Im Reiter Ausgabe können Sie die im System erfassten Daten ausdrucken oder sich auf dem Bildschirm anzeigen lassen.
 
<Screenshot Seite 29>
 
Es stehen sehr viele unterschiedliche Berichte zur Auswahl, die Sie bei Bedarf auch anpassen können. Hierzu ist ein komfortabler Berichts-Designer in der Software enthalten.
 

Nach dem Selektieren des Reiters Ausgabe auf der linken Seite des Bildschirms können Sie im oberen Bereich des Bildschirms im Reiter Ausgabe den gewünschten Bericht über eine Drop-Down-Leiste wählen.
 
Enthält der Bericht weitere Unterberichte, werden diese in einer weiteren Drop-Down-Liste rechts unter dem gewählten Bericht angezeigt. Links neben dem Namen des Berichts in der Auswahl-Liste kennzeichnet ein Symbol, ob es sich um einen Bildschirm-Bericht oder um einen Druck-Bericht handelt:

 

<ICON BILDSCHIRM-BERICHT>

Bildschirm-Berichte geben den Inhalt des Berichts in Form einer einfachen Tabelle im unteren Bereich des Bildschirm aus. Der Inhalt solcher Berichte kann auch gedruckt werden, jedoch dienen diese Berichte eher der schnellen Ausgabe auf dem Bildschirm.

 

<ICON DRUCK-BERICHT>

Druck-Berichte können über den Berichts-Desinger individuell erstellt und und sind für das Ausdrucken bestimmt, wenngleich sich jeder Druck-Bericht auch zur Darstellung auf dem Bildschirm in Form einer Druckvorschau eignet.
 

In Druck-Berichten können Sie Schriftart, Formatierung und Grafiken im Bericht individuell definieren - bei Bildschirm-Berichten wird der Inhalt immer in Form einer Tabelle angezeigt.

 

Nachdem Sie einen Bericht gewählt haben, wird eine Vorschau des gewählten Berichts im unteren Bereich des Fensters angezeigt, die Ihnen einen Eindruck vom Aussehen des und Aufbau des Berichts vermitteln soll.

 

Weil je nach Anzahl Mitarbeiter und erfasster Datenmenge der Aufbau einzelner Berichte einige Zeit in Anspruch nehmen kann, werden die Berichte nachts automatisch  erzeugt und in Form von PDF-Dateien gespeichert, damit Sie diese binnen Sekunden öffnen können. Dabei werden die einzelnen Berichte und Unterberichte immer für alle Mitarbeiter bzw. alle Abteilungen sowie für das aktuelle Jahr bzw. für die letzten 3 Monate erzeugt.

 

Gleichzeitig werden auf diese Weise die Dokumente archiviert => also als würden Sie alle Berichte einmal pro Tag ausdrucken und abheften. Sie können die archivierten Berichte bequem über den Bereich Ausgabe aufrufen.

 

Voraussetzung für diese Generierung und Archivierung ist jedoch, dass der Computer, auf dem Sie die Server-Installation von Zeiterfassung.App ausgeführt haben, nachts läuft. Das hat außerdem den Vorteil, dass Nachts über läuft. Das hat außerdem den Vorteil, dass Nachts auch die Stundenkonten aller Mitarbeiter aktualisiert werden, was sonst erst beim Programmstart nachträglich durchgeführt wird und so vermeidbare Wartezeit erzeugt.

 

Beim Anklicken von Aktualisieren können Sie einen Bericht neu aufbauen lassen, wobei die aktuellen Daten aus der Datenbank verwendet werden. Hierbei haben Sie auch die Möglichkeit, individuelle Kriterien zu definieren (z.B. einen Stundenzettel nur für einen einzelnen Mitarbeiter zu erzeugen - anstatt wie bei der nächtlichen Generierung für alle Berichte).

 

 

Zeiterfassung.App beinhaltet eine Vielzahl von vorgefertigten Berichten, von denen Sie im Alltag wahrscheinlich nur einen kleinen Teil benötigen (z.B. den Stundenzettel). Aus diesem Grund existiert eine Filter-Funktion, mit deren Hilfe Sie Berichte filtern können. Es ist damit möglich, Berichte nach Favoriten zu filtern. Berichte, die Sie häufiger benötigen, können Sie durch Anklicken von filtern als Favorit markieren (in diesem Fall ist der Filter-Knopf orange hinterlegt). Um den aktuell gewählten Bericht aus der Liste der Favoriten zu entfernen, klicken Sie erneut auf das filtern-Symbol, wodurch der Filter-Knopf wieder in normaler Hintergrundfarbe dargestellt wird.

 

Über das Drop-Down-Symbol neben filtern können Sie die Darstellung der Einträge in der Auswahlliste bestimmen:

 

alle Berichte zeigt alle Berichte an

nur Favoriten zeigt nur die Berichte an, die Sie wie oben beschrieben als Favorit markiert haben

 

Weitere Funktionen in der Ausgabe-Leiste am oberen Bildschirmrand:
 

aktualisieren lädt die Daten des Berichts neu

Vorschau zeigt eine Druckvorschau des Berichts an

drucken druckt die Daten des Berichts direkt aus.

 
Über das Pull-Down-Menü Datei/Druckeinstellungen (????) können Sie den Drucker wählen, der standardmäßig für die Druckausgabe verwendet wird.

 

Je nach gewähltem Bericht stehen unterschiedliche Kriterien zur Auswahl, die Sie im Reiter Kriterien definieren können. Hier können Sie beispielsweise beim gewählten Bericht Stundenzettel bestimmen, ob dieser für alle Mitarbeiter oder nur für den in den Kriterien ausgewählten Mitarbeiter erzeugt werden soll. 

 

Die Auswahl der Kriterien ist von Bericht zu Bericht unterschiedlich. Mögliche Kriterien sind {Mitarbeiter}, {Monat}, {Jahr}, {Datum}, {Datum von}, {Datum bis}, {Abteilung}, {Zeitmodell}, {Projekt}. Welche Kriterien zur Auswahl stehen, bestimmt der Inhalt des Quelltextes eines Berichts. Hier werden Platzhalter im Quelltext (z.B. für Datum) verwendet, die das entsprechende Auswahl-Feld im Reiter Kriterien anzeigen und beim Aufrufen des Berichts durch den in der Programmoberfläche ausgewählten Wert ersetzt werden.

 

Um einen Bericht zu bearbeiten, klicken Sie auf den Bearbeiten-Knopf, woraufhin der Reiter Auswertungs-Editor erscheint. Zusätzlich wird in der unteren Hälfte des Bildschirms der Quellcode des Berichts angezeigt und kann von Ihnen bearbeitet werden.

 

Der Aufbau eines Berichts ist wie folgt gegliedert:

 

1. Beschreibungs-Zeile

2. <SQL>

3. SQL-Anweisung - z.B. SELECT * FROM TABELLE WHERE...

4. </SQL> 

 

In der Berichtsliste im Reiter Auswahl werden alle Berichte aufgelistet, die sich im lokalen Pfad <Programmverzeichnis>\Time-System\localization\German befinden. Die Endung der Berichte lautet *.AUS. 

 

Ein Bericht kann beliebig viele Unterberichte enthalten, deren Daten in der .AUS-Datei gespeichert sind. Wenn ein Bericht nur einen Unterbericht enthält, wird die Auswahl-Liste unter dem selektierten Bericht leer dargestellt und ist nicht auswählbar. Die Daten des Unterberichts befinden sich in der ".AUS"-Datei selbst.

 

Hier ein Beispiel für einen Bericht mit insgesamt 3 Unterberichten, die in der Auswahlliste rechts neben dem Berichtsnamen selektiert werden können:

 

Beschreibung des ersten Berichts

<SQL>

         SELECT * FROM Tabelle1

</SQL>

Beschreibung des zweiten Berichts

<SQL>

 SELECT * FROM Tabelle2

</SQL>

Beschreibung des dritten Berichts

<SQL>

 SELECT * FROM Tabelle3

</SQL>

 

Speichert man diesen Bericht unter dem Dateinamen Testbericht.AUS im Ordner <lokales Programmverzeichnis>\Time-System\Localization\German\Testbericht.AUS, wird dieser im Reiter Ausgabe wie folgt dargestellt: 

 

<SCREENSHOT DER BERICHTSAUSWAHL MIT AUSGEKLAPPTER UNTERBERICHTSAUSWAHL>

 

Alle im Programm verwendeten Berichte sind .AUS-Dateien und befinden sich im Programmordner unter Time-System\Localization\German. Sie können über den Berichts-Editor diese Berichte nach Belieben ändern und so an eigene Bedürfnisse anpassen. Dabei ist zu beachten, dass zwei Arten von Berichten existieren:

 

Bildschirm-Berichte, die nur eine Tabelle im Programmfenster anzeigen:

<Screenshot Bildschirmbericht>
 

Druckberichte, die zwar auch auf dem Bildschirm als Vorschau ausgegeben werden, aber primär als Druckbericht dienen und mit Hilfe des eingbauten Report-Designers grafisch aufgewertet werden können.

<Screenshot Druckvorschau eines Druckberichts>

 

Diese Druckberichte basieren auf den zuvor erwähnten .AUS-Dateien und einer zusätzlichen .FR3-Datei.

 

 

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Hinweis
 
 

Ein Bildschirmbericht ist also eine .AUS-Datei - ein Druckbericht eine .AUS-Datei mit dazugehöriger .FR3-Datei.
 

 
Beispiel für einen Bildschirmbericht:

Stammdaten.AUS

 

Beispiel für einen Druckbericht:

Stundenzettel.AUS

Stundenzettel.FR3

 

Die .AUS-Datei liefert immer die (individuellen) Daten für einen Druck-Bericht. Sie ist Voraussetzung für einen Druckbericht, weil in ihr die SQL-Anweisungen für den Bildschirm-Bericht enthalten sind, welche die Daten für die Berichtselemente liefern.

 

Bevor Sie eigene Berichte erstellen empfehlen wir Ihnen, zunächst die vorhandenen Berichte zu bearbeiten bzw. sich diese anzusehen, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie Daten ermittelt und im Berichts-Designer eingefügt werden.

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