Im Bereich Datenbank können Sie den Datenbestand verkleinern, eine Datensicherung durchführen und zurückspielen.

Möchten Sie den Datenbestand Ihrer Datenbank verkleinern, können Sie nicht mehr benötigte Daten vergangener Jahre aus der Zeiterfassungs-Datenbank löschen. Geben Sie hierfür das Jahr an, bis zu dem alle Zeiterfassungs-Daten gelöscht werden sollen.

Zusätzlich können Sie einen Stundenkonto-Stand angeben, ab dem das Programm erkennt, dass das Stundenkonto des Mitarbeiter so extrem hoch bzw. niedrig ist, dass der Mitarbeiter wohl nie Zeiten "vernünftig" erfasst hat und dessen Stundenkonto nach der Durchführung der Operation aus diesem Grund auf 00:00 gesetzt wird.

Zum Ausführen der Operation klicken Sie auf verkleinern.

Um inaktive Mitarbeiter und deren Zeitbuchungen, Stundenkonten, Krankheits- und Urlaubstage sowie Stammdaten zu löschen, klicken Sie au inaktive löschen. Dies macht Sinn, wenn Sie viele Zeitmodell-Wechsel durchgeführt haben, bei denen die alten Daten der Mitarbeiter mit den ursprünglichen Zeitmodellen vor dem Wechsel als inaktive Archiv-Mitarbeiter im System geführt werden. Falls Sie diese Daten nicht mehr benötigen, ist die Funktion inaktive löschen für Sie eine praktische Hilfe, um mehr Übersicht in die Personalstamm-Liste zu bekommen.

Mit der Funktion Sicherung starten können Sie eine Sicherungskopie Ihrer Daten anlegen. Die Funktion speichert die Daten in einer einzigen Datei, die Sie sogar mit dem Agent starten können, um in Daten der Sicherung "hineinzusehen". Es gibt Kunden, die diese Sicherungskopien dazu verwenden, die Zeiterfassung unabhängig vom Netzwerk z.B. eigenständig auf einem Laptop ohne Netzwerkanschluss zu betreiben und zu einem späteren Zeitpunkt die Daten in die produktive Datenbank einzuspielen.

Beim Erzeugen einer Sicherung wird die Sicherungs-Datei als ZIP-Archiv gepackt und unter dem Dateinamen "CollaboChronbackup" gefolgt vom aktuellen Tagesdatum gespeichert, wenn Sie neben Zielordner oder Dateiname nur einen Dateiordner angeben. Geben Sie hier einen Dateinamen an, wird die Sicherung immer unter diesem Dateinamen erzeugt und eine eventuell vorhandene Datei mit gleichem Namen dabei überschrieben.

Zum Zurücksicherung einer Datensicherung können Sie in der Datenrücksicherungs-Option alle oder einzelne Mitarbeiter neben Mitarbeiterauswahl auswählen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, nur Daten eines bestimmten Monats einzspielen, indem Sie die Funktion einzelner Monat auswählen.

Die Option inkl. Log-Einträge sichert auch die Log-Einträge zurück. Diese beinhalten z.B. Informationen darüber, welcher Mitarbeiter welchen Knopf in der Programmoberfläche zu welchem Zeitpunkt angeklickt hat - für die eigentliche Zeiterfassung sind diese Daten jedoch nicht relevant.

 

 

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