Projektzeiterfassung

Arbeits- und Projektzeiten können in der Software in einem gemeinsamen oder 2 voneinander getrennten Kalendern pro Mitarbeiter erfasst werden. Über die Reiter Arbeitszeiten und Projektzeiten kann der Mitarbeiter zwischen den Erfassungs-Modi wechseln.

Entscheiden Sie sich für die Trennung von Arbeits- und Projektzeiten, gilt folgendes:

wenn ein Mitarbeiter an der Projekterfassung teilnehmen soll, muss im Reiter "erweitert" bei der Option Projektzeit der Haken bei aktiv gesetzt werden.

über die Option Tagesbeginn und Tagesende synchronisieren, welche Sie im Reiter Einstellungen / Projektzeiterfassung finden, können Sie festlegen, ob die Start- und Endzeit der Arbeitszeit mit den Projektbuchungen synchronisiert werden sollen

Arbeitszeiten sind die tatsächlichen Zeiten, die der Mitarbeiter für das Unternehmen arbeitet. In der Regel werden je nach Firma ein oder zwei Zeitpaare als Arbeitszeit je Mitarbeiter pro Tag erfasst. Beispiel: 08:00-17:00 oder 08:00-12:00 und 13:00-17:00 Uhr. Die Arbeitszeiten werden in Form eines Stundenkontos geführt, in dem hinterlegt ist, wie viele Stunden ein Mitarbeiter pro Tag arbeiten muss und wie viele er tatsächlich gearbeitet hat. In dieses Konto fließen auch Urlaubs- und Kranktage mit ein. Das Zeitkonto besteht also im Wesentlichen aus Soll- und Ist-Stunden, wobei die an einem Tag maximal leistbare Ist-Stundenzahl 24 Stunden beträgt.
 
Projektzeiten hingegen kennen keine Soll-Stunden pro Tag bzw. pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu Arbeitszeiten ist es möglich an mehreren Projekten gleichzeitig zu arbeiten, wenngleich die Programmoberfläche für das Buchen der Zeiten darauf ausgelegt ist, immer nacheinander an jeweils einem Projekt zu arbeiten, sodass keine Überlappungen entstehen und die Zeiterfassung damit die realen Arbeitszeiten wiederspiegelt.

Im Reiter Projektzeiten können Sie genau wie im Reiter Arbeitszeiten über die Knöpfe am oberen Bildschirmrand Projektzeiten starten <BUTTON START> und beenden <BUTTON STOP>. Weitere Knöpfe, wie im Reiter Arbeitszeiten sind hier nicht verfügbar. Sie können also nur die Arbeit an einem Projekt starten und beenden.

Im Reiter Projekte können Sie einen Projektcode eingeben, den Sie in der Projektverwaltung bei einem Projekt bzw. einer Dimensionsebene eines Projektes hinterlegt haben. Auf diese Weise können Sie sehr schnell und gezielt ein einzelnes Projekt aus einer großen Anzahl von Projekten und Unterprojekten auswählen. Eine weitere Möglichkeit, ein Projekt auszuwählen, sind die Auswahlfelder Dimension1-5. Je nachdem wie verschachtelt Ihre Projekte angelegt wurden, wählen Sie zunächst die erste Projektdimension, woraufhin Ihnen die verfügbaren Projekte in der zweiten Dimension (diese sind abhängig von der darüberliegenden Dimension) zur Auswahl stehen. Das gleiche gilt für die Dimensionen 3 bis 5, die jeweils in Abhängigkeit zur übergeordneten Dimension entsprechende Werte zur Auswahl bieten.

Neben der Eingabe des Projektcodes und der Auswahl über die Auswahlfelder Dimension 1-5 lassen sich die untergliederten Projekte auch über eine Auswahlbaum (Projektbaum) darstellen und auswählen. Klicken Sie hierzu auf den <BUTTON WRENCH> Projektexplorer-Knopf, woraufhin sich der Projektauswahlbaum öffnet, dessen Darstellung und Handhabung zur Auswahl eines Projektes an den Windows-Explorer anlehnt.

Nach der Auswahl eines Projekts können Sie über den <BUTTON START> Start-Knopf mit der Zeitmessung für das Projekt beginnen. Während die Zeitmessung läuft und auf das Beenden der Messung durch Anklicken des <BUTTON STOP> Stop-Knopfes wartet, haben Sie die Möglichkeit, ein anderes Projekt zu wählen und diese Änderung durch das Anklicken von <SPEICHERN BUTTON> Speichern zu speichern. Beachten Sie jedoch, dass durch die Auswahl eines anderen Projekts während das ursprünglich gestartete Projekt läuft, kein neues Projekt begonnen wird, sondern die Software die erfasste Zeit des aktuellen Zeitpaares dem neu gewählten Projekt zuordnet.

Genau wie bei Arbeitszeiten können Sie bei der Projektzeiterfassung Bemerkungen, Langtexte (Textfeld unterhalb des Bermerkungsfeldes) und erweiterte Felder erfassen.

Eine Auswertung der erfassten Projekte können Sie über den Zeiterfassung.App Agent erzeugen. Hier finden Sie im Bereich Ausgabe unterschiedliche Berichte zur Projektauswertung aus Sicht der einzelnen Mitarbeiter und aus Sicht der Projekte. In diesen Berichten werden auch der kalkulatorische Lohnsatz (=was verrechnet das Unternehmen dem Kunden pro Stunde für die Arbeit eines bestimmten Mitarbeiters) und der Bruttolohnsatz (was kostet das Unternehmen ein bestimmter Mitarbeiter pro Stunde für einen bestimmten Mitarbeiter) aufgeführt – diese Werte können Sie bei den einzelnen Mitarbeitern in den Mitarbeiterstammdaten hinterlegen.

 

Projektverwaltung

Zum Anlegen und Verwalten von Projekten wählen Sie den Reiter Projekte. Sie gelangen damit in den Projektverwaltungs-Bereich der aus 3 Bereichen besteht:

 

Im oberen Bereich sehen Sie die Funktionsleiste, deren einzelne Elemente nachfolgend beschrieben werden.

 

Darunter ist der Projekt-Baum abgebildet. Hier werden die Projekte in Form einer Baumstruktur dargestellt, die an die Darstellung von Verzeichnissen des Windows-Datei-Explorers erinnert.

 

Rechts neben dem Projekt-Baum befinden sich die Eigenschaften des im Projektbaum selektierten Elements.

 

<Screenshot Projekte Seite 26>

 

Funktionsleiste
Neues Projekt fügt ein neues Projekt auf der aktuell gewählten Projektstufe bzw. Projektdimension hinzu. Geben Sie nach dem Erzeugen des neuen Projekts die gewünschten Projekt-Stammdaten im Bereich Projekt-Eigenschaften ein.
 

Neues Unterprojekt
Diese Funktion fügt für das aktuell selektierte Projekt ein Unterprojekt hinzu. Geben Sie nach dem Erzeugen des neuen Unterprojekts die gewünschten Projekt-Stammdaten im Bereich Projekt-Eigenschaften ein. Beachten Sie, dass Sie maximal 5 Projektdimensionen anlegen können. Auf jeder Dimensions-Ebene können Sie jedoch unbegrenzt viele Projekte anlegen.
 

Löschen
Diese Funktion löscht das gewählte Projekt aus der Projektliste. Hat das Projekt Unterprojekte, werden diese ebenfalls gelöscht. Eine Sicherheitsabfrage verhindert versehentliches Löschen. Bereits auf ein Projekt gebuchte Zeiten werden durch das Löschen des Projekts übrigens nichts gelöscht - diese können lediglich nicht mehr ausgewertet werden. Wenn Sie das gelöschte Projekt mit der gleichen Bezeichnung erneut anlegen, können Sie die gebuchten Zeiten wieder auswerten.
 

Speichern
Mit Hilfe dieser Funktion werden Änderungen gespeichert, die im Bereich Projekt-Eigenschaften vorgenommen wurden.
 

Kopieren von
erzeugt eine Kopie des aktuell selektierten Projektes samt eventuell vorhandener Unterprojekte.

Ausgabe
ruft den Druckbericht Projektauswertung/Projektsicht/sämtliche gebuchte Zeiten auf.
 

Projektleiter
öffnet ein Fenster, mit dem Sie den Projektleiter für das selektierte Projekt auswählen können. Der Projektleiter ist eine Person, die das Projekt auswerten darf und Unterprojekte anlegen und löschen kann, sofern man in dessen Benutzerrechten das Recht Mitarbeiter ist Projektleiter gegeben hat. Die Funktion ist nur auf der obersten Projektebene verfügbar.
 

Projektfilter
öffnet eine Liste von Mitarbeitern, die das Projekt bebuchen können. Ist die Liste leer, kann das Projekt von jedem Mitarbeiter bebucht werden - das bedeutet, dass bei dem Anlegen eines Projekts dieses von vorn herein immer von jedem Mitarbeiter bebucht werden kann. Über Mitarbeiter hinzufügen und Mitarbeiter entfernen können Sie Mitarbeiter dem Filter hinzufügen bzw. Mitarbeiter aus dem Filter löschen.
 

Filtern
Die Funktion filtern filtert die aktuelle Projektansicht.
 

Aktualisieren
Über diese Funktion bauen Sie die Darstellung des Projektbaums neu auf.
 

Projekteigenschaften

Immer wenn Sie ein Projekt im Projektbaum auswählen, werden die Eigenschaften der selektierten Projektstufe bzw. Projektdimension rechts neben dem Projektbaum in den Projekt-Eigenschaften angezeigt. Wenn Sie die Eigenschaften eines Projekts ändern, müssen Sie zum Übernehmen der Änderungen auf speichern klicken.
 

Stammdaten
Im Reiter Stammdaten werden die grundlegenden Eigenschaften der Projektdimension definiert.
 

Projektname
beschreibt die Bezeichnung des Projekts bzw. der Projektdimension, wie sie auch im Projektbaum und den Projektauswahl-Listen angezeigt wird. Die Projektauswahl-Listen sehen die Mitarbeiter beim Bebuchen des Projekts, sofern die Mitarbeiter an der Projektzeiterfassung teilnehmen.
 

Kurzbeschreibung
enthält eine kurze Information zum Projekt, wird aber nicht in der Projektauswahl angezeigt.
 

Projektcode
Dies ist eine eindeutige Nummer oder ein eindeutiger Kurz-Text, der verwendet werden kann, um das Projekt auszuwählen. In der Software Zeiterfassung.App Client, Zeiterfassung.App Agent und der Browser-Oberfläche sowie bei der Telefonzeiterfassung kann dieser Code verwendet werden, um das Projekt direkt auszuwählen bzw. zu bebuchen. Wenn Sie die Telefonzeiterfassung in Verbindung mit Projektzeiterfassung nutzen möchten, achten Sie darauf, nur numerische Projektcodes zu verwenden, da Sie über die Tastatur des Telefons keine Buchstaben eingeben können.
 

Telefonnummer
Die Telefonnummer eines Projekts wird in Verbindung mit der Telefonzeiterfassung genutzt. Ruft ein Mitarbeiter von einem Telefon aus an, dessen Rufnummer übermittelt wird und ist diese Telefonnummer bei einem Projekt hinterlegt, wird automatisch der Anruf auf das entsprechende Projekt gebucht.
 

Kostenstelle
gibt die Kostenstelle eines Projekts an. Sie können mit Hilfe der Drop-Down-Liste eine Kostenstelle aus einer Liste wählen, die Sie im Bereich Mitarbeiter/Kostenstelle gepflegt haben. Zum Auswerten der Projekte nach Kostenstellen existieren die Berichte Projektauswertung - Projektkostenstellen und Projektauswertung - Projektkostenstellen / Mitarbeiter
 

Kontingent
gibt die Anzahl der Stunden an, die für das Projekt eingeplant sind. Die Funktion ist noch in der Entwicklungsphase - nach Fertigstellung sollen die Mitarbeiter bei der Auswahl des Projekts sehen können, wie viele Stunden noch auf das Projekt gebucht werden können, bevor das Kontingent erschöpft ist, Gerade wenn mehrere unterschiedliche Mitarbeiter am gleichen Projekt arbeiten, ist dies eine sinnvolle Hilfe für die Projektsteuerung / Projektplanung und das Projektcontrolling.
 

Projekt aktiv
über diese Einstellung setzen Sie ein Projekt aktiv oder inaktiv. Nur aktive Projekte können bebucht werden und erscheinen beim Bearbeiten oder Buchen von Zeiten in der Projektauswahl-Liste.
 

Beschreibung
Im Reiter Beschreibung können Sie einen beliebigen Text zur Bearbeitung des Projekts hinterlegen.