Die Benutzerrechte definieren, welcher Mitarbeiter welche Programm-Bereiche und Funktionen benutzen kann. Darüber hinaus können Sie über die Benutzerrechte festlegen, welcher Mitarbeiter wie seine Zeiten buchen darf bzw. auf bereits gebuchte Zeiten lesend oder schreiben zugreifen  kann. Über die Einstellungen in der Konfiguration der Rechte ist es z.B. möglich, einem Abteilungsleiter das Recht zu geben, Anwesenheit, Krankheit und Urlaub in der Übersicht und Anwesenheitsliste zu sehen.

Klicken Sie auf Rechte, um das Konfigurationsfenster für die Rechte des aktuell selektierten Mitarbeiters anzuzeigen. Das Konfigurationsfenster enthält 4 Reiter:

Programm-Module - auf welche Teile des Programmes hat der Mitarbeiter Zugriff

Im Reiter Programm-Module legen Sie fest, auf welchen Bereich der Software der Mitarbeiter Zugriff hat:
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- Client
Über die Client-Anwendung, die entweder am Arbeitsplatz des Mitarbeiters läuft oder auf bestimmten Computern im Netzwerk ein Zeiterfassungs-Terminal simuliert kann sich der Mitarbeiter über die Eingabe von Personalnummer und Passwort anmelden. Die Möglichkeit über Hardware wie Barcode-Leser oder Transponder-Terminals Zeiten zu erfassen bleibt davon unberührt. Die Option bezieht sich allein auf das Buchen über die Eingabe von Personalnummer und Passwort.

- Cloud
TimeCloud ist eine Browser-basierte Zeiterfassung, mit der Mitarbeiter über das Internet Zeiten erfassen können. Diese Software-Lösung wird bei der Installation von Zeiterfassung.App auch lokal auf Ihrem Server-Computer installiert und kann damit auch über das Intranet exklusiv für Ihr Unternehmen genutzt werden. So können sich Mitarbeiter über die vom Zeiterfassung.App-Server-Computer bereitgestellte Browser-Oberfläche an der Zeiterfassung anzumelden und so Arbeitszeiten „stempeln“ und Urlaub beantragen.

- VoiceBox
Ermöglicht es dem Mitarbeiter, über die auf dem Zeiterfassung.App-Server laufende Software Arbeitszeiten über einen Anruf auf einer Festnetznummer zu „stempeln“. Hierzu benötigt man lediglich einen Account bei einem Voice-Over-IP-Telefonie-Anbieter.

- Agent (Übersicht und Anwesenheitsliste)
Die Übersicht zeigt in der Zeiterfassung.App Agent-Anwendung für den gewählten Monat Arbeitszeiten, Urlaub, Krankheit und Termine von Mitarbeitern an. Man sieht somit wer in welchem Zeitraum beispielsweise im Urlaub ist. Die Anwesenheitsliste stellt den Anwesenheitsstatus der Mitarbeiter an einem gewählten Tag in Listenform auf dem Bildschirm dar.

Gewähren Sie das Recht Übersicht und Anwesenheit beispielsweise Mitarbeitern,  die am Empfang Ihres Unternehmens (Telefonzentrale) arbeiten, damit diese Ihren Kunden sofort Auskunft darüber geben können ob der gewünschte Gesprächspartner aktuell anwesend ist.

Haben Sie einem Mitarbeiter dieses Recht gegeben, kann er über das Pull-Down-Menü Modus/Übersicht aus seinem Monatskalender heraus die Übersicht und Anwesenheitsliste aufrufen. Über die Option Alle Abteilungen anzeigen im Reiter Personal-Organisation können Sie bestimmen, ob der Mitarbeiter für Übersicht und Anwesenheitsliste die Abteilung wählen kann, oder er nur seine eigene Abteilung sieht.

Im Reiter Programm-Funktionen legen Sie fest, auf welche Funktionen innerhalb der einzelnen Programmteile der Mitarbeiter Zugriff hat:

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- Stundenzettel anzeigen
Das Anzeigen bzw. Ausdrucken der Stundenzettel ist nur Mitarbeitern mit diesem Zugriffsrecht möglich.

- Zeiten auswerten
Aktivieren Sie diese Option, hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, sein Stundenkonto anzeigen zu lassen.
Wenn Sie im Reiter Personal-Organisation das Recht Zeiten anderer Mitarbeiter bearbeiten aktiviert haben, kann der Mitarbeiter auch die Konten anderer Mitarbeiter auswerten. Zusätzlich wird über dieses Rechte gesteuert, ob beim Buchen von Arbeitszeiten der Stundenkonto-Stand angezeigt wird. Auch beim Buchen von Arbeitszeiten über das Telefon wird dem Mitarbeiter der aktelle Stand des Stundenkontos angesagt - ist die Option Zeiten auswerten nicht aktiv, entfällt diese Ansage.

- Anwesenheitsliste und Übersicht mit Details
In der Anwesenheitsliste und der Übersicht werden Zeitmodell, Termine, Krankheits- und Urlaubstage dargestellt. Ist diese Funktion nicht aktiv, sieht man nur, ob der Mitarbeiter anwesend ist oder nicht. Abwesend ist man dann auch an Termin-Tagen, Kranktagen und Urlaubstagen. Im Jahreskalender wird ein anwesender Mitarbeiter mit einem grünen, ein abwesender Mitarbeiter mit einem roten Männchen dargestellt.

- Erfassung von Arbeitszeiten über den Monatskalender
Hier können Sie mit Hilfe der Option Nacherfassung beschränken festlegen, wie viele Tage ein Mitarbeiter in der Vergangenheit noch Zeiten nacherfassen darf. Dieses Recht greift nur dann, wenn der Mitarbeiter auch schreibenden Zugriff auf die Arbeitszeiten hat. Sie können diese Option entweder in der Hauptkonfiguration für alle Mitarbeiter einstellen oder Sie geben mit der Option Der Zugriff auf gebuchte Zeiten erfolgt... explizit für den Mitarbeiter an, ob er nur lesend oder auch schreibend auf seine Arbeitszeiten zugreifen darf. Eine Besonderheit hier ist, dass man die Option nur lesend; Urlaubstage beantragen; Projekte schreibend wählen kann, die es dem Mitarbeiter erlaubt, auf seine Projektzeiten lesend und schreibend zuzugreifen, während er auf die Arbeitszeiten nur lesend zugreifen kann.


Im Reiter Personal-Organisation legen Sie fest, ob der Mitarbeiter Daten anderer Mitarbeiter sehen bzw. bearbeiten darf:


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- Mitarbeiter ist Personalsachbearbeiter

Ist diese Option aktiv, kann der Mitarbeiter mit administrativen Rechten (Vollzugriff) das Zeiterfassungs-System verwalten. Er hat damit die gleichen Zugriffsmöglichkeiten auf Personalstamm, Abteilungen, Zeitmodelle, Druckberichte und Konfigurationsmöglichkeiten wie der interne Benutzer admin. Lediglich Einstellungen im Bereich Wartung in der Programmoberfläche des GetProductName Agent sind ausschließlich für den Benutzer admin sichtbar.

 

- Zeiten anderer Mitarbeiter bearbeiten

Erlaubt dem Mitarbeiter, auch Zeiten anderen Mitarbeiter zu bearbeiten. Aktivieren Sie diese Option, gelten alle Zugriffsrechte des Mitarbeiters auch für den Zugriff auf die Daten anderer Mitarbeiter. Dieses Recht sollten Sie in der Regel nur Abteilungsleitern bzw. Mitarbeitern der Personalabteilung zuweisen. Die Option ist mit der unten stehenden Option Alle Abteilungen anzeigen verbunden. Ist die Option Alle Abteilungen anzeigen aktiv, kann der Mitarbeiter die Zeiten aller Mitarbeiter bearbeiten, falls Zeiten anderer Mitarbeiter bearbeiten aktiv ist - ansonsten kann der Mitarbeiter nur Zeiten der Mitarbeiter der eigenen Abteilung bearbeiten.

 

- Alle Abteilungen anzeigen

Der Mitarbeiter kann im Jahreskalender und der Anwesenheitsliste alle Abteilungen auswählen und darstellen lassen.

 

Im Reiter Projekte legen Sie fest, ob der Mitarbeiter Projekte verwalten darf

 
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- Mitarbeiter ist Projektleiter

Als Projektleiter kann der Mitarbeiter ihm zugeordnete Projekte uneingeschränkt bearbeiten und auswerten.

 

- Arbeitszeiten einzelner Mitarbeiter in der Projektverwaltung anzeigen

Der Mitarbeiter kann die Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter in der Projektverwaltung auswerten.

 

- Projekte bearbeiten

Der Mitarbeiter kann Projekte erstellen und bearbeiten.

 

- Alle Projekte anzeigen

Der Mitarbeiter kann alle angelegten Projekte sehen und somit bearbeiten.

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