Im Bereich Arbeitszeiten legen Sie wichtige Einstellungen für die Berechnung von Stundenkonto, Pause, Arbeitszeiten und Kappungen fest. Lesen Sie sich dieses Kapitel bitte vor Inbetriebnahme der Zeiterfassung aufmerksam durch und treffen Sie die Einstellungen, welche den Arbeitszeit-Regelungen Ihres Unternehmens entsprechen.

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Hinweis
 
 

Die Reiter allgemeine Pausenregelung, allgemeine Kappungen am Monatsende und allgemeine Gleitzeitgrenzen gelten zeitmodellübergreifend – daher der Begriff „allgemein“.
 
Sie haben jedoch die Möglichkeit, bei den individuellen Einstellungen der einzelnen Zeitmodelle (diese können Sie optional aktivieren) pro Zeitmodell abweichende Pausenregelungs-Details, Kappungen und Gleitzeitgrenzen zu definieren. Ganz wichtig: die Art der Pausenregelung ist immer zeitmodellübergreifend – Sie können lediglich Detaileinstellungen pro Zeitmodell (z.B. die Länge der Pause) individuell ändern.

Das nachträgliche Ändern grundlegener Einstellungen eines Zeitmodells erfordert eine vollständige Neuberechnung der Arbeitszeitkonten aller Mitarbeiter, die dem Zeitmodell zugeordnet sind. Daher ist nach der Zuordnung eines Mitarbeiters zu einem Zeitmodell die Bearbeitung zunächst gesperrt. Diese Sperre lässt sich aufheben, indem Sie im Informationsbereich des Zeitmodell-Bearbeitungsfensters mit der rechten Maustaste auf das STOP-Symbol klicken.

Es ist jedoch möglich, während der Einführungsphase falsch getroffene Einstellungen an einem Zeitmodell auch nachträglich zu ändern und die Stundenkonten der bislang erfassten Daten mit den neu getroffenen Einstellungen neu zu berechnen - eine Umstellung nach längerer Zeit (z.B. nach einem Jahr) würde jedoch bedeuten, dass die bereits erfassten Daten über eine Datensicherung achiviert werden müssten und man mit den neuen Einstellungen quasi komplett neu beginnt - in diesem Fall müssten Sie dafür sorgen, dass Sie sich die Stundenkonten zum Zeitpunkt der Änderung notieren und allen Mitarbeitern einen neuen Erfassungsstart mit dem Datum der Änderung des Zeitmodells zuordnen. Der Stundenkonto-Start müsste von Ihnen in diesem Fall auch manuell auf das Datum der durchgeführten Änderung gesetzt werden.

Die Möglichkeiten, welche Ihnen dieser Bereich für Einstellungen zur Verfügung stellt, spiegeln Praxiserfahrungen von über 12 Jahren in tausenden Unternehmen wieder. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass „Sonderregelungen“ einzelner Unternehmen nicht unterstützt werden. Es ist geplant, eine Entwicklungsumgebung für die Software herauszubringen, mit deren Hilfe die Berechnungsroutinen der Stundenkonten ausgelagert werden können. Damit hätten Sie dann die Möglichkeit, mit Hilfe der SQL-Programmiersprache den Algorithmus zur Berechnung der Stundenkonten an eigene Bedürfnisse anzupassen.


Im Reiter Zeitmodelle legen Sie die Zeitmodelle an. In einem Zeitmodell definieren Sie, wie viele Stunden Ihre Mitarbeiter pro Tag arbeiten müssen. Zeitmodelle sind die Grundlage für die Berechnung von Zeitkonten und für ein Zeiterfassungs-Programm neben den erfassten Arbeitszeiten die wichtigste Grundlage.

Das Zeitkonto eines Mitarbeiters errechnet sich aus dem Vergleich der zu arbeitenden Stunden (Soll-Zeiten) und der tatsächlich gearbeiteten Zeiten (Ist-Zeiten). Die Soll-Zeiten kommen dabei aus dem Zeitmodell. In den Stammdaten des Mitarbeiters hinterlegen Sie, welches Zeitmodell für ihn zur Berechnung des Stundenkontos verwendet werden soll.

Wenn Ihre Mitarbeiter in der Regel eine feste Anzahl Stunden pro Tag arbeiten, ist die Verwendung von Zeitmodellen ausreichend und Sie benötigen keine Schichtmodelle. Haben Mitarbeiter hingegen z.B. saisonal unterschiedliche Arbeitszeiten (Sommer 8 Stunden, Winter 4 Stunden pro Tag), ist die Verwendung von Schicht-Modellen sinnvoll.

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Zum Anlegen eines neuen Zeitmodells klicken Sie auf neu und vergeben die Bezeichnung des neuen Zeitmodells. Möchten Sie ein bereits bestehendes Zeitmodell kopieren, wählen Sie das gewünschte Zeitmodell aus dem Listenfeld Kopieren von aus.

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Nach dem Anklicken von speichern erscheint das Konfigurationsfenster des Zeitmodells, welches Sie auch über den Knopf bearbeiten oder einen Doppelklick auf das gewünschte Zeitmodell jederzeit aufrufen können.

Das Einstellungs-Fenster für ein Zeitmodell zeigt im oberen Bereich eine Funktionsleiste, mit der Sie die Einstellungen für Sollzeit, Gleitzeit, Pausen, Kappungen und weitere Funktionen vornehmen können.
Darunter werden alle Tage des aktuell ausgewählten Jahres mit den aus den Einstellungen resultierenden Soll-Zeiten pro Tag dargestellt.
 
Diese Darstellung macht Samstage und Sonntage mit grauem Hintergrund kenntlich => Feiertage werden nicht angezeigt, da diese nicht einem Zeitmodell, sondern dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet sind (in den Stammdaten über die Zuordnung eines Mitarbeiters zu einem Land/Bundesland).

Im linken unteren Bereich des Fensters befindet sich der Knopf Individuelle Einstellungen für dieses Zeitmodell erzeugen bzw. Individuelle Einstellungen für dieses Zeitmodell löschen.
 
Möchten Sie für bestimmte Tage des Jahres eine vom Standard abweichende Sollzeit eintragen, markieren Sie diese Tage mit der Maus und wählen dann mit der rechten Maus-Taste aus dem erscheinenden PopUp-Menü die Fuktion Soll-Zeit eintragen bzw. reguläre Soll-Zeit, wenn Sie die laut Konfiguration hinterlegte Standard Soll-Zeit des Zeitmodells verwenden möchten.

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Um festzulegen, wie viele Stunden der Mitarbeiter pro Woche arbeiten muss, klicken Sie auf Soll-Zeit. Sie haben nun die Möglichkeit, aus zwei Optionen zu wählen (das Jahr, auf as sich die folgenden Einstellungen beziehen, können Sie über die DropDown-Liste Jahr im Einstellungs-Fenster des Zeitmodells auswählen):
 

reguläres Tages-Soll für alle Jahre
Sie können eine Soll-Zeit basierend auf Wochentagen angeben. Diese gilt für alle Jahre in der Zukunft und muss nicht Jahr für Jahr bzw. einmal für mehrere Jahre in der Zukunft gepflegt werden.
 
Je nachdem, welche Pausenregelung Sie im Hauptmenü bei Zeitmodelle eingestellt haben, können Sie neben der Soll-Stunden-Zahl für Mo-Fr auch eine automatisch abzuziehende Pause festlegen. In unserem Beispiel wird die Standard-Konfiguration verwendet, bei der als Pausenregelung eine vordefinierte Pausenzeit abgezogen wird:
 

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Aufgrund dieser Einstellung können Sie im Reiter Wochenarbeitszeit (Soll) neben der Arbeitszeit auch die Pause angeben, die an dem Wochentag automatisch abgezogen wird:
 

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<Screenshot Seite 77>
Hier können Sie angeben, an welchem Wochentag wie lange gearbeitet werden muss.
 
Möchten Sie in Ihrem Unternehmen nur zwei mal pro Tag "stempeln" (z.B. 08:00 und 16:45) und die Pausenzeit soll automatisch abgezogen werden, dann tragen Sie bei den Feldern für den Pausenwert die ensprechende Pausenzeit ein.
 
Wenn Sie die Mittagspause separat stempeln möchten (z.B. 4 Buchungen - 08:00, 12:00, 13:00, 17:00), dann geben Sie als Pausenwert bei allen Tagen "00:00" ein.
 

Wochen-Soll / Monats-Soll / Jahres-Soll für ein bestimmtes Jahr
Möchten Sie die Soll-Zeit pro Jahr festlegen, sind Sie flexibler bei der Angabe der Soll-Zeit - Sie können dabei nämlich individuell für jeden Tag des Jahres eine Soll-Zeit angeben, oder die Soll-Zeiten nach einem von Ihnen vorgegebenen Schema auf ein Jahr verteilen. Wenn Sie sich also nicht fü die reguläre Tages-Soll-Zeit für alle Jahre entscheiden, müssen Sie jedoch dafür sorgen, dass die Soll-Zeiten für das aktuelle wie auch für die künftigen Jahre immer gepflegt werden.
 
Klicken Sie auf weiter, um zu den Einstellungen für Wochen- Monats und Jahres-Soll zu gelangen:
 
<Screenshot Seite 78>
 
Im oberen Bereich des Einstellungs-Fensters können Sie wählen, ob die eingegebenen Stunden pro Woche, pro Monat oder pro Jahr verteilt werden sollen.
 
Abhängig von dieser Auswahl werden im unteren Bereich des Fensters Eingabefelder eingeblendet - bei pro Woche können Sie von Montag bis  Sonntag anklicken, um die eingegebenen Wochenstunden zu verteilen. Bei pro Monat wird die Summe eingegebenen Stunden auf die Tage der Kalendermonate verteilt, bei pro Jahr werden die Stunden gleichmäßig auf alle Tage des Jahres verteilt.
 

 

Für ein Zeitmodell können Sie erweiterte Einstellungen definieren. Klicken Sie hierzu auf erweitert im Einstellungsfenster des Zeitmodells:

 

<Screenshot Sete 79>

 
Feiertage arbeitsfrei legt fest, ob Mitarbeiter dieses Zeitmodells an Feiertagen arbeiten müssen.
Ist diese Option aktiviert und es sind beim Mitarbeiter an Feiertagen Urlaubstage eingetragen, werden diese zwar im Kalender und auf Berichten ausgegeben, jedoch nicht als genommener Urlaub gezählt.
 
Urlaub/Krankheit an freien Tagen berücksichtigen

An Feiertagen oder Tagen mit 00:00 Stunden Soll-Zeit werden eingetragene Urlaubstage und Kranktage normalerweise ignoriert. Ist diese Option aktiv, werden an diesen Tagen Urlaubs- und Kranktage berücksichtigt. Es ist dann sinnvoll, diese Option zu aktivieren, wenn Sie ein Zeitmodell mit vielen 00:00-Sollzeiten (z.B. Aushilfen) haben und Urlaubs- und auch Kranktage für diese Mitarbeiter erfassen.

Wenn das Zeitmodell als Auswahl innerhalb des Schichtkalenders zur Verfügung stehen soll, müssen Sie die Option Schichtzeitmodell aktivieren. Es erscheint dann der zusätzlicher Reiter Schichtkalender, in dem Sie Optionen für die Darstellug des Zeitmodells im Schicht-Kalener setzen können:

 

<Screenshot Schicht-Kalender-Reiter in den Einstellungen des Zeitmodells>
 
Hier können Sie die Farbe des Zeitmodells und ein Symbol wählen. Im Schichtkalender wird das Zeitmodell dann entsprechend dargestellt, wenn Sie das Zeitmodell in einem Schichtkalender eingetragen haben.

 

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