Jeder Tag eines Monats kann unterschiedlich erfasst werden. Die Daten, welche beim Mitarbeiter an einem Tag hinterlegt sind, werden unterhalb des Kalenders je nach erfassten Daten wie folgt angezeigt:
 

nicht erfasster Tag

 

clip0905

Ein nicht erfasster Tag in der Vergangenheit bedeutet, dass ein Mitarbeiter, der an diesem Tag beispielsweise 8 Stunden hätte arbeiten müssen, diese 8 Stunden Sollzeit als negativen Betrag auf seinem Stundenkonto verbucht bekommt. Dies ist so lange der Fall, bis Sie den Tag als Arbeitstag oder anderen Tag definieren.
 
In der Praxis bedeutet das: Wenn ein Mitarbeiter vergisst seine Zeiten zu erfassen, wird ihm dies sofort auffallen, da das Stundenkonto um die nicht eingetragene Zeit minimiert wird.
 
Ein nicht erfasster Tag in der Zukunft hat keinen Einfluss auf das Stundenkonto, solange der Tag in der Zukunft liegt. "Rutscht" der Tag in die Vergangenheit und bleibt nicht erfasst, belastet er das Stundenkonto mit der Soll-Zeit, die an dem Tag hinterlegt ist.
 

 

Arbeitstag

 

clip0904
Ein Arbeitstag wird im Kalender mit fett gedrucktem Zeichensatz dargestellt und ermöglicht es, bis zu 20 Zeitpaare zu erzeugen. Jedes Zeitpaar hat eine Start- und End-Zeit, die in der Summe den Ist-Stand des Tages darstellt.
 
Im Feld Zusätzliche Pause können Sie eine Pause eintragen. Dieser Wert wird automatisch von der Ist-Zeit des Tages abgezogen. Das Feld zusätzliche Pause wird auch vom Programm verwendet, um Pausen einzutragen, die aufgrund der eingestellten Pausenregelung berechnet werden.
 
Die Berechnung erfolgt in den Pausen-Regelungen vom Typ 2 bis 4 nachts - also erst am Ende eines Arbeitstages. Wundern Sie sich daher bitte nicht, wenn Sie in der Pausenregelung eine Pause definiert haben, diese aber nach dem Erfassen von Arbeitszeiten nicht im Feld zusätzliche Pause sehen. Die Berechnung läuft wie erwähnt erst nachts - ist der Zeiterfassung.App-Server-Computer beim Tageswechsel ausgeschaltet, wird beim nächsten Starten der Anwendung der Tageswechsel für zurückliegende Tage nachgeholt.
 
Ein in der Zukunft erfasster Arbeitstag hat (noch) keinen Einfluss auf das Stundenkonto.

 

 

Kranktag
 

clip0906clip0907
Ein Kranktag wird im Kalender rot (voller Kranktag) bzw. hellrot (halber Kranktag) dargestellt. An einem vollen oder halben Kranktag können keine Arbeitszeiten erfasst werden. Bezogen auf die monatlichen Soll-Stunden werden volle und halbe Kranktage vollständig aus der Berechnung herausgenommen. Das bedeutet in der Praxis: Ist ein Mitarbeiter den ganzen Monat krank, beträgt die Summe der Ist-Zeit in diesem Monat 00:00 und die Soll-Zeit ist ebenfalls 00:00.
 
Sollten an einem Kranktag Buchungen existieren, weden diese zwar dargestellt, fließen jedoch nicht in die Berechnung des Stundenkontos mit ein.
 

 

 

hand_point2

Hinweis
 
 

Viele Kunden fragen uns, warum an halben Kranktagen keine Arbeitszeiten hinterlegt werden können. Der Grund ist einfach: An einem halben Kranktag kann niemals ein vernünftiges Stundenkonto berechnet werden.
 
Ein Beispiel:
Ein Mitarbeiter müsste normalerweise 8 Stunden arbeiten, meldet sich aber einen halben Tag krank und hat aber zu diesem Zeitpunkt bereits 5 Stunden gearbeitet.
 
Würde das Programm die Zeiten berücksichtigen, müsste es rein rechnerisch dem Mitarbeiter eine Überstunde anrechnen, da ein halber Kranktag quasi aus 8 Soll-Stunden 4 Soll-Stunden machen würde, der Mitarbeiter aber 5 Stunden gearbeitet hat.
 
Warum funktioniert das dann bei halben Urlaubstagen?
Antwort: Weil es hier Sinn macht und fair ist. Nehmen Sie einen halben Tag Urlaub und arbeiten Sie beispielsweise 3/4 der Sollzeit, ist es nur fair, wenn Sie 1/4 der Zeit als Überstunden angerechnet bekommen. Schließlich arbeiten Sie ja noch, obwohl Sie eigentlich schon frei haben.

 
 

 

Urlaubstag
 

clip0909clip0910

Ein Urlaubstag wird im Kalender blau (voller Urlaubstag) bzw. hellblau (halber Urlaubstag) dargestellt. Diese Tage können kann nur vom Administrator erfasst werden. An einem vollen Urlaubstag gilt die Istzeit=Sollzeit, an einem halben Urlaubstag gilt die halbe Sollzeit und Sie können Zeiten an diesem Tag erfassen.
 
Achtung! In der Zukunft erfasste Urlaubstage (bis Ende eines Kalenderjahres) sowie Urlaubstage, die vor dem Erfassungsstart-Datum des Mitarbeiters und nach dem 01.01. eines Kalenderjahres liegen, werden sofort vom Resturlaub abgezogen!
 
 

 

beantragter Urlaubstag
 

clip0911clip0912

Ein beantragter Urlaubstag wird im Kalender grün (voller beantragter Urlaubstag) bzw. hellgrün (halber beantragter Urlaubstag) dargestellt. Mitarbeiter können vom Arbeitsplatz aus Urlaubstage beantragen, die der Administrator oder der Personalsachbearbeiter mit dem Pull-Down-Menü Bearbeiten/Beantragten Urlaub genehmigen/ablehnen entweder genehmigen oder ablehnen kann.
 
Genau wie Urlaub, der in blau bzw. hellblau dargestellt wird, werden beantragte Urlaubstage sofort vom Resturlaub abgezogen.
 
Beantragte Urlaubstage können vom Mitarbeiter jederzeit gelöscht oder verschoben werden. Ist der Urlaub jedoch genehmigt, kann nur noch der Administrator oder der Personalsachbearbeiter Änderungen durchführen. Ausnahme: Der Mitarbeiter hat in der Konfiguration seiner Rechte das Recht lesen & schreiben (alles). In diesem Fall kann er sowohl Urlaubs- wie auch Kranktage vollständig erfassen oder ändern.

 

 

 

Mit dem Personal Edition von HelpNDoc erstellt: Gratis EBook und Dokumentationsgenerator