, hat dies Auswirkungen auf den Wert der Korrekturbuchung. Korrigieren oder ergänzen Sie Werte eines auf diese Weise "abgeschlossenen Monats", wird die zuvor erzeugte Korrekturbuchung NICHT automatisch aktualisiert. In diesem Fall müssen Sie das Ausführen der Kappungen für den betreffenden Monat wiederholen.

 

allgemeine Gleitzeitgrenzen

Im Reiter allgemeine Gleitzeitgrenzen können Sie festlegen, wie mit Buchungen verfahren werden soll, die vor Gleitzeitstart und nach Gleitzeitende erfasst werden.

Die Einstellungen gelten grundsätzlich für jedes Zeitmodell, es sei denn, bei einem Zeitmodell wurden individuelle Einstellungen getroffen.

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Mit der Option Wenn die Mitarbeiter vor dem Beginn der Gleitzeit kommen... legt fest, ob die Orginalzeit erfasst werden soll, oder der Gleitzeit-Start aus der nebenstehenden Tabelle als zu erfassende Zeit verwendet wird.

Mit der Option Wenn die Mitarbeiter nach dem Ende der Gleitzeit gehen... legt fest, ob die Orginalzeit erfasst werden soll, oder das Gleitzeit-Ende aus der nebenstehenden Tabelle als zu erfassende Zeit verwendet wird.

Geben Sie in der Tabelle den gewünschten Gleitzeit-Start sowie das Gleitzeit-Ende für die einzelnen Wochentage an.

Die Verwendung des Toleranzwertes weist die Software an, die individuellen Gleitzeitgrenzen eines Zeitmodells nur dann anzuwenden, wenn die Differenz zwischen erfasster Zeit und Gleitzeit-Start bzw. Gleitzeit-Ende kleiner oder gleich dem angegebenen Toleranzwert ist.

Diese Funktion steht nur für individuelle Gleitzeitgrenzen zur Verfügung. Die allgemeinen Gleitzeitgrenzen in diesem Reiter bleiben davon unberührt.

Beispiel 1: Gleitzeit-Start: 08:00; erfasste Zeit: 07:00; Toleranzwert: 15 Minuten => es wird 07:00 Uhr als Zeit verwendet
Beispiel 2: Gleitzeit-Start: 08:00; erfasste Zeit: 07:45; Toleranzwert: 15 Minuten => es wird 08:00 Uhr als Zeit verwendet

allgemeine Pausenregelung

Die Pausenregelung ist wichtiger Bestandteil der Konfiguration des Zeiterfassungssystems.

Im Reiter Pausenregelung legen Sie die für Ihre Firma passende Pausenregelung fest, die zeitmodellübergreifend gilt. Die Einstellungen gelten grundsätzlich für jedes Zeitmodell, es sei denn, bei einem Zeitmodell wurden individuelle Einstellungen getroffen, die dann zwar die gleiche Pausenregelung verwenden, aber mit abweichenden Werten arbeiten.

vordefinierte Pausenzeiten automatisch von erfassten Arbeitszeiten abziehen
Bei dieser Einstellung "stempeln" die Mitarbeiter nur zwei mal am Tag, erfassen also keine Pause, da diese automatisch vom Programm abgezogen wird. Die Pausenlänge können Sie hierbei im jeweiligen Zeitmodell hinterlegen.


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Beispiel:

Zeitpaar 08:00 - 16:45 Uhr, Pause laut Zeitmodell 00:45 Stunden

Die errechnete Arbeitszeit an diesem Tag beträgt 8 Stunden, da die Software die Pause automatisch von der gearbeiteten Zeit abzieht

 

 

 

 

Pausenzeiträume verwenden
Bei dieser Einstellung "stempeln" die Mitarbeiter ebenfalls nur zwei mal am Tag, erfassen also keine Pause, da diese automatisch vom Programm anhand der Anwesenheits-Zeiten des Mitarbeiters erkannt und abgezogen wird.
 

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Sie können hierbei in der Tabelle im unteren Teil des Bildschirms bis zu 3 Pausenzeiträume angeben. Das Programm errechnet für jeden Mitarbeiter automatisch die Pause, wenn er während der erfassten Pausenzeiträume anwesend war.

 

Beispiel:

Zeitpaar 08:00 - 16:45 Uhr, Pausenzeiträume: 09:00 - 09:15; 12:30 - 13:00 Uhr

Die errechnete Arbeitszeit an diesem Tag beträgt 8 Stunden, da die Software die Pause automatisch von der gearbeiteten Zeit abzieht.

 

Zur Verdeutlichung:
               08:00 - 16:45 (8 Stunden, 45 Minuten)

abzüglich        09:00 - 09:15 (15 Minuten)

abzüglich        12:30 - 13:00 (30 Minuten)

=====================================

Zu wertende Ist-Zeit:       8 Stunden

 

 

 

Mindestpausen verwenden
Bei dieser Einstellung müssen bzw. sollten die Mitarbeiter die Pausen "stempeln". Das Programm achtet darauf, dass eine von Ihnen angegebene Mindestpause eingehalten wird.

 

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In der Konfiguration ist ein Zeitraum hinterlegt, in dem das Programm überprüft, ob eine Pause bestimmter Länge eingehalten wurde. Falls die Pause nicht eingehalten wurde, wird die Zeit, die zur Erfüllung der Mindestpause fehlt, automatisch in das Pausenfeld des entsprechenden Arbeitstages eingetragen.

 

 

 

Beim Aktivieren der Option es soll keine Pause abgezogen werden... wird die Tabelle um die Spalten Zeit von und Zeit bis erweitert. Die Werte in den Spalten Zeit von und Zeit bis helfen dem Programm dabei zu erkennen, ob ein Mitarbeiter "ausnahmsweise" nur einen halben Tag arbeitet. An solchen Tagen zieht das Programm dem Mitarbeiter dann ausnahmsweise keine Pause ab. Die Werte in den Spalten "Zeit von" und "Zeit bis" sollten von der Uhrzeit her einen Zeitraum ergeben, der in der Mitte der regulären Arbeitszeit Ihres Unternehmens liegt.
 

Die folgenden Beispiele veranschaulichen wie dies gemeint ist:

 

Beispiel 1:

Der Mitarbeiter erfasst folgende Zeiten:

 

08:00 - 12:30 (=04:30 Stunden)

13:00 - 18:00 (=05:00 Stunden)

 

Wurde beispielsweise eine Mindestpause von 01:00 Stunden festgelegt, werden diesem Mitarbeiter am Tagesende 30 Minuten Pause an diesem Tag eingetragen, da die Unterbrechung zwischen den Zeitpaaren nur 30 Minuten lang war.

 

Beispiel 2 (aktivierte Funktion "es soll keine Pause abgezogen werden..."):

Der Mitarbeiter erfasst als einzigen Zeitpaar folgende Zeiten und beendet dadurch die Arbeit vor Ende der Pausenzeitraums (Werte in den Spalten "Zeit von": 11:00 und "Zeit bis": 14:00):

 

08:00 - 13:00 (=05:00 Stunden)

 

Dem Mitarbeiter werden an diesem Tag keine Pause abgezogen.

 

Beispiel 3 (aktivierte Funktion "es soll keine Pause abgezogen werden..."):

Der Mitarbeiter erfasst als einziges Zeitpaar die folgenden Zeiten und beginnt dadurch die Arbeit nach Beginn des Pausenzeitraums (Werte in den Spalten "Zeit von": 11:00 und "Zeit bis": 14:00):

 

12:30 - 18:00 (=5:30 Stunden)

 

Dem Mitarbeiter werden an diesem Tag keine Pause abgezogen.

 

 

 

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Hinweis
 
 

Für das Programm ist eine Pause die Zeit, die zwischen den erfassten Zeitpaaren liegt. Die Software betrachtet zur Ermittlung der Mindestpause den kompletten Tag, also alle "Unterbrechungen" von Zeitpaaren, die an einem Tag existieren. Die Summe der Zeiten, die sich aus den Unterbrechungen ergibt, vergleicht das Programm mit dem Wert, den Sie in der Spalte "Mindestpause" angeben.
 

Ist die Option nicht aktiviert, prüft das Programm unabhängig von den gebuchten Uhrzeiten, ob die Mindestpause erreicht wurde.

 

 

Pausen anhand der gearbeiteten Stunden ermitteln

Die Mitarbeiter müssen Pausen nicht stempeln, sondern erfassen nur eine Kommen- und eine Gehen-Zeit. In der Konfiguration ist hinterlegt, ab wievielen Stunden Arbeitszeit wieviel Pause eingetragen wird.
 

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Wenn die gestempelten Pausen dieses Tages nicht berücksichtigt werden sollen:

 

1. Beispiel:

Zeitpaar 08:00 - 13:00 Uhr. Ab 4 Stunden Arbeit wird 1 Stunde Pause eingetragen (Spalte "Arbeitszeit1": 04:00; Spalte "Pause1": 01:00). Die errechnete Arbeitszeit an diesem Tag beträgt 4 Stunden, da die Software als Pausenwert 01:00 Stunde ermittelt und automatisch von der gearbeiteten Zeit abzieht.

 

2. Beispiel:

Das Zeitpaar 08:00 - 10:00 Uhr ergibt eine Arbeitszeit von 2 Stunden. Es wird als Pause 00:00 verwendet, da erst ab 4 Stunden Arbeit 1 Stunde Pause eingetragen wird (Spalte "Arbeitszeit1": 04:00; Spalte "Pause1": 01:00).

 

 

Wenn die gestempelten Pausen dieses Tages berücksichtigt werden sollen:

 

Beispiel:

Zeitpaare 08:00 - 11:00 und 11:10 - 13:00 Uhr. Ab 4 Stunden Arbeit wird 1 Stunde Pause eingetragen (Spalte "Arbeitszeit1": 04:00; Spalte "Pause1": 01:00). Der Mitarbeiter hat in diesem Beispiel eine Pause von 11:00-11:10 gemacht, was 10 Minuten ergibt. Das Programm soll nun ab 4 Stunden eine Stunde Pause eintragen, dabei jedoch die bereits erfassten Pausen berücksichtigen. Demnach trägt das Programm statt einer Stunde nur 50 Minuten Pause ein, weil es die 10 Minuten gestempelte Pause berücksichtigt. Die errechnete Arbeitszeit an diesem Tag beträgt dann 4 Stunden.

Ausgabe

Beim Anklicken von Ausgabe klappt ein Menü unter dem Knopf heraus, mit dem Sie auswählen können, welches Formular Sie ausdrucken möchten:

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Hinweis
 
 

Diese Funktion bezieht sich immer auf den aktuell ausgewählten Mitarbeiter. Wenn Sie mehrere Mitarbeiter gleichzeitig ausdrucken möchten, wählen Sie den Hauptmenü-Reiter Ausgabe.

Aus dem Menü können Sie folgende Berichte wählen:

Stundenzettel des Mitarbeiters vom aktuellen Monat
Druckt einen Stundenzettel des aktuell gewählten Mitarbeiters vom aktuellen Monat aus. Hier sind alle gebuchten Zeiten, Korrekturen, Resturlaub und Zahl der Kranktage zu sehen.

Urlaubsantrag des Mitarbeiters drucken
Druckt die den Urlaubsantrag des aktuell ausgewählten Mitarbeiters. Hat der Mitarbeiter keinen Urlaub im aktuellen Kalenderjahr beantragt, wird folgender Dialog angezeigt:

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Beim Drucken eines Blanko-Urlaubsantrags wird ein leeres Urlaubsformular ausgedruckt mit den bereits erfassten Urlaubstagen, Kranktagen, dem Resturlaub sowie den Unterschriftsfeldern.

Jahresübersicht des Mitarbeiters drucken
Druckt die Jahresübersicht des aktuell ausgewählten Mitarbeiters aus - anhand der Jahresübersicht können Sie auf einen Blick sehen, an welchem Tag im aktuellen Kalenderjahr der Mitarbeiter krank, im Urlaub oder am Arbeiten war.

Einstellungen

Im Reiter Einstellungen nehmen Sie grundlegende Einstellungen am Programm vor.
 
Die Einstellungen, die Sie in diesem Programmteil vornehmen, wirken sich auf das ganze Zeiterfassungs-System aus - also auch auf das Verhalten der Mitarbeiter-Benutzeroberflächen wie Zeiterfassung.App Client und dem Browser-Interface.

 

Feiertage

Die Funktion Feiertage ruft den Feiertagskalender auf.

Hier sind für Deutschland, Österreich, Schweiz, Luxemburg und andere Länder die gesetzlichen Feiertage hinterlegt und können von Ihnen individuell angepasst werden (z.B. um Betriebsferien zu hinterlegen oder am 24.12. und 31.12 einen ganzen oder halben Feiertag zu definieren).

<Screenshot Feiertagskalender>

Über den Abschluss eines Update-Vertrag erhalten Sie im Oktober jeden Jahres ein Update, welches die Feiertage für das nächste Jahr enthält, sodass Sie diese Daten nicht manuell pflegen müssen.

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Hinweis
 
 

Wenn Sie Feiertage nachträglich - also für Tage in der Vergangenheit einpflegen, müssen Sie das Stundenkonto der Mitarbeiter über Wartung/Zeitkonten aktualisieren nochmals aktualisieren, damit die Konten korrekt berechnet werden.

 

Kurzarbeit

Zeiterfassung während der Kurzarbeit und in Zeiten der CORONA-Krise - Informationsstand: 24.03.2020


Hier finden Unternehmer alles was man benötigt, um eine korrekte Zeiterfassung für die Agentur für Arbeit zu erzeugen und damit der Nachweispflicht nachzukommen.


In den Tagen der Krise informieren viele Steuerberater ihre Mandanten:

Für die monatlichen Gehaltsabrechnungen und die Leistungsanträge benötigen wir jedoch jetzt von Ihnen nicht nur eine Zusammenfassung bzw. das Ergebnis der Aufzeichnungen, sondern die detaillierten Auswertungen der Zeiterfassungen oder alternativ eine Aufstellung aus der mindestens hervorgeht, an welchem Tag und von wann bis wann die einzelnen von Kurzarbeit betroffenen Mitarbeiter gearbeitet haben.


Nutzen Sie unsere einfache und unkomplizierte Zeiterfassung, um diesen Nachweis per Mausklick zu erbringen!


Außerdem liefert unsere Webseite interessante Hintergrund-Informationen und Praxis-Tipps (best-practise Kurzarbeit).

Nutzen Sie auch unser Forum, in dem sich Unternehmer und Steuerberater untereinander austauschen können bei Fragen rund um das Thema Zeiterfassung.



Anwendung

Zugriff der Mitarbeiter auf die Datenbank 

bestimmt, wie die Mitarbeiter standardmäßig mit der Zeiterfassung.App Agent-Anwendung Zugriff auf deren Daten bekommen. Als System-Administrator können Sie den Mitarbeitern über die Installation der Software auf den Arbeitsplätzen (siehe Workstation-Setup) die Möglichkeit geben, über die Anwendung Zeiterfassung.App Agent auf deren erfasste Daten zuzugreifen. Die Anwendungen Zeiterfassung.App Agent sowie Zeiterfassung.App Client werden bei der Installation automatisch auf dem Rechner installiert.

Hinweis: Zeiterfassung.App Client kann auch ohne Installation direkt vom Netzwerkpfad aus aufgerufen werden.
 
Der Zugriff der Mitarbeiter auf die Daten mit Hilfe der Zeiterfassung.App Agent-Anwendung kann wie oben beschrieben entweder lesend, lesend & schreibend oder lesend & schreibend inkl. Urlaubstage und Termine erfolgen.

Über die Rechte-Konfiguration kann dieser Zugriff für jeden einzelnen Mitarbeiter nochmals separat festgelegt werden.

Durch die Tatsache, dass sich ein Mitarbeiter am Zeiterfassung.App Agent-Programm über dessen Personalnummer und Passwort anmelden muss, ist sichergestellt, dass nicht jeder Mitarbeiter die Zeiten des anderen einsehen bzw. verändern kann. Dennoch können Sie bestimmten Mitarbeitern (z.B. Abteilungsleitern) das Recht einräumen, mit deren eigenen Zugriffsberechtigungen auch auf Zeiten anderer Mitarbeiter  (z.B. die der eigenen Abteilung) zuzugreifen. Darüberhinaus besteht die Möglichkeit, bestimmten Mitarbeitern den Status eines Personalsachbearbeiters einzuräumen, womit der Mitarbeiter das gesamte Zeiterfassungs-System inkl. der Grundeinstellungen und Zeitmodelle konfigurieren kann.


Zeiten und Stundenkonten

Tagesübergreifend buchen (Nachtarbeit)
Die Software erfasst Buchungen in Form von Zeitpaaren. Dabei findet ein Wechsel zwischen Kommen und Gehen statt. Vergisst ein Mitarbeiter auszubuchen und ein neuer Tag beginnt, bleibt die Buchung "offen".

Beispiel:
Am 01.02. wurde um 08:00 Kommen gebucht und jedoch vergessen, die Gehen-Buchung durchzuführen.
Am 02.02. wird um 09:00 Kommen gebucht und um 17:00 Gehen gebucht.

Die Zeitpaare der beiden Tage lauten in diesem Fall:
01.02.        08:00-08:00
02.02.        09:00-17:00

Weil am 01.02. die Gehen-Buchung fehlt, beträgt die Ist-Zeit an diesem Tag 0 Stunden.

Über die Funktion Tagesübergreifend buchen veranlassen Sie die Software, die offenen Zeitpaare eines Tages automatisch zu schließen und am Folgetag wieder zu öffnen.

Das ist dann sinnvoll, wenn Sie auch nachts arbeiten.

Beispiel für eine Buchung am 01.02. um 22:00:
01.02.        22:00-00:00
02.02        00:00-04:00

Im dargestellten Beispiel hat der Mitarbeiter um 22:00 Uhr und um 04:00 Uhr gearbeitet. Die 00:00 Buchungen wurden automatisch vom System erzeugt (weil in der Konfiguration hinterlegt war, dass Buchungen ab 21:00 Uhr tagesübergreifend interpretiert werden sollen).

Damit die Software erkennen kann, wann eine Buchung wie gerade gezeigt tagesübergreifend verarbeitet bzw. ergänzt werden soll, und wann die Buchung als "vergessen auszustempeln" interpretiert wird, müssen Sie eine Uhrzeit angeben. Nur Buchungen nach dieser Uhrzeit, die "offen" sind, werden dann entsprechend dem gerade beschriebenen Beispiel tagesübergreifend ergänzt.

<prüfen:>

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Hinweis
 
 

Die Ergänzung bzw. Aufteilung der Zeitpaare (xx:xx-00:00 und 00:00-xx:xx) erfolgt erst beim Erfassen der Gehen-Buchung. Das bedeutet, ein Mitarbeiter, der um 22:00 Uhr am einen Tag kommt, wird auch nur bis 23:59 Uhr an dem Tag in der Anwesenheitsliste als "Anwesend" geführt. Prüft man die Anwesenheit am Folgetag (z.B. um 00:30) und der Mitarbeiter arbeitet noch, so wird er als "abwesend" angezeigt. Um dies zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass der Zeiterfassung.App-Dienst auf dem Zeiterfassungs-Server gestartet ist. Dieser stellt sicher, dass beim Tageswechsel offene Zeitpaare zwischen den Tagen wie oben beschrieben automatisch auf bzw. ab 00:00 Uhr ergänzt werden.


Zeiterfassung an arbeitsfreien Tagen erlauben
Diese Einstellung ermöglich das Erfassen von Arbeitszeiten an freien Tagen. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, führt das Buchen von Zeiten an freien Tagen zu einer Warnmeldung.

Zeiten runden auf
Möchten Sie Arbeits- und Projektzeiten runden, verwenden Sie die Option Zeiten runden auf... Sie können dabei angeben wie Kommen und Gehen-Buchungen gerundet werden. Möglich ist die Rundung auf 5,6,10 und 15 Minuten wahlweise für alle Zeiten oder nur die erste und letzte Buchung.

Die Einstellungen für die Rundung von Kommen und Gehen nehmen Sie über die entsprechende Auswahlliste Kommen-Zeit bzw. Gehen-Zeit vor. Sie können damit festlegen ob zu Gunsten des Arbeitgebers oder des Arbeitsnehmers gerundet werden soll. Beachten Sie, dass Rundungen erst am Ende eines Tages erfolgen, oder wenn Sie im Arbeitszeitkalender neben der Tabelle der Zeiten auf den Zahnrad-Button klicken.  Diese Routine wird vom Zeiterfassung.App-Dienst auf dem Zeiterfassungs-Server übernommen. Ist dieser Dienst (bzw. der Zeiterfassungs-Server, auf dem der Dienst läuft) nachts beim Tageswechsel gestartet, wird die Rundung nach der ersten Anmeldung am Zeiterfassung.App Agent als Admin auch für zurückliegende (noch nicht gerundete) Tage nachträglich durchgeführt.

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Hinweis
 
 

Wenn das erste und letzte Zeitpaar gerundet werden soll, muss die Dauer der betroffenen Zeitpaare die Rundung überschreiten, damit eine Rundung durchgeführt werden kann. Ansonsten käme es zu Problemen beim im Wechsel zwischen Kommen und Gehen.


Erfassungsart von Projektzeiten

Projektzeiten sind Arbeitszeiten
Wenn Projekte angelegt wurden, können normalen Arbeitszeit-Paaren Projekte zugeordnet werden. Das bedeutet, die Projektzeit des Mitarbeiters ist gleichzeitig auch seine Arbeitszeit. Wenn Sie diese Option nicht setzen, werden Projektzeiten separat von Arbeitszeiten erfasst (pro Mitarbeiter einstellbar) - dadurch kann beispielsweise ein Mitarbeiter von 08:00 - 16:00 Uhr arbeiten, aber als Projektzeit am gleichen Tag 08:00 - 20:00 Uhr eintragen. Auf seinem Arbeitszeitkonto wird die Zeit von 08:00 - 16:00 gutgeschrieben - in den Projektauswertungen zählt die Zeit von 08:00 - 20:00 Uhr

Tagesbeginn und Tagesende synchronisieren
Trotz der Trennung von Arbeits- und Projektzeiten beim Bearbeiten von Zeiten die erste Kommen- und letzte Gehen-Buchung beiseitig synchronisieren. Setzen Sie die Option, erfolgt bei jeder Änderung der ersten Kommen-Buchung in den Arbeitszeiten eine Aktualisierung der ersten Kommen-Buchung in den Projektzeiten. Gleiches gilt für die letzte Gehen-Buchung an einem Tag.


Einstellungen für Projekterfassung

Projekte verpflichtend bis zu einer bestimmten Dimension buchen
Hiermit bestimmen Sie bis zu welcher Dimension im Zeiterfassung.App Client oder Zeiterfassung.App Agent die Projekte ausgewählt werden müssen, um eine Projekt-Buchung speichern zu können.

Projektzeiten ebenfalls runden (wenn Arbeits- und Projektzeiten getrennt voneinander erfasst werden)
Die Rundung der Projektzeiten erfolgt ebenfalls, sofern eine Rundung definiert wurde.

Allgemeine Einstellungen

Im Bereich Allgemeine Einstellungen nehmen Sie Einstellungen für den Zugriff der Mitarbeiter auf die Datenbank, die Projektzeiterfassung und die tagesübergreifende Buchung von Arbeitszeiten vor.

Allgemeine Einstellungen

Im Bereich Allgemeine Einstellungen nehmen Sie Einstellungen für den Zugriff der Mitarbeiter auf die Datenbank, die Projektzeiterfassung und die tagesübergreifende Buchung von Arbeitszeiten vor.

Allgemeine Einstellungen

Im Bereich Allgemeine Einstellungen nehmen Sie Einstellungen für den Zugriff der Mitarbeiter auf die Datenbank, die Projektzeiterfassung und die tagesübergreifende Buchung von Arbeitszeiten vor.

Allgemeine Einstellungen

Im Bereich Allgemeine Einstellungen nehmen Sie Einstellungen für den Zugriff der Mitarbeiter auf die Datenbank, die Projektzeiterfassung und die tagesübergreifende Buchung von Arbeitszeiten vor.

Allgemeine Einstellungen

Im Bereich Allgemeine Einstellungen nehmen Sie Einstellungen für den Zugriff der Mitarbeiter auf die Datenbank, die Projektzeiterfassung und die tagesübergreifende Buchung von Arbeitszeiten vor.

Wartung

Im Bereich Wartung können Sie Buchungen aktualisieren, die Datenbank optimieren und sichern sowie Systemprotokolle der Zeiterfassung einsehen.

Wartung

Im Bereich Wartung können Sie Buchungen aktualisieren, die Datenbank optimieren und sichern sowie Systemprotokolle der Zeiterfassung einsehen.

Wartung

Im Bereich Wartung können Sie Buchungen aktualisieren, die Datenbank optimieren und sichern sowie Systemprotokolle der Zeiterfassung einsehen.

Wartung

Im Bereich Wartung können Sie Buchungen aktualisieren, die Datenbank optimieren und sichern sowie Systemprotokolle der Zeiterfassung einsehen.

Wartung

Im Bereich Wartung können Sie Buchungen aktualisieren, die Datenbank optimieren und sichern sowie Systemprotokolle der Zeiterfassung einsehen.

Wartung

Im Bereich Wartung können Sie Buchungen aktualisieren, die Datenbank optimieren und sichern sowie Systemprotokolle der Zeiterfassung einsehen.

Funktionsleiste

Im oberen Bereich des Monatskalender-Fensters befindet sich die Menüleiste mit folgenden Funktionen:

Funktionsleiste

Im oberen Bereich des Monatskalender-Fensters befindet sich die Menüleiste mit folgenden Funktionen:

Funktionsleiste

Im oberen Bereich des Monatskalender-Fensters befindet sich die Menüleiste mit folgenden Funktionen:

Funktionsleiste

Im oberen Bereich des Monatskalender-Fensters befindet sich die Menüleiste mit folgenden Funktionen:

Pull-Down-Menü

Datei

Konfiguation laden

Lädt die zuletzt gespeicherte Konfiguration und überschreibt alle bis dahin nicht gespeicherten Konfigurationseinstellung 


Konfiguration speichern

Speichert die aktuelle Konfiguration, die Sie im Hauptmenü im Reiter Einstellungen und Arbeitszeiten festgelegt haben.

Änderungen an Benutzerdaten oder Zeitmodelleinstellungen.


Abmelden

Meldet den aktuell angemeldeten Benutzer ab, damit Sie sich mit einer anderen Personalnummer direkt wieder anmelden können, ohne das Programm neu starten zu müssen.

 

Beenden

Beendet das Programm

 

Bearbeiten

Urlaub genehmigen

 

Zeigt ein Fenster an, in dem die Mitarbeiter aufgeführt sind, welche noch beantragten Urlaub im System stehen haben, der noch nicht genehmigt wurde:

 

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Über bearbeiten oder einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile können Sie beantragten Urlaub einfach und schnell in genehmigten Urlaub umwandeln:

 

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Übersicht über Stempelungen an Termintagen zeigt die Tage an, an denen ein Mitarbeiter gebucht hat, obwohl ein Termin eingetragen war.

 

Systemwarnungen anzeigen zeigt Warnungen von System an, die zwar keine Fehler sind, aber Sie darauf hinweisen, dass Unregelmäßigkeiten vorliegen.