Im Reiter Stammdaten geben Sie wichtige Informationen zu den einzelnen Mitarbeitern ein, welche die Software bzw. Hardware zum Erfassen von Arbeitszeiten verwenden.

Nachfolgend werden die einzelnen Stammdaten-Felder beschrieben - diese müssen vollständig ausgefüllt werden. Im Reiter erweitert und Bermerkungen sind die Angaben hingegen optional.

Personalnummer

Im Feld Personalnummer geben Sie die Personalnummer des Mitarbeiters an. Die Personalnummer kann Buchstaben und Zahlen enthalten und ist maximal 10 Stellen lang. Wenn Sie rein numerische Personalnummern verwenden, sollten Sie führende Nullen verwenden, um eine optimale Sortierung zu erreichen.

Zum Ändern der Personalnummer des ausgewählten Mitarbeiters klicken Sie auf den Knopf neben der Personalnummer und geben Sie dann die neue Personalnummer ein:

clip0348

hand_point2

Hinweise
 
 

Vermeiden Sie die Verwendung von Sonderzeichen in der Personalnummer.

Wenn Sie die Telefonzeiterfassung nutzen möchten, beachten Sie bitte, dass diese ausschließlich numerische Personalnummern unterstützt, weil die Personalnummer (bei nicht erkannter oder unterdrückter Telefonnummer des Anrufers) über die Tastatur des Telefons eingegeben werden muss.


Kennwort
Hier können Sie ein Kennwort für den Mitarbeiter vergeben, das Kennwortfeld kann auch leer gelassen werden. Möchte sich der Mitarbeiter vom Arbeitsplatz aus am Programm anmelden (um beispielsweise seine erfassten Arbeitszeiten anzusehen oder seinen Stundenkontostand abzufragen), muss er seine Personalnummer und dieses Kennwort angeben. Das Kennwort wird am Bildschirm als **** dargestellt. Um den Klartext des Kennwortes anzuzeigen, klicken Sie auf den Knopf rechts neben dem Kennwort-Feld.

Finger-ID / RFID
Diesen Wert verwenden Sie, wenn Sie ein Offline-Terminal mit Transponder-Technik verwenden. Geben Sie hier die Nummer ein, die auf dem Transponder-Clip aufgedruckt ist. Falls sich auf dem Transponder-Ausweis keine Nummer befindet, können Sie über die Zeiterfassung.App Client-Anwendung durch die Verwendung eines USB-Transponder-Lesers mit Hilfe der Personalisieren-Funktion nacheinander sogar mehrere (unbeschriftete) Transponder-Ausweise Mitarbeitern schnell und einfach zuordnen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in den Kapiteln der jeweiligen Hardware in dieser Anleitung.

Nachname & Vorname
Diese Daten müssen bei jedem Mitarbeiter vergeben werden. Beide Daten werden auf den Auswertungen und beim Buchen angezeigt.

Geburtsdatum
Dieses Feld gilt nur als Information - das Geburtsdatum wird u.a. auf dem Stundenzettel ausgedruckt. Achten Sie auf das Eingabeformat TT.MM.JJJJ.

Abteilung
Die Abteilung, in der der Mitarbeiter arbeitet. Bei Übersichten, Druckberichten oder Auswertungen können Sie die Darstellung der Daten nach Abteilungen filtern.

Land
Das (Bundes)Land, in dem sich die Arbeitsstätte des Mitarbeiters befindet. Somit kann das Programm die Feiertage korrekt berücksichtigen, die bei der Berechnung des Stundenkontos eine Rolle spielen.

Zeitmodell / Schichtplan 
Die Zuordnung des Mitarbeiters zu einem Zeitmodell bzw. einem Schichtmodell zu.

In einem Zeitmodell ist gespeichert, an welchem Tag ein Mitarbeiter wie viele Stunden arbeiten muss und welche Pausenzeiten dabei berücksichtigt werden (abhängig von dem gewählten Pausenmodell). Mit Zeiterfassung.App können Sie beliebig viele Zeitmodelle verwalten (z.B. Vollzeit, Teilzeit, Aushilfen).

Manche Kunden haben sogar für jeden Mitarbeiter ein eigenes Zeitmodell angelegt, was aber nicht zu empfehlen ist - in der Regel lassen sich mehrere Mitarbeiter gemeinsamen Zeitmodellen (z.B. "Vollzeit") zuordnen. Wie Sie neues Zeitmodell erstellen, erfahren Sie im Kapitel "Zeitmodelle".

Mit Schichtplan wählen Sie ein Schichtmodell für den Mitarbeiter. Ein Schichtmodell beinhaltet Informationen darüber, an welchem Tag eines Jahres welches Zeitmodell verwendet werden soll. Im Bereich Arbeitszeiten können Sie die Schichtmodelle verwalten. Ein Schichtmodell gilt dabei quasi als Vorlage (Template) für die Definition, an welchem Tag für den Mitarbeiter welches Zeitmodell gelten soll. Um den individuellen Schichtplan eines Mitarbeiter zu bearbeiten, klicken Sie auf das Symbol neben Schichtmodell, woraufhin sich der Schichtkalender öffnet, in dem Sie den persönlichen Schichtplan des Mitarbeiters bearbeiten können. Hier sind bereits die Daten aus dem zugeordneten Schichtmodell eingetragen, damit Sie nicht für jeden Mitarbeiter pro Jahr einen völlig neuen Schichtplan erstellen müssen. Informationen zum Bearbeiten des Schichtplans finden Sie im Kapitel Schichtpläne.

Ein Schichtplan bezieht sich immer persönlich auf einen bestimmten Mitarbeiter. In den Schichtplan ist hinterlegt, an welchem Tag eines Jahres welches Schicht-Zeitmodell gilt.Sie können den Schichtplan-Editor eines Mitartbeiters aufrufen, indem Sie in der Mitarbeiter-Verwaltung auf das Eigenschaften-Symbol neben dem Schichtmodell klicken. 

Das Schichtmodell legen Sie in der Regel einmalig für einen Mitarbeiter fest. Es füllt die noch nicht definierten Tage der Schicht-Pläne der ihm zugeordneten Mitarbeiter. Nachdem Sie den Schichtplan-Editor geöffnet habenm wird ein Fenster angezeigt, in dem für ein gewähltes Jahr alle Tage mit Zuordnung zu einem Schichtzeitmodell angezeigt werden.

<SCREENSHOT>

Die Symbole im dargestellten Kalender repräsentieren die einzelnen Schichtzeitmodelle. Wenn einem Schichtzeitmodell kein Symbol zugeordnet ist, wird dessen Kurzbezeichnung angezeigt.
Mit der Maus können Sie die gewünschten Tage markieren, denen Sie ein Schichtzeitmodell zuordnen möchten. Klicken Sie anschließend auf Auswahl, um ein Schichtzeitmodell den markierten Tagen zuzuordnen.

Wollen Sie Schichtzeitmodelle in einer bestimmten Abfolge / Reihenfolge erfassen, verwenden Sie den Assistenten.

Weitere Informationen zur Bedienung finden Sie im Kapitel Schichtmodelle - die Erfassungs-Maske des Schichtmodell-Editors ist die gleiche wie die des Schichtplan-Editors -> wie bereits beschrieben, wird der Schichtplan-Editor für den Schichtplan eines einzelnen Mitarbeiters verwendet, während man mit dem Schichtmodell-Editor die Vorlagen für Schichtpläne der Mitarbeiter bearbeitet.

Erfassungsstart
Das Datum ab dem die Software mit der Berechnung der Stundenkonten des betreffenden Mitarbeiters beginnen soll.

Kontostart
Der Stand des Stundenkontos des Mitarbeiters am Tag des Erfassungsstarts.Dieser Wert fließt mit in die Berechnung des Stundenkontos ein. Geben Sie den Wert im Format +HHH:MM bzw. -HHH:MM ein (z.B. +013:45).

Urlaub in Tagen / Urlaub in Stunden
Entsprechend der Einstellung Urlaubs-Berechnung im Reiter erweitert, wird in der Tabelle neben Urlaub in Tagen / Stunden der Anspruch für Urlaub erfasst.Dabei geben Sie in der Spalte Jahr das Kalenderjahr ein, in der Spalte Übertrag den Wert, der aus dem Vorjahr übertragen werden soll und in der Spalte Anspruch die Anzahl der Tage, die der Mitarbeiter regulär jedes Jahr bekommt.

 

 

 

Mit dem Personal Edition von HelpNDoc erstellt: Funktionsreicher Multiformat-Hilfsgenerator