Das Bearbeiten von Zeiten ist eine zentrale Funktion der Zeiterfassung.App Agent-Anwendung. Die Funktion steht sowohl Mitarbeitern mit Schreib-Rechten wie auch Personalsachbearbeitern und Administratoren zur Verfügung.

Je nach Konfiguration können Mitarbeiter entweder nur lesend oder auch schreibend auf eigene oder Zeiten anderer Mitarbeiter zugreifen.
Die Oberfläche zum Bearbeiten von Zeiten wird in Form eines Kalenders dargestellt, der die Tage eines Monats anzeigt. In der Dokumentation wird diese daher auch "Monatskalender" genannt.

Der Monatskalender wird nach der Anmeldung als Mitarbeiter geöffnet und zeigt dessen persönliche Daten - über die Benutzerverwaltung, die beispielsweise dem Benutzer "admin" und Mitarbeitern mit dem Recht "Personalsachbearbeiter" angezeigt wird, kann durch einen Doppelklick auf den gewünschten Mitarbeiter dessen Monatskalender angezeigt werden.

Wenn Sie sich am Zeiterfassung.App Agent als Mitarbeiter anmelden, wird der Monatskalender mit Ihren persönlichen Arbeits- und Projektzeiten angezeigt. Gleiches gilt, wenn Sie sich als admin am System anmelden und in der Mitarbeiterliste einen Mitarbeiter doppelt anklicken:

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Im Monatskalender werden die erfassten Zeiten, Urlaubs- und Kranktage sowie Termine angezeigt.

Je nachdem welche Rechte beim angemeldeten Benutzer in den Stammdaten bzw. in der allgemeinen Konfiguration hinterlegt sind, haben Sie lesend und / oder schreibend Zugriff auf die erfassten Daten.

Der Schreibzugriff gilt in der Regel jedoch nicht für Urlaubstage, wenn Sie als normaler Mitarbeiter angemeldet sind. Als Mitarbeiter können Sie lediglich Urlaubstage beantragen und beantragte Urlaubstage wieder löschen bzw. ändern – und das nur solange, bis der Urlaub vom Vorgesetzten, dem Personalsachbearbeiter oder dem Zeiterfassungs-Administrator genehmigt wird.
 
Jeder Tag eines Monats enthält Informationen zur Soll-Zeit und Ist-Zeit. So kann die Software aus dem Vergleich zwischen Soll- und Ist-Zeiten der einzelnen Tage ein Stundenkonto ab dem Erfassungs-Start-Tag (hinterlegt in den Mitarbeiter-Stammdaten) errechnen.

Um dem Anwender auf einen Blick optisch kenntlich zu machen, an welchem Tag welche Daten erfasst sind, werden folgende Farben bzw. Schriftarten verwendet:
 
<Für die einzelnen Tage ein Screenshot-Bereich des Tages aus dem Monats-Kalender>

<Screenshot Tag1> Schwarze Schrift auf weißem Hintergrund:
Hierbei handelt es sich um einen regulären Arbeitstag, an dem laut Zeitmodell des Mitarbeiters eine Soll-Zeit hinterlegt ist. Liegt der Tag in der Vergangenheit, prüft das Programm, ob tatsächlich eine gearbeitete Ist-Zeit existiert. Falls nicht bzw. falls an dem Tag vergessen wurde „auszustempeln“, wird an dem Tag ein Warnhinweis angezeigt 

<Screenshot Tag2 mit gelbem Warndreieck>.
Ist die Schrift fett dargestellt, existieren an dem Tag Zeitbuchungen.

<Screenshot Tag 3> Rote Schrift auf beliebigem Hintergrund
Signalisiert, dass an dem Tag 0 Stunden Sollzeit hinterlegt ist, der Mitarbeiter an diesem Tag laut zugewiesenem Zeitmodell also nicht arbeiten müsste. Sind an solch einem Tag Arbeitszeiten erfasst, werden diese zu 100% als Überstunden gewertet – die Schrift wird in diesem Fall fett dargestellt.

<Screenshot Tag4> Orangener Hintergrund und Symbol im Vordergrund
Signalisiert, dass an diesem Tag ein Termin hinterlegt ist. Ein Termin an einem Tag teilt der Software mit, dass keine Arbeitszeiten vom Mitarbeiter an diesem Tag erfasst werden – je nach Beschreibungstext des Termins (dieser kann in der Konfiguration der Termine bearbeitet werden) wird das Stundenkonto des Tages wie folgt berechnet: 

Termin-Beschreibung ohne #  * $
Die Software verwendet als Ist-Zeit die beim Tag laut Zeitmodell des Mitarbeiters hinterlegte Soll-Zeit.

Termin-Beschreibung beginnt mit *
Die Software verwendet als Ist-Zeit 00:00 Stunden und die laut Zeitmodell hinterlegte Soll-Zeit. Dadurch wird das Stundenkonto um die beim Zeitmodell hinterlegte Soll-Zeit für diesen Tag belastet. Zum Einsatz kommt solch ein Termin, wenn ein Mitarbeiter zwecks Abfeiern seiner Überstunden einen ganzen Tag zuhause bleibt.

Termin-Beschreibung beginnt mit #
Die Software verwendet für den Tag Ist=00:00 und Soll=00:00. Das Stundenkonto bleibt damit an solchen Tagen unverändert – der Mitarbeiter „stempelt“ an diesen Tagen keine Zeiten.

Termin-Beschreibung beginnt mit $
Dieser Termintyp wird bei Lohnempfängern verwendet, um Guthaben vom Stundenkonto abzubauen. Die Soll-Zeit des Tages wird als Negativ-Stundenkorrektur im Monat automatisch erzeugt.

<Screenshot Tag5> Dunkelblauer Hintergrund
Bei Tagen mit dunkelblauem Hintergrund handelt es sich um volle genehmigte Urlaubstage. Diese Tage kann nur ein Mitarbeiter mit Personalsachbearbeiter-Rechten oder der Administrator selbst erfassen. Arbeitszeiten sind an diesen Tagen nicht erfassbar. Es gilt an diesen Tagen Ist=00:00 und Soll=00:00 (Stundenzetteltyp1) bzw. Ist=Soll (Stundenzetteltyp2). In beiden Fällen ist das Stundenkonto des Mitarbeiters für diesen Tag 00:00, was zu keiner Veränderung des aktuellen Stundenkonto-Stands führt.

<Screenshot Tag6> Hellblauer Hintergrund
An Tagen mit hellblauem Hintergrund sind halbe Urlaubstage erfasst. Im Gegensatz zu vollen Urlaubstagen können an halben Urlaubstagen Arbeitszeiten erfasst werden. Die Soll-Zeit an halben Urlaubstagen entspricht der Hälfte der regulär beim Tag  hinterlegten Soll-Zeit. Die Ist-Zeit des Tages wird zu 100% wie bei einem Arbeitstag gewertet. Das bedeutet zum Beispiel, wenn Sie an einem Tag laut Zeitmodell 8 Stunden arbeiten müssten, an dem Tag einen halben Urlaubstag und 05:00 Stunden Ist-Zeit erfasst haben, beträgt das Stundenkonto an diesem Tag +01:00 Stunden.

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Hinweis
 
 

Sie können im Bundesland des Mitarbeiters Feiertage hinterlegen. Wenn Sie beispielsweise den 24.12. als halben Feiertag hinterlegt haben, müssen Sie ausnahmsweise einen ganzen Urlaubstag an diesem 24.12. bei dem / den Mitarbeiter(n) eintragen, wenn der Mitarbeiter an diesem Tag komplett zuhause bleiben möchte, und dafür (aufgrund des halben Feiertags) nur einen halben Urlaubstag abgezogen bekommen soll.


<Screenshot Tag7> dunkelgrüner Hintergrund
Dies bedeutet, an diesem Tag ist ein ganzer beantragter Urlaubstag hinterlegt. Beantragte Urlaubstage sollten immer in der Zukunft liegen und können sowohl vom Mitarbeiter als auch vom Administrator/Personalsachbearbeiter erfasst werden. Solange der Urlaubstag nicht genehmigt ist (dann erscheint er in dunkelblauer Farbe), hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, den beantragten Urlaub wieder zu löschen bzw. zu verschieben. Arbeitszeiten lassen sich auch hier nicht erfassen. Liegt ein beantragter Urlaubstag in der Vergangenheit, belastet er das Stundenkonto mit dem bei dem Tag hinterlegten Soll-Zeit laut Zeitmodell. ?????? IST DAS SO????????????

<Screenshot Tag8> hellgrüner Hintergrund
Wie beim ganzen beantragten Urlaubstag wird signalisiert, dass an diesem Tag ein halber beantragter Urlaubstag hinterlegt ist.
 
Hinweis zu beantragtem Urlaub:
Sind beantragte Urlaubstage erfasst, kann der Mitarbeiter diese über Ausgabe/Urlaubsantrag ausdrucken und seiner Vertretung und / oder dessen Vorgesetzem zur Unterschrift vorlegen. Anschließend wird der Urlaubsantrag im Personalbüro abgegeben, wo der Antrag als Administrator oder Personalsachbearbeiter über das Pull-Down-Menü Bearbeiten/Beantragten Urlaub genehmigen/ablehnen genehmigt oder angelehnt werden kann.

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Hinweis
 
 

Das Bearbeiten von Mitarbeiter-Daten durch den "admin" oder Personalsachbearbeiter wird in der Regel dazu verwendet, Korrekturen an bereits erfassten Arbeitszeiten durchzuführen, Zeiten nachzutragen oder genehmigte Urlaubs- und Kranktage zu erfassen.

Der Mitarbeiter hingegen kann vom Arbeitsplatz aus lediglich Urlaubstage beantragen und über den "Ausgabe" - Knopf ausdrucken - es sei denn, Sie geben ihm das Recht, auch Arbeitszeiten schreibend zu bearbeiten.


Ein bereits erfasster Tag wird im Kalender fett dargestellt. Tage, an denen der Mitarbeiter nicht gearbeitet hat obwohl er hätte arbeiten müssen, werden mit einem gelben Warndreieck gekennzeichnet. Sie können hiermit auf einen Blick sehen, welche Tage beispielsweise vergessen wurden, vom Mitarbeiter zu erfassen. 

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