Arbeits- und Projektzeiten können in der Software in einem gemeinsamen oder 2 voneinander getrennten Kalendern pro Mitarbeiter erfasst werden. Über die Reiter Arbeitszeiten und Projektzeiten kann der Mitarbeiter zwischen den Erfassungs-Modi wechseln.

Entscheiden Sie sich für die Trennung von Arbeits- und Projektzeiten, gilt folgendes:

wenn ein Mitarbeiter an der Projekterfassung teilnehmen soll, muss im Reiter "erweitert" bei der Option Projektzeit der Haken bei aktiv gesetzt werden.

über die Option Tagesbeginn und Tagesende synchronisieren, welche Sie im Reiter Einstellungen / Projektzeiterfassung finden, können Sie festlegen, ob die Start- und Endzeit der Arbeitszeit mit den Projektbuchungen synchronisiert werden sollen

Arbeitszeiten sind die tatsächlichen Zeiten, die der Mitarbeiter für das Unternehmen arbeitet. In der Regel werden je nach Firma ein oder zwei Zeitpaare als Arbeitszeit je Mitarbeiter pro Tag erfasst. Beispiel: 08:00-17:00 oder 08:00-12:00 und 13:00-17:00 Uhr. Die Arbeitszeiten werden in Form eines Stundenkontos geführt, in dem hinterlegt ist, wie viele Stunden ein Mitarbeiter pro Tag arbeiten muss und wie viele er tatsächlich gearbeitet hat. In dieses Konto fließen auch Urlaubs- und Kranktage mit ein. Das Zeitkonto besteht also im Wesentlichen aus Soll- und Ist-Stunden, wobei die an einem Tag maximal leistbare Ist-Stundenzahl 24 Stunden beträgt.
 
Projektzeiten hingegen kennen keine Soll-Stunden pro Tag bzw. pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu Arbeitszeiten ist es möglich an mehreren Projekten gleichzeitig zu arbeiten, wenngleich die Programmoberfläche für das Buchen der Zeiten darauf ausgelegt ist, immer nacheinander an jeweils einem Projekt zu arbeiten, sodass keine Überlappungen entstehen und die Zeiterfassung damit die realen Arbeitszeiten wiederspiegelt.

Im Reiter Projektzeiten können Sie genau wie im Reiter Arbeitszeiten über die Knöpfe am oberen Bildschirmrand Projektzeiten starten <BUTTON START> und beenden <BUTTON STOP>. Weitere Knöpfe, wie im Reiter Arbeitszeiten sind hier nicht verfügbar. Sie können also nur die Arbeit an einem Projekt starten und beenden.

Im Reiter Projekte können Sie einen Projektcode eingeben, den Sie in der Projektverwaltung bei einem Projekt bzw. einer Dimensionsebene eines Projektes hinterlegt haben. Auf diese Weise können Sie sehr schnell und gezielt ein einzelnes Projekt aus einer großen Anzahl von Projekten und Unterprojekten auswählen. Eine weitere Möglichkeit, ein Projekt auszuwählen, sind die Auswahlfelder Dimension1-5. Je nachdem wie verschachtelt Ihre Projekte angelegt wurden, wählen Sie zunächst die erste Projektdimension, woraufhin Ihnen die verfügbaren Projekte in der zweiten Dimension (diese sind abhängig von der darüberliegenden Dimension) zur Auswahl stehen. Das gleiche gilt für die Dimensionen 3 bis 5, die jeweils in Abhängigkeit zur übergeordneten Dimension entsprechende Werte zur Auswahl bieten.

Neben der Eingabe des Projektcodes und der Auswahl über die Auswahlfelder Dimension 1-5 lassen sich die untergliederten Projekte auch über eine Auswahlbaum (Projektbaum) darstellen und auswählen. Klicken Sie hierzu auf den <BUTTON WRENCH> Projektexplorer-Knopf, woraufhin sich der Projektauswahlbaum öffnet, dessen Darstellung und Handhabung zur Auswahl eines Projektes an den Windows-Explorer anlehnt.

Nach der Auswahl eines Projekts können Sie über den <BUTTON START> Start-Knopf mit der Zeitmessung für das Projekt beginnen. Während die Zeitmessung läuft und auf das Beenden der Messung durch Anklicken des <BUTTON STOP> Stop-Knopfes wartet, haben Sie die Möglichkeit, ein anderes Projekt zu wählen und diese Änderung durch das Anklicken von <SPEICHERN BUTTON> Speichern zu speichern. Beachten Sie jedoch, dass durch die Auswahl eines anderen Projekts während das ursprünglich gestartete Projekt läuft, kein neues Projekt begonnen wird, sondern die Software die erfasste Zeit des aktuellen Zeitpaares dem neu gewählten Projekt zuordnet.

Genau wie bei Arbeitszeiten können Sie bei der Projektzeiterfassung Bemerkungen, Langtexte (Textfeld unterhalb des Bermerkungsfeldes) und erweiterte Felder erfassen.

Eine Auswertung der erfassten Projekte können Sie über den Zeiterfassung.App Agent erzeugen. Hier finden Sie im Bereich Ausgabe unterschiedliche Berichte zur Projektauswertung aus Sicht der einzelnen Mitarbeiter und aus Sicht der Projekte. In diesen Berichten werden auch der kalkulatorische Lohnsatz (=was verrechnet das Unternehmen dem Kunden pro Stunde für die Arbeit eines bestimmten Mitarbeiters) und der Bruttolohnsatz (was kostet das Unternehmen ein bestimmter Mitarbeiter pro Stunde für einen bestimmten Mitarbeiter) aufgeführt – diese Werte können Sie bei den einzelnen Mitarbeitern in den Mitarbeiterstammdaten hinterlegen.

 

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