GPS-basierte Zeiterfassung – einfach erklärt

Die GPS-basierte Zeiterfassung bezeichnet ein Verfahren, bei dem die Buchung von Arbeitszeit mit Standortdaten verknüpft wird, die zum Zeitpunkt der Erfassung über das Satellitenortungssystem (Global Positioning System) eines mobilen Endgeräts ermittelt werden. Beschäftigte erfassen ihre Arbeitszeit dabei über eine mobile Anwendung, die zusätzlich festhält, an welchem Ort die Buchung erfolgt ist. Charakteristisch ist also die Kombination aus einer Zeitangabe und einer Positionsangabe, die belegen kann, dass eine Leistung an einem bestimmten Einsatzort erbracht wurde.

Einordnen lässt sich die GPS-basierte Zeiterfassung als Sonderform der mobilen Arbeitszeiterfassung. Sie ist vor allem dort von Bedeutung, wo Beschäftigte nicht an einem festen Arbeitsplatz tätig sind, sondern an wechselnden Orten arbeiten. Typische Anwendungsfelder sind der Außendienst, das Bau- und Handwerksgewerbe, Pflege- und Lieferdienste sowie projektbezogene Einsätze auf verschiedenen Baustellen oder bei Kunden. In solchen Konstellationen kann der Standortbezug helfen, Einsatzorte korrekt zuzuordnen und Arbeitszeiten nachvollziehbar zu dokumentieren.

Der fachliche und rechtliche Rahmen ist eng gesteckt. Eine GPS-gestützte Erfassung ist nicht generell unzulässig, sie ist jedoch an strenge Voraussetzungen gebunden, weil Standortdaten zu den besonders sensiblen personenbezogenen Daten zählen und einen Bezug zum Persönlichkeitsrecht der Beschäftigten haben. Eine punktuelle Standortermittlung im Moment der Buchung kann zulässig sein, wenn sie für die ordnungsgemäße Zeiterfassung erforderlich ist, auf das Notwendige beschränkt bleibt und transparent erfolgt. Maßgeblich ist dabei stets der Grundsatz der Erforderlichkeit und der Verhältnismäßigkeit.

Klar von einer zulässigen punktuellen Erfassung abzugrenzen ist die dauerhafte Ortung. Eine durchgehende Standortverfolgung über die gesamte Arbeitszeit, eine heimliche Kontrolle oder die Erstellung von Bewegungsprofilen überschreitet regelmäßig die Grenze zur unzulässigen Überwachung. Standortdaten dürfen ausschließlich während der Arbeitszeit und nur für den zuvor festgelegten Zweck verarbeitet werden. Eine Erfassung außerhalb der Arbeitszeit oder eine zweckfremde Auswertung der Positionsdaten ist davon nicht gedeckt.

Hinzu kommen Anforderungen an Transparenz und Datensparsamkeit. Voraussetzung ist eine vollständige vorherige Information der Beschäftigten darüber, welche Daten wann, zu welchem Zweck und für wie lange erfasst werden. Die Speicherung der Standortdaten ist auf das erforderliche Maß zu begrenzen; in der Praxis werden vergleichsweise kurze Löschfristen empfohlen. So lässt sich der Eingriff in die Persönlichkeitsrechte der Beschäftigten möglichst gering halten und die GPS-basierte Zeiterfassung auf ihren eigentlichen Zweck fokussieren.

Im DACH-Raum bestehen Unterschiede, die nicht unbesehen aufeinander übertragen werden sollten. In Deutschland ist die Verarbeitung von Standortdaten am Datenschutzrecht und am Beschäftigtendatenschutz auszurichten. In Österreich ist eine GPS-Erfassung nur verhältnismäßig und mit entsprechender Zustimmung beziehungsweise auf Grundlage einer Betriebsvereinbarung im Rahmen der DSGVO zulässig. In der Schweiz richtet sich die Verarbeitung von Standortdaten nach dem Datenschutzgesetz (DSG); ein dauerhaftes Tracking ohne sachliche Rechtfertigung ist auch dort nicht zulässig.

Praktisch bedeutet das für ein Unternehmen: Setzt etwa ein Handwerksbetrieb eine mobile App ein, mit der Monteure beim Eintreffen auf der Baustelle ihre Arbeitszeit starten, kann beim Start- und Endbuchen jeweils der Standort einmalig erfasst werden, um den Einsatzort zu belegen. Zwischen diesen Buchungen findet keine fortlaufende Ortung statt. Damit bleibt die GPS-basierte Zeiterfassung auf die einzelnen Buchungsmomente beschränkt und vermeidet die Bildung eines lückenlosen Bewegungsprofils.

Eine häufige Frage lautet, ob eine GPS-basierte Zeiterfassung überhaupt erlaubt ist. Pauschal lässt sich das nicht beantworten: Eine punktuelle, zweckgebundene und transparent kommunizierte Standorterfassung beim Buchen kann zulässig sein, während eine dauerhafte oder heimliche Ortung regelmäßig unzulässig ist. Ebenso wird oft gefragt, ob Beschäftigte zustimmen müssen. Information und Transparenz sind in jedem Fall erforderlich; je nach Land und betrieblicher Mitbestimmung können zudem eine Zustimmung oder eine Betriebsvereinbarung notwendig sein. Schließlich stellt sich die Frage nach der Speicherdauer: Standortdaten sollten nur so lange aufbewahrt werden, wie es der festgelegte Zweck erfordert, weshalb in der Praxis kurze Löschfristen empfohlen werden.

Diese Darstellung dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Im Zweifel sollte die konkrete Ausgestaltung einer GPS-basierten Zeiterfassung mit fachkundiger Beratung und unter Beachtung der jeweils geltenden nationalen Vorgaben geprüft werden.