Sollarbeitszeit – einfach erklärt

Die Sollarbeitszeit bezeichnet den Umfang an Arbeit, den Beschäftigte laut Vereinbarung in einem bestimmten Zeitraum erbringen sollen. Sie ist die vertraglich oder tariflich festgelegte Arbeitszeit und ergibt sich aus dem Arbeitsvertrag, aus ergänzenden Tarifverträgen oder aus Betriebsvereinbarungen. Damit bildet die Sollarbeitszeit die zentrale Bezugsgröße, an der sich die tatsächlich geleistete Arbeit messen lässt. Sie ist kein fester Naturwert, sondern das Ergebnis einer Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten und kann je nach Branche, Modell und individueller Abrede unterschiedlich ausfallen.

Einordnen lässt sich die Sollarbeitszeit am besten über ihren Gegenpol, die Istarbeitszeit. Während die Sollarbeitszeit angibt, wie viel gearbeitet werden soll, beschreibt die Istarbeitszeit die tatsächlich geleistete Zeit. Erst aus dem Vergleich beider Werte entsteht eine aussagekräftige Information: der Saldo eines Arbeitszeitkontos. Liegt die geleistete Zeit über dem Soll, entstehen Plusstunden, liegt sie darunter, entstehen Minusstunden. Ohne eine sauber definierte Sollarbeitszeit lässt sich ein solcher Saldo nicht sinnvoll bilden, weil die Vergleichsgrundlage fehlen würde.

Berechnet wird die Sollarbeitszeit meist aus der vereinbarten Wochenarbeitszeit, die auf die einzelnen Arbeitstage verteilt wird. Bei einer 40-Stunden-Woche mit fünf Arbeitstagen beträgt die tägliche Sollarbeitszeit beispielsweise acht Stunden. Für Monats- oder Jahreswerte werden die jeweiligen Arbeitstage des Zeitraums herangezogen, wobei Feiertage, Urlaub und sonstige bezahlte Abwesenheiten berücksichtigt werden. Dadurch verändert sich die Sollarbeitszeit von Monat zu Monat, denn die Zahl der tatsächlichen Arbeitstage schwankt mit dem Kalender und mit der Lage von Feiertagen.

Der fachliche und rechtliche Rahmen ergibt sich vor allem aus den jeweiligen Vereinbarungen sowie aus den allgemeinen arbeitszeitrechtlichen Vorgaben des Landes. In Deutschland stützt sich die Sollarbeitszeit auf Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung und bewegt sich innerhalb der gesetzlichen Grenzen der Arbeitszeit. In Österreich leitet sich die Sollzeit aus Arbeitsvertrag und Kollektivvertrag ab, in der Schweiz aus Arbeitsvertrag und Gesamtarbeitsvertrag. Diese Unterschiede sind wichtig: Regelungen aus einem Land lassen sich nicht unbesehen auf ein anderes übertragen, weil die kollektivrechtlichen Strukturen im DACH-Raum verschieden ausgestaltet sind. Die folgenden Hinweise sind allgemeine Information und ersetzen keine Rechtsberatung.

Die praktische Bedeutung der Sollarbeitszeit zeigt sich besonders in flexiblen Arbeitszeitmodellen. In der Gleitzeit dient sie als Maßstab, an dem Schwankungen über längere Zeiträume ausgeglichen werden. Wer in einer Woche mehr arbeitet, kann dies in einer anderen Woche ausgleichen, solange die Sollarbeitszeit über den vereinbarten Ausgleichszeitraum erreicht wird. Bei Teilzeit wird die Sollarbeitszeit anteilig reduziert: Eine Kraft mit halber Stelle hat entsprechend eine halbierte tägliche und wöchentliche Sollarbeitszeit. Ein einfaches Beispiel: Beträgt die monatliche Sollarbeitszeit 160 Stunden und sind tatsächlich 168 Stunden geleistet worden, weist das Arbeitszeitkonto acht Plusstunden aus.

Für die Zeiterfassung ist die Sollarbeitszeit von grundlegender Bedeutung, denn sie ist der Referenzwert, gegen den jede erfasste Arbeitsstunde verrechnet wird. Eine moderne Arbeitszeiterfassung ermittelt die Sollarbeitszeit automatisch aus der hinterlegten Wochenarbeitszeit, den Arbeitstagen sowie den eingetragenen Abwesenheiten wie Urlaub oder Feiertagen. Auf dieser Grundlage lassen sich Plus- und Minusstunden korrekt fortschreiben, Stundenkonten transparent führen und Auswertungen nachvollziehbar erstellen. Eine korrekt ermittelte Sollarbeitszeit ist damit Voraussetzung für eine fehlerfreie Stundenkontoführung, eine faire Überstundenberechnung und eine saubere Lohnabrechnung.

Eine häufig gestellte Frage lautet, ob Urlaub und Feiertage die Sollarbeitszeit erhöhen. Das ist nicht der Fall: Bezahlte Abwesenheiten wie Urlaub oder Feiertage reduzieren in der Regel die zu leistende Sollarbeitszeit für den betreffenden Zeitraum, weil an diesen Tagen keine Arbeitsleistung erwartet wird, die Zeit aber als erbracht gilt. Dadurch entsteht durch einen Urlaubstag weder ein Plus noch ein Minus auf dem Stundenkonto, sofern das System korrekt eingerichtet ist.

Eine zweite Frage betrifft den Unterschied zwischen Sollarbeitszeit und Überstunden. Die Sollarbeitszeit legt fest, was geleistet werden soll; Überstunden entstehen erst dann, wenn die tatsächlich geleistete Zeit die Sollarbeitszeit über den vereinbarten Rahmen hinaus überschreitet. Ob und wie Überstunden vergütet oder ausgeglichen werden, richtet sich nach den jeweiligen vertraglichen oder kollektivrechtlichen Regelungen. Eine dritte Frage lautet, ob die Sollarbeitszeit für alle Beschäftigten gleich ist. Auch das trifft nicht zu: Da die Sollarbeitszeit auf individuellen Vereinbarungen beruht, kann sie sich je nach Vertrag, Teilzeitgrad und anwendbarem Tarif- oder Gesamtarbeitsvertrag unterscheiden, weshalb eine personenbezogene Hinterlegung in der Zeiterfassung sinnvoll ist.