Die Telefon-Zeiterfassung ermöglicht das Buchen von Arbeitszeiten über ein gewöhnliches Telefon bzw. Mobiltelefon. Ihre Mitarbeiter können dadurch Arbeitszeiten mobil von unterwegs oder direkt beim Kunden erfassen.

Wird dabei die Telefonnummer vom Anrufer übertragen, kann die Software den Mitarbeiter anhand der übertragenen Rufnummer identifizieren (diese können Sie in den Stammdaten des Mitarbeiters hinterlegen), sodass die sonst übliche Abfrage von Personalnummer und Passwort über einen Sprachdialog entfällt.

Die Projektzeiterfassung über das Telefon ist ebenfalls möglich. Mitarbeiter können den numerischen Projektcode während des Anrufs eintippen oder noch einfacher - die Telefonnummer von der aus der Mitarbeiter vor Ort beim Kunden anruft, wird übertragen und ist in den Projektstammdaten hinterlegt. So muss sich der Mitarbeiter nur noch über die Eingabe von Personalnummer und Passwort anmelden, und Sie können damit sicher stellen, dass der Mitarbeiter auch tatsächlich vor Ort beim Kunden seine Arbeitszeiten "stempelt".

Die Telefonzeiterfassung basiert auf modernster Voice-Over-IP-Technologie und nutzt den aktuellsten SIP 2.0 - Standard. Das bedeutet, Sie können Ihre SIP 2.0-fähige Hardware (Telefonanlage, Fritz-Box) oder ein bestehendes Konto bei Ihrem SIP-Anbieter verwenden, um Arbeits- und Projektzeiten per Telefon zu erfassen.

Im Bereich Telefon-Zeiterfassung des Reiters Zeiterfassung können Sie die Telefon-Zeiterfassung über das Setzen der Checkbox neben dem Telefon-Symbol aktivieren.

<Screenshot>
 
Folgende Einstellungen sind für den Betrieb erforderlich:
 
SIP-Server
Der Name des SIP-Servers Ihres Voice-Over-IP-Anbieters oder Ihrer VoIP-fähigen Telefonanlage
 
SIP-Start-Port
Der Port, mit dem die erste Leitung starten soll, die Kommuniktaion lokal mit dem SIP-Server herzustellen. Geben Sie hier den Standard-Port 5060 an. Jede weitere Leitung erhöht dann diesen Port intern automatisch, da jede Leitung einen separaten lokalen Port benötigt - darum müssen Sie sich nicht kümmern. Wenn Sie also 2 Leitungen verwenden, läuft die eine lokal auf Port 5060 und die zweite auf Port 5061 usw.

STUN-Server
Diese Angabe ist optional und ermöglicht den Betrieb durch NAT-Firewalls hindurch. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Voice-Over-IP-Anbieter nach dem Namen und dem Port des STUN-Servers.

STUN-Port
Der STUN-Port des STUN-Servers (wird benötigt, wenn Sie einen STUN-Server angegeben haben).

Benutzername
Der Benutzername Ihres SIP-Accounts
 
Passwort
Das Passwort Ihres SIP-Accounts.

Die beste und einfachste Lösung ist, bei TempoBill GmbH für 15 EUR im Monat und eine einmalige Einrichtungs-Gebühr in Höhe von 100 EUR eine eigene Festnetz-Telefonnummer zu buchen.  Dabei stehen Ihnen 8 Kanäle zur Verfügung - dies bedeutet, dass 8 Mitarbeiter gleichzeitig und unabhängig voneinander Zeiten über das Telefon erfassen können. TempoBill GmbH bietet weltweit zu günstigen Konditionen Festnetznummern an - so können auch global agierende Unternehmen einfach und günstig Arbeitszeiten über das Telefon erfassen. Sprechen Sie uns für ein individuelles Angebot einfach an.

Das folgende Schaubild beschreibt den Ablauf der Telefonzeiterfassung. Die Sprachdialoge sind als WAV-Dateien im Ordner TempoBill GmbH\Zeiterfassung.App\Localization\German abgelegt. Falls Sie diese Dateien durch eigene Aufnahmen ersetzen möchten, beachten Sie bitte, dass Sie das gleiche Format (WAV; Mono; 8000Hz; 32-bit float) verwenden, wie die bereits bestehenden Sound-Dateien. Zur Konvertierung bzw. Bearbeitung der Sound-Dateien empfehlen wir das kostenlose Programm Audacity, das Sie unter der URL http://audacity.sourceforge.net/ herunter laden können.

Gerne erstellen wir auch individuelle Sprachansagen gesprochen von professionellen Sprechern bekannt aus Rundfunk und Fernsehen. Sprechen Sie uns für ein individuelles Angebot einfach an.

 
Schematisch läuft die Telefonzeiterfassung wie folgt ab:

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<Teil 2>

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Hinweis
 

Sollte das Passwort des Benutzers Buchstaben enthalten, kann man diese logischerweise nicht über die Tastatur des Telefons eingeben. In diesem Fall wird so getan, als ob beim Mitarbeiter kein Passwort hinterlegt wäre.

 

hand_point2

Tipp: FritzBox als SIP-Server nutzen
 

1. Benutzeroberfläche der FritzBox aufrufen und anmelden.
2. Menüpunkt „Telefonie“ -> „Telefoniegeräte
3. Neues Gerät einrichten
4. Option „Telefon (ggf. mit Anrufbeantworter)“ 
5. Bei Menüpunkt 2 Wählen Sie den Anschluss aus, an dem Sie das Telefon angeschlossen haben. im Dropdown Menü LAN/ WLAN (IP Telefon) 
6. Bei Bezeichnung irgendeine Beschreibung eingeben, weiter
7. Der Benutzername wird von der FritzBox vorgegeben und fängt von 620 an aufwärts zu vergeben.
8. Kennwort möglichst kryptisch eingeben. Muss nur einmal in der FritzBox und im Telefon hinterlegt werden, braucht man sich also nichtzu merken. Weiter klicken.
9. Nun fängt die FritzBox an, auf eine Registrierung eines Endgerätes zu warten. Den Punkt Warten auf Registrierung des IP-Telefons … abwarten. Währenddessen kann man sein Softphone oder Telefon passend konfigurieren. Nach einiger Zeit bricht die FritzBox mit dem Hinweis ab, dass die Anmeldung erfolglos war. Einfach ignorieren.
10. Rufnummern für das Telefon festlegen: Welche Nummer soll ausgehend (hier kann nur eine gesetzt werden) und eingehend (Menüpunkt nur auf folgende Rufnummern reagieren genutzt werden? Passende Nummer(n) aktivieren und fertigstellen.
11. Als letzter Punkt wird einem noch einmal eine Übersicht gegeben, welche Rufnummer(n) man eingestellt hat. Mit Fertigstellen wird der neue Account angelegt.
12. Nun nur noch das Endgerät konfigurieren und sich an der FritzBox registrieren lassen.

 

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